PAGE集團(tuán)公司檔案編碼制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)集團(tuán)公司檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類、有序存儲(chǔ)和高效利用，提高檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，特制定本檔案編碼制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司總部及所屬各子公司、分公司的各類檔案管理。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)檔案編號(hào)在集團(tuán)公司范圍內(nèi)是唯一的，確保檔案標(biāo)識(shí)的確定性。2.系統(tǒng)性原則：編號(hào)應(yīng)反映檔案的分類體系和層次結(jié)構(gòu)，便于檔案的分類管理和檢索。3.穩(wěn)定性原則：編號(hào)一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁變動(dòng)。4.擴(kuò)展性原則：編號(hào)應(yīng)具有一定的擴(kuò)展性，以便適應(yīng)未來(lái)檔案數(shù)量增加和管理需求變化。二、檔案分類（一）分類依據(jù)根據(jù)集團(tuán)公司的業(yè)務(wù)范圍、管理職能和檔案形成特點(diǎn)，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括集團(tuán)公司行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察等方面形成的檔案。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋集團(tuán)公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同協(xié)議、市場(chǎng)調(diào)研、銷售記錄、生產(chǎn)技術(shù)文件等檔案。3.基本建設(shè)類：涉及集團(tuán)公司基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中形成的檔案。4.科研項(xiàng)目類：包括集團(tuán)公司承擔(dān)的科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究、成果鑒定等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案。5.設(shè)備儀器類：有關(guān)集團(tuán)公司設(shè)備儀器的購(gòu)置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等方面的檔案。6.聲像電子類：以照片、錄音、錄像、電子文件等形式存在的檔案。（二）分類細(xì)則1.行政管理類行政事務(wù)：包括集團(tuán)公司文件、會(huì)議記錄、大事記、印章管理、證照管理等檔案。人力資源：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等方面的檔案。財(cái)務(wù)管理：涉及財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等檔案。審計(jì)監(jiān)察：包括審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、監(jiān)察文件等檔案。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類市場(chǎng)營(yíng)銷：包含市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、銷售合同、客戶資料等檔案。生產(chǎn)管理：涉及生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制、安全生產(chǎn)等方面的檔案。物資采購(gòu)：涵蓋采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、物資驗(yàn)收記錄等檔案。項(xiàng)目管理：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等檔案。3.基本建設(shè)類項(xiàng)目前期：涉及項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等檔案。設(shè)計(jì)文件：包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等方面的檔案。工程施工：涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、工程變更記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等檔案?？⒐を?yàn)收：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算審計(jì)報(bào)告等檔案。4.科研項(xiàng)目類項(xiàng)目申報(bào)：涉及科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告等檔案。研究過(guò)程：包括研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告等檔案。成果鑒定：涵蓋成果鑒定申請(qǐng)書(shū)、成果鑒定證書(shū)等檔案。5.設(shè)備儀器類設(shè)備購(gòu)置：包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等檔案。設(shè)備使用：涉及設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)記錄等檔案。設(shè)備報(bào)廢：包括設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、設(shè)備報(bào)廢鑒定報(bào)告等檔案。6.聲像電子類照片檔案：包括集團(tuán)公司重大活動(dòng)、重要會(huì)議、工程建設(shè)等方面的照片。錄音錄像檔案：涵蓋集團(tuán)公司重要會(huì)議、講座、培訓(xùn)等方面的錄音錄像。電子文件：包括集團(tuán)公司各類電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)等。三、編碼規(guī)則（一）編碼結(jié)構(gòu)檔案編號(hào)采用層次編碼法，由全宗號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)等部分組成，各部分之間用“”分隔。具體結(jié)構(gòu)如下：[全宗號(hào)][類別號(hào)][項(xiàng)目號(hào)][案卷號(hào)][件號(hào)]（二）各部分含義及編碼方法1.全宗號(hào)：全宗號(hào)是集團(tuán)公司檔案管理部門(mén)為每個(gè)獨(dú)立全宗編制的唯一標(biāo)識(shí)符。全宗號(hào)采用4位數(shù)字編碼，由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一分配。2.類別號(hào)：類別號(hào)根據(jù)檔案分類細(xì)則，采用大寫(xiě)字母表示各類檔案的一級(jí)類目，二級(jí)類目采用兩位數(shù)字編碼，三級(jí)類目采用三位數(shù)字編碼。具體如下：行政管理類：XZ行政事務(wù)：XZ01人力資源：XZ02財(cái)務(wù)管理：XZ03審計(jì)監(jiān)察：XZ04業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：JY市場(chǎng)營(yíng)銷：JY01生產(chǎn)管理：JY02物資采購(gòu)：JY03項(xiàng)目管理：JY04基本建設(shè)類：JS項(xiàng)目前期：JS01設(shè)計(jì)文件：JS02工程施工：JS03竣工驗(yàn)收：JS04科研項(xiàng)目類：KY項(xiàng)目申報(bào)：KY01研究過(guò)程：KY02成果鑒定：KY03設(shè)備儀器類：SB設(shè)備購(gòu)置：SB01設(shè)備使用：SB02設(shè)備報(bào)廢：SB03聲像電子類：SX照片檔案：SX01錄音錄像檔案：SX02電子文件：SX033.項(xiàng)目號(hào)：項(xiàng)目號(hào)是針對(duì)集團(tuán)公司內(nèi)特定項(xiàng)目或業(yè)務(wù)活動(dòng)編制的編號(hào)，采用4位數(shù)字編碼。對(duì)于沒(méi)有特定項(xiàng)目的檔案，項(xiàng)目號(hào)用“0000”表示。4.案卷號(hào)：案卷號(hào)是在每個(gè)項(xiàng)目或類別下，按照檔案整理順序編制的流水號(hào)，采用3位數(shù)字編碼。5.件號(hào)：件號(hào)是在每個(gè)案卷內(nèi)，按照文件排列順序編制的流水號(hào)，采用3位數(shù)字編碼。（三）編碼示例例如，集團(tuán)公司總部2023年行政事務(wù)管理中形成的第5個(gè)文件，其檔案編號(hào)為：[0001][XZ][0000][005][001]其中，“0001”為全宗號(hào)，“XZ”為行政管理類類別號(hào)，“0000”為項(xiàng)目號(hào)，“005”為案卷號(hào)，“001”為件號(hào)。四、檔案編號(hào)的分配與使用（一）編號(hào)分配1.全宗號(hào)由集團(tuán)公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一分配給各子公司、分公司及總部各部門(mén)。2.類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)由各單位檔案管理人員根據(jù)檔案整理情況進(jìn)行編制。3.對(duì)于新產(chǎn)生的檔案，檔案管理人員應(yīng)在檔案整理完成后及時(shí)賦予相應(yīng)的編號(hào)。（二）編號(hào)使用1.檔案編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在檔案的封面、目錄、備考表等顯著位置，確保編號(hào)清晰、準(zhǔn)確。2.在檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)按照檔案編號(hào)建立電子檔案目錄，便于檔案的檢索和利用。3.在檔案的借閱、歸還、移交等過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案編號(hào)進(jìn)行操作，確保檔案的安全和有序管理。五、檔案編號(hào)的維護(hù)與更新（一）維護(hù)原則檔案編號(hào)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不得隨意更改。如因檔案分類調(diào)整、項(xiàng)目變動(dòng)等原因確需更改編號(hào)的，應(yīng)遵循以下原則：1.確保檔案編號(hào)的連續(xù)性和系統(tǒng)性，盡量減少對(duì)原有編號(hào)體系的影響。2.對(duì)更改編號(hào)的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括更改原因、更改前后的編號(hào)等信息，以便于查詢和追溯。（二）更新流程1.由檔案管理部門(mén)提出編號(hào)更改申請(qǐng)，說(shuō)明更改原因和更改方案。2.申請(qǐng)經(jīng)集團(tuán)公司檔案管理負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可實(shí)施編號(hào)更改。3.檔案管理人員按照批準(zhǔn)的更改方案，對(duì)涉及的檔案編號(hào)進(jìn)行逐一更