PAGE小學(xué)檔案管理管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、行政管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門(mén)、各年級(jí)組、各學(xué)科組以及全體教職工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，作為學(xué)校檔案管理的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室掛靠學(xué)校辦公室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程和操作規(guī)范。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)和檢索，為學(xué)校各部門(mén)提供檔案查閱服務(wù)。參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序辦理檔案銷(xiāo)毀手續(xù)。積極開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)校管理和教育教學(xué)工作提供參考依據(jù)。2.各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和初步分類(lèi)，定期移交綜合檔案室。協(xié)助檔案管理員開(kāi)展檔案管理工作，提供有關(guān)檔案資料的信息和線索。督促本部門(mén)教職工及時(shí)歸檔，確保檔案資料的齊全完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類(lèi)：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類(lèi)：學(xué)校行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、安全管理等方面的文件材料。3.教育教學(xué)類(lèi)：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教材、教學(xué)課件、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)質(zhì)量分析、教研活動(dòng)記錄、教師培訓(xùn)資料等。4.學(xué)生管理類(lèi)：學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料等。5.基建檔案類(lèi)：學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)到施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件材料。6.設(shè)備檔案類(lèi)：學(xué)校購(gòu)置的各類(lèi)教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、儀器儀表等的購(gòu)置合同、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等文件材料。7.聲像檔案類(lèi)：學(xué)校在重大活動(dòng)、教學(xué)實(shí)踐、校園文化建設(shè)等方面形成的照片、錄音、錄像等資料。8.其他類(lèi)：學(xué)校與社會(huì)有關(guān)單位簽訂的合同協(xié)議、捐贈(zèng)協(xié)議、校友資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)和教職工應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、教育教學(xué)類(lèi)、學(xué)生管理類(lèi)、基建檔案類(lèi)、設(shè)備檔案類(lèi)、聲像檔案類(lèi)、其他類(lèi)等一級(jí)類(lèi)目。在一級(jí)類(lèi)目下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)設(shè)置二級(jí)及以下類(lèi)目。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和檢索，對(duì)每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)采用“年度類(lèi)別流水號(hào)”的形式，例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類(lèi)的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便查詢和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。裝訂時(shí)應(yīng)注意不要損傷檔案內(nèi)容，并在左側(cè)裝訂，便于翻閱。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)具備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜防霉、防光、防塵、防有害氣體侵入等要求。庫(kù)房?jī)?nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)窗等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案：采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、檢索和管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案：對(duì)照片、錄音、錄像等聲像檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，標(biāo)注相關(guān)信息，采用光盤(pán)或硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引。聲像檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的音像柜中，避免受到損壞。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為30年。3.短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限一般為10年。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行消毒、防蟲(chóng)處理，防止檔案受到蟲(chóng)害和霉菌的侵害。5.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，不得損害國(guó)家利益、學(xué)校利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)學(xué)校工作原則：檔案利用應(yīng)緊密?chē)@學(xué)校教育教學(xué)、行政管理等中心工作，為學(xué)校各項(xiàng)決策和工作提供有力支持。3.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案資料，檔案管理員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理員審核同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋學(xué)校檔案專(zhuān)用章，并注明出處。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱。（四）歸還與注銷(xiāo)借閱的檔案到期后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還綜合檔案室。檔案管理員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。利用者歸還檔案后，檔案管理員應(yīng)在《檔案借閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期，并予以注銷(xiāo)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)過(guò)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)