PAGE檔案管理制度保障一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項活動，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)公司檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)公司檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用工作，并做好登記。5.負(fù)責(zé)公司檔案的鑒定、銷毀工作，并做好記錄。6.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管工作，并定期向綜合管理部移交。2.負(fù)責(zé)配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的鑒定、銷毀工作，并及時向綜合管理部報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證書、批文等。2.公司各項會議形成的會議紀(jì)要、決議、記錄等。3.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表等。4.公司人事管理工作中形成的員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。5.公司財務(wù)管理工作中形成的會計憑證、賬簿、報表等。6.公司行政管理工作中形成的文件、通知、報告、信函等。7.公司技術(shù)研發(fā)工作中形成的技術(shù)資料、圖紙、專利等。8.公司市場營銷工作中形成的市場調(diào)研報告、客戶資料、宣傳資料等。9.公司其他活動中形成的具有保存價值的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造。3.收集的檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，確保檔案的規(guī)范性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、時間順序、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等。4.裝訂：對零散的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，并按照編號順序排列。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。（二）保管設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進(jìn)行實時監(jiān)控。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。4.借閱檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人的責(zé)任。（三）復(fù)印1.公司內(nèi)部人員復(fù)印檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理復(fù)印手續(xù)。2.復(fù)印檔案時，應(yīng)按照檔案管理人員的要求進(jìn)行操作，不得擅自擴(kuò)大復(fù)印范圍。3.需要復(fù)印的檔案，如涉及公司機(jī)密，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由綜合管理部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行全面、客觀的鑒定。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案的信息化管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的電子檔案收集整理，并移交綜合管理部。2.綜合管理部應(yīng)按照檔案管理的要求，對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。（二）電子檔案的存儲與保管1.公司應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密、權(quán)限管理等功能，確保電子檔案的安全。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）電子檔案的利用1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱電