PAGE干部人事檔案頂崗制度一、總則（一）目的為加強公司干部人事檔案管理，確保檔案信息的真實性、完整性和保密性，規(guī)范檔案頂崗工作流程，提高檔案管理工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部人事檔案的管理及相關頂崗工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關干部人事檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映干部個人的經歷、政治思想、業(yè)務能力等情況，保證信息準確無誤。3.安全保密原則加強檔案安全管理，嚴格保密制度，防止檔案信息泄露、丟失和損壞。4.及時更新原則隨著干部個人情況的變化，及時更新檔案內容，保持檔案的時效性。二、檔案管理職責分工（一）人力資源部門1.負責干部人事檔案的整體管理工作，制定檔案管理制度和工作流程。2.收集、整理、審核、歸檔干部人事檔案材料，確保檔案內容的完整性和準確性。3.組織實施檔案頂崗工作，協(xié)調相關部門和人員的工作。4.對檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理業(yè)務水平。（二）檔案管理人員1.具體負責干部人事檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、保管等。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。3.按照規(guī)定的工作流程進行檔案頂崗操作，及時更新檔案信息。4.協(xié)助人力資源部門做好檔案材料的審核和歸檔工作。（三）其他部門1.負責及時向人力資源部門報送干部個人的相關材料，如考核材料、獎懲材料、學歷學位材料等。2.配合人力資源部門做好檔案頂崗工作中的相關調查和核實工作。三、檔案內容及分類（一）履歷材料包括干部個人的簡歷、任職經歷、工作變動情況等。（二）自傳材料干部個人撰寫的反映自身經歷、思想變化等情況的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.定期考核、年度考核、專項考核等形成的鑒定材料。2.干部選拔任用、評先評優(yōu)等考察過程中形成的考察材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書、培訓結業(yè)證書等相關材料。2.專業(yè)技術職務任職資格評審表、聘任文件等材料。（五）政審材料包括政治歷史情況審查、入黨入團審查等形成的材料。（六）黨團材料入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、團支部材料等。（七）獎勵材料獲得的各種獎勵的表彰決定、獎勵證書等材料。（八）處分材料受到黨紀政紀處分的決定、處分審批表等材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料工資變動審批表、職務任免文件、出國（境）審批材料等。（十）其他可供組織參考的材料如個人誠信記錄、工作業(yè)績突出證明等材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照規(guī)定的時間和要求，及時將干部個人的相關材料報送至人力資源部門。2.報送的材料應真實、完整、有效，符合檔案管理的規(guī)范要求。3.人力資源部門對收到的材料進行認真審核，對不符合要求的材料及時退回相關部門補充或更正。（二）整理流程1.檔案管理人員對收集到的材料進行分類、排序，按照檔案內容的邏輯關系進行整理。2.將每份材料進行編號，編制材料目錄，便于查找和管理檔案。3.對破損、褪色的材料進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.將整理好的材料裝訂成冊，每冊厚度適中，便于保管和查閱。五、檔案頂崗制度（一）頂崗定義檔案頂崗是指在干部人事檔案管理過程中，因工作需要，由指定人員暫時接替原檔案管理人員進行檔案管理工作的一種制度安排。（二）頂崗情形1.原檔案管理人員因休假、培訓、出差等原因，暫時無法履行檔案管理職責。2.檔案管理工作崗位調整，需要進行工作交接。3.其他特殊情況需要進行檔案頂崗。（三）頂崗人員選拔1.頂崗人員應具備良好的政治素質和職業(yè)道德，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.優(yōu)先從人力資源部門內部選拔具有一定檔案管理經驗或相關工作經歷的人員擔任頂崗工作。3.如內部無合適人選，可從其他部門選拔責任心強、工作認真細致的人員，并進行必要的檔案管理業(yè)務培訓。（四）頂崗工作交接1.原檔案管理人員應在頂崗人員到崗之前，將檔案管理工作的相關情況、檔案存放位置、重要事項等向頂崗人員進行詳細交接。2.交接雙方應填寫《干部人事檔案頂崗工作交接清單》，明確交接的檔案材料、設備、鑰匙等物品，雙方簽字確認。3.交接過程中，如發(fā)現檔案存在問題或疑點，原檔案管理人員應及時說明情況，并協(xié)助頂崗人員進行核實和處理。（五）頂崗工作要求1.頂崗人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，認真履行檔案管理職責，確保檔案管理工作的正常開展。2.頂崗人員在頂崗期間，不得擅自更改檔案內容，不得泄露檔案信息。3.如在頂崗工作中發(fā)現檔案管理存在問題或隱患，應及時向人力資源部門報告，并協(xié)助進行處理。4.頂崗工作結束后，頂崗人員應將檔案管理工作交接回原檔案管理人員，并填寫《干部人事檔案頂崗工作交接清單》，雙方再次簽字確認。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部因工作需要查閱干部人事檔案的，應填寫《干部人事檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意，報人力資源部門負責人審批后，方可查閱。2.查閱檔案應在指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點。3.涉及干部個人隱私或敏感信息的檔案材料，未經批準不得查閱。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱干部人事檔案的，應填寫《干部人事檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、人力資源部門負責人和公司分管領導簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自拆封、涂改、抽取、撤換檔案材料。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案材料的完整性和準確性，如發(fā)現問題應及時報告并處理。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容嚴格保密，不得向無關人員泄露。2.檔案存放地點應具備安全保密條件，安裝必要的防盜、防火、防潮設備。3.在檔案管理工作中，涉及檔案信息的計算機、存儲設備等應設置密碼保護，防止信息泄露。（二）安全管理1.定期對檔案存放地點進行安全檢查，確保檔案的安全保管。2.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導致檔案安全事故。3.如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案信息的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計和分析，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應按照規(guī)定的格式和要求，將檔案內容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保信息準確無誤。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的信息進行維護和更新，保證信息的時效性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，防止信息被非法訪問和篡改。2.對系統(tǒng)數據進行定期備份，防止數據丟失。九、檔案審核與監(jiān)督（一）審核機制1.人力資源部門定期對干部人事檔案進行審核，重點審核檔案內容的真實性、完整性和規(guī)范性。2.審核過程中，如發(fā)現檔案存在問題，應及時與相關部門和人員進行核實，并要求限期整改。（二）監(jiān)督檢查1.公司內部設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對干部人事檔案管理工作進行監(jiān)