PAGE武館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)武館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在武館教學(xué)、訓(xùn)練、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本武館全體員工及與武館相關(guān)的各類活動(dòng)所形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：武館檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映武館各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，以滿足武館工作和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)武館的合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善武館檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理武館各類檔案，包括但不限于教學(xué)檔案、訓(xùn)練檔案、學(xué)員檔案、師資檔案、行政檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，防止檔案損壞、丟失和泄密。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案資料的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)大綱、教學(xué)評(píng)估、學(xué)員成績(jī)等。2.訓(xùn)練檔案：涵蓋訓(xùn)練計(jì)劃、訓(xùn)練方案、訓(xùn)練記錄、比賽成績(jī)等。3.學(xué)員檔案：包含學(xué)員基本信息、報(bào)名資料、訓(xùn)練記錄、考核成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等。4.師資檔案：有教師基本信息、教學(xué)資質(zhì)、教學(xué)經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。5.行政檔案：涉及武館行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)檔案等。6.其他檔案：如武館宣傳資料、活動(dòng)照片、視頻等與武館業(yè)務(wù)相關(guān)的其他資料。（二）檔案編號(hào)1.采用分類編號(hào)法，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。2.編號(hào)格式為：[檔案類別代碼][年份][流水號(hào)]。例如，教學(xué)檔案的編號(hào)為“JX[2023]001”，其中“JX”為教學(xué)檔案類別代碼，“2023”為年份，“001”為流水號(hào)。3.檔案類別代碼如下：教學(xué)檔案：JX訓(xùn)練檔案：XL學(xué)員檔案：XY師資檔案：SZ行政檔案：XZ其他檔案：QT四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)在工作完成后及時(shí)將檔案資料移交至檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件等形成的檔案資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后立即進(jìn)行收集。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂。4.按照檔案編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房管理1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，便于檔案的管理和利用。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，檔案存放環(huán)境符合要求。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序存放于檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行數(shù)字化處理，以提高檔案的利用效率和安全性。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合武館實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限如下：永久保管：涉及武館重大決策、重要?dú)v史資料、長(zhǎng)期保存的合同協(xié)議等檔案。長(zhǎng)期保管：教學(xué)檔案、訓(xùn)練檔案、學(xué)員檔案、師資檔案等與武館業(yè)務(wù)密切相關(guān)，需要保存較長(zhǎng)時(shí)間的檔案，保管期限一般為10年至30年。短期保管：行政檔案中一般性文件、臨時(shí)性資料等，保管期限一般為3年至5年。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案利用（一）檔案查詢1.武館員工因工作需要查詢檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢內(nèi)容、查詢目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)《檔案查詢申請(qǐng)表》進(jìn)行檔案查詢，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供查詢結(jié)果。3.查詢檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱區(qū)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未歸還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。3.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）檔案復(fù)印與摘錄1.因工作需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印/摘錄申請(qǐng)表》，注明復(fù)印或摘錄的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)印或摘錄，并對(duì)復(fù)印件或摘錄件進(jìn)行核對(duì)和蓋章確認(rèn)。3.復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于與申請(qǐng)用途無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù)和事項(xiàng)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)用途等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)武館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的內(nèi)容與《檔案銷毀清冊(cè)》一致，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案查閱區(qū)應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，防止檔案信息泄露。3.對(duì)于涉及武館商業(yè)秘密、學(xué)員個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱范圍等。4.在檔案利用過(guò)程中，如復(fù)印、摘錄等，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案信息不被非法獲取和使用。