PAGE鞍鋼股份檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鞍鋼股份檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于鞍鋼股份各部門(mén)、各單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理、科研、技術(shù)創(chuàng)新等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鞍鋼股份檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司的檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集公司在各個(gè)方面形成的文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免重要信息的遺漏。4.系統(tǒng)性原則對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性，便于管理和利用。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置鞍鋼股份設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。（二）主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各部門(mén)、各單位移交的檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案。6.組織開(kāi)展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。7.對(duì)公司各部門(mén)、各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。三、歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，以及各類(lèi)綜合性會(huì)議文件、紀(jì)要等。3.公司發(fā)布的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。4.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、員工獎(jiǎng)懲等文件材料。5.公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。6.公司與上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)及其他單位往來(lái)的文件、函件、請(qǐng)示、批復(fù)等。7.公司行政事務(wù)管理中形成的各類(lèi)文件，如公文處理、印章管理、保密工作、信訪(fǎng)工作等文件材料。（二）生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)1.生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度指令、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件，反映公司生產(chǎn)運(yùn)行情況。2.產(chǎn)品研發(fā)、工藝改進(jìn)、質(zhì)量控制等方面的文件材料，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、工藝流程圖、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)方面的文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)信息等。4.物資采購(gòu)、供應(yīng)、庫(kù)存管理等文件，包括采購(gòu)合同、物資出入庫(kù)單、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表等。5.設(shè)備管理文件，如設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢審批文件等。6.能源管理文件，如能源消耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表、節(jié)能措施方案等。7.安全生產(chǎn)管理文件，包括安全管理制度、安全檢查記錄、事故報(bào)告及處理文件等。（三）財(cái)務(wù)管理類(lèi)1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)分析報(bào)表等文件。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、資金管理文件等。（四）人力資源類(lèi)1.員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等人事檔案材料。2.員工薪酬福利、社會(huì)保險(xiǎn)、勞動(dòng)保護(hù)等方面的文件材料。3.員工勞動(dòng)合同、集體合同等文件。（五）科技研發(fā)類(lèi)1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書(shū)等立項(xiàng)文件。2.科研項(xiàng)目研究過(guò)程中形成的實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等。3.科研成果鑒定、驗(yàn)收、獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料。（六）基本建設(shè)類(lèi)1.基本建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件，包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)批復(fù)等。2.工程設(shè)計(jì)文件（包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）、工程招投標(biāo)文件、工程合同等。3.工程施工過(guò)程中的施工組織設(shè)計(jì)、工程變更記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收文件等。（七）黨群工作類(lèi)1.黨委工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，黨委會(huì)議文件、紀(jì)要等。2.黨支部建設(shè)、黨員管理、黨員教育等方面的文件材料。3.工會(huì)工作文件，如工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、職工代表大會(huì)文件等。4.共青團(tuán)工作文件，如共青團(tuán)工作計(jì)劃、總結(jié)、青年活動(dòng)記錄文件等。四、歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門(mén)、各單位應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全完整，不得遺漏重要文件。對(duì)于同一事項(xiàng)的文件材料，應(yīng)收集其從形成到結(jié)束的全過(guò)程相關(guān)文件。（二）文件材料真實(shí)有效歸檔的文件材料必須是真實(shí)、有效的原始文件，不得使用復(fù)印件、傳真件代替原件歸檔，但在特殊情況下，經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，可將與原件核對(duì)無(wú)誤的復(fù)印件作為附件一同歸檔，并注明原件存放處。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如A4紙張打印或復(fù)印，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。電子文件應(yīng)采用通用的格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保其可讀性和完整性。（四）文件材料整理有序各部門(mén)、各單位在移交檔案前，應(yīng)對(duì)文件材料進(jìn)行初步整理，按照文件形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類(lèi)排列，編制文件目錄，并在每份文件首頁(yè)加蓋頁(yè)碼章。五、歸檔時(shí)間（一）定期歸檔1.行政管理類(lèi)文件，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)文件，應(yīng)在次年一季度歸檔完畢。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)文件，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。4.人力資源類(lèi)文件，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。5.科技研發(fā)類(lèi)文件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題后三個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。6.基本建設(shè)類(lèi)文件，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。7.黨群工作類(lèi)文件，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。（二）隨時(shí)歸檔對(duì)于一些臨時(shí)性的、緊急的文件材料，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)歸檔。六、歸檔程序（一）部門(mén)整理各部門(mén)、各單位按照歸檔要求，對(duì)本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)，編制文件目錄，并填寫(xiě)《檔案移交清單》。（二）部門(mén)初審各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)整理好的檔案進(jìn)行初審，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)。（三）檔案移交各部門(mén)將初審后的檔案及《檔案移交清單》一并移交至公司檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（四）檔案接收檔案管理部門(mén)接收檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行再次整理、編目、上架等工作，將檔案正式納入公司檔案管理體系。七、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方法鞍鋼股份檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)法，即先按年度將檔案分為不同類(lèi)別，再按機(jī)構(gòu)（部門(mén)）進(jìn)行細(xì)分，最后根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)。（二）編號(hào)規(guī)則1.全宗號(hào)：暫定為“AG”，代表鞍鋼股份全宗。2.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，如“20XX”表示年份。3.機(jī)構(gòu)號(hào)：按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置順序編號(hào)，如“01”代表公司辦公室，“02”代表生產(chǎn)部等。4.保管期限號(hào)：“1”代表永久，“2”代表長(zhǎng)期（1650年），“3”代表短期（15年以下）。5.件號(hào)：在每一類(lèi)檔案中，按照文件排列順序從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如：一份由公司辦公室在2020年形成的永久保管的文件，其編號(hào)為：AG2020011001。八、檔案保管（一）保管場(chǎng)所公司檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案上架檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類(lèi)檔案的存放架位和層號(hào)。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。九、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)、各單位因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因特殊原因需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：借閱檔案須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱時(shí)間、查閱人或借閱人姓名、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。十、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要考慮檔案的內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已滿(mǎn)保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單，并將清單提交給檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.將鑒定結(jié)果報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，同意銷(xiāo)毀的檔案編制《檔案銷(xiāo)毀清單》。