PAGE人事檔案轉(zhuǎn)遞制度上墻一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保人事檔案的安全、及時、準(zhǔn)確傳遞，維護(hù)人事檔案的真實性、完整性和保密性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部相關(guān)單位之間的人事檔案轉(zhuǎn)遞工作。（三）基本原則1.安全準(zhǔn)確原則人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中要確保檔案的安全，避免檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。同時，要保證檔案信息的準(zhǔn)確無誤，轉(zhuǎn)遞的檔案內(nèi)容必須與原始檔案一致。2.及時高效原則明確檔案轉(zhuǎn)遞的流程和時間節(jié)點，確保檔案能夠及時、高效地完成轉(zhuǎn)遞，不影響工作的正常開展。3.規(guī)范有序原則嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，做到手續(xù)完備、登記清晰、責(zé)任明確，保證轉(zhuǎn)遞工作的規(guī)范化和有序化。二、檔案轉(zhuǎn)遞的范圍（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)遞1.員工崗位調(diào)動，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至新的工作部門。2.員工晉升、降職、免職等人事變動，涉及檔案信息更新及轉(zhuǎn)遞至相應(yīng)管理部門。3.因公司內(nèi)部組織架構(gòu)調(diào)整，導(dǎo)致員工人事檔案所屬部門發(fā)生變化的轉(zhuǎn)遞。（二）外部轉(zhuǎn)遞1.員工離職，將人事檔案轉(zhuǎn)至其新的工作單位或檔案托管機(jī)構(gòu)。2.員工退休，按照規(guī)定將人事檔案轉(zhuǎn)至退休管理部門或檔案保管機(jī)構(gòu)。3.因工作需要，與外部單位進(jìn)行人事檔案信息交換或合作項目涉及的檔案轉(zhuǎn)遞。三、檔案轉(zhuǎn)遞流程（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)遞流程1.申請員工所在部門或接收部門根據(jù)人事變動情況，填寫《人事檔案內(nèi)部轉(zhuǎn)遞申請表》，詳細(xì)說明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞檔案內(nèi)容及接收部門信息等。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核人力資源部門收到《人事檔案內(nèi)部轉(zhuǎn)遞申請表》后，對轉(zhuǎn)遞原因及檔案內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點包括人事變動的合理性、檔案信息的完整性及準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與相關(guān)部門溝通核實。3.檔案整理轉(zhuǎn)出部門按照檔案管理規(guī)定，對擬轉(zhuǎn)遞的人事檔案進(jìn)行整理。確保檔案材料齊全、裝訂規(guī)范、目錄清晰。核對檔案中的各項信息，如姓名、身份證號、出生日期、參加工作時間、學(xué)歷、職稱等，確保與最新人事信息一致。4.交接登記轉(zhuǎn)出部門與接收部門辦理檔案交接手續(xù)，填寫《人事檔案內(nèi)部轉(zhuǎn)遞交接登記表》。交接雙方需在登記表上簽字確認(rèn)，注明交接日期、檔案名稱及份數(shù)等信息。同時，交接雙方應(yīng)仔細(xì)核對檔案內(nèi)容，如有疑問及時溝通解決。5.檔案轉(zhuǎn)遞交接手續(xù)完成后，轉(zhuǎn)出部門將人事檔案及時轉(zhuǎn)至接收部門。轉(zhuǎn)遞方式可根據(jù)實際情況選擇專人送達(dá)、機(jī)要通信或其他安全可靠的方式。在轉(zhuǎn)遞過程中，要確保檔案的安全，避免檔案丟失或損壞。（二）外部轉(zhuǎn)遞流程1.申請員工或相關(guān)部門根據(jù)外部轉(zhuǎn)遞需求，填寫《人事檔案外部轉(zhuǎn)遞申請表》，明確轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱、地址及聯(lián)系人等信息。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.審核人力資源部門對申請表進(jìn)行審核，重點審查轉(zhuǎn)遞原因的真實性、接收單位的合法性及檔案轉(zhuǎn)遞的必要性。核實員工與接收單位之間的關(guān)系，如是否為新入職單位、退休接收機(jī)構(gòu)等。3.檔案整理與密封轉(zhuǎn)出部門對人事檔案進(jìn)行全面整理，確保檔案材料完整、準(zhǔn)確。將整理好的檔案進(jìn)行密封，并在封口處加蓋單位公章。4.轉(zhuǎn)遞方式選擇根據(jù)接收單位要求及檔案安全保密原則，選擇合適的轉(zhuǎn)遞方式。一般優(yōu)先采用機(jī)要通信方式轉(zhuǎn)遞檔案。如因特殊情況需采用專人送達(dá)方式，應(yīng)選派責(zé)任心強(qiáng)、具備保密意識的人員負(fù)責(zé)，并確保其了解檔案轉(zhuǎn)遞的重要性及保密要求。5.交接登記轉(zhuǎn)出部門與檔案接收單位辦理交接手續(xù)，填寫《人事檔案外部轉(zhuǎn)遞交接登記表》。接收單位需在登記表上簽字確認(rèn)檔案接收情況，注明接收日期、檔案名稱及份數(shù)等。交接過程中，要向接收單位詳細(xì)介紹檔案內(nèi)容及相關(guān)注意事項。6.跟蹤反饋人力資源部門負(fù)責(zé)跟蹤檔案外部轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。如檔案在轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)問題，及時與接收單位溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施解決，并記錄處理過程及結(jié)果。四、檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)責(zé)任（一）轉(zhuǎn)出部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)按照規(guī)定對擬轉(zhuǎn)遞的人事檔案進(jìn)行整理、核對和密封，確保檔案材料齊全、信息準(zhǔn)確、密封完好。2.在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，承擔(dān)檔案安全的直接責(zé)任。如因保管不善、交接不清等原因?qū)е聶n案丟失、損壞或泄密，轉(zhuǎn)出部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并負(fù)責(zé)采取措施挽回?fù)p失。3.及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞申請手續(xù)，配合人力資源部門做好審核工作，提供真實、準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)遞信息。4.按照規(guī)定的時間和方式將檔案轉(zhuǎn)至接收部門或單位，并負(fù)責(zé)跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案順利交接。（二）接收部門責(zé)任1.收到轉(zhuǎn)遞的人事檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行核對和簽收，如發(fā)現(xiàn)檔案問題應(yīng)及時與轉(zhuǎn)出部門溝通解決。2.對接收的人事檔案負(fù)責(zé)妥善保管，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存放和使用，確保檔案安全。3.在檔案接收過程中，如因自身原因?qū)е聶n案延誤接收或出現(xiàn)其他問題，接收部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）人力資源部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案轉(zhuǎn)遞制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.審核人事檔案轉(zhuǎn)遞申請，確保轉(zhuǎn)遞工作符合規(guī)定和公司實際情況。3.協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的檔案轉(zhuǎn)遞工作，提供必要的指導(dǎo)和支持。4.對檔案轉(zhuǎn)遞過程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利進(jìn)行。5.定期對人事檔案轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷完善檔案轉(zhuǎn)遞流程和管理措施。五、檔案轉(zhuǎn)遞的保密要求（一）檔案內(nèi)容保密1.人事檔案涉及員工個人隱私信息，如身份證號、家庭住址、工資收入、獎懲情況等，所有接觸檔案的人員必須嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案整理、轉(zhuǎn)遞過程中，要注意避免檔案內(nèi)容被他人窺視或知曉。如因工作需要查閱檔案，必須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定的場所進(jìn)行，查閱完畢后及時歸還。（二）轉(zhuǎn)遞過程保密1.采用機(jī)要通信方式轉(zhuǎn)遞檔案時，要確保機(jī)要渠道的安全性和保密性，嚴(yán)格按照機(jī)要通信規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.如采用專人送達(dá)方式，送檔人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得私自拆閱、傳播檔案內(nèi)容。在送達(dá)途中要妥善保管檔案，防止丟失和泄密。3.與外部單位進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞時，要簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)，確保檔案信息在外部流轉(zhuǎn)過程中的安全。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案轉(zhuǎn)遞保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。如警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違反保密規(guī)定給公司或員工造成損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞的時間規(guī)定（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)遞時間1.對于員工崗位調(diào)動、晉升、降職、免職等人事變動，人力資源部門應(yīng)在人事變動決定下達(dá)后的[X]個工作日內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)遞申請的審核工作。2.轉(zhuǎn)出部門應(yīng)在審核通過后的[X]個工作日內(nèi)完成檔案整理和交接手續(xù)，并將檔案轉(zhuǎn)至接收部門。接收部門應(yīng)在收到檔案后的[X]個工作日內(nèi)完成核對和簽收工作。（二）外部轉(zhuǎn)遞時間1.員工離職或退休時，相關(guān)部門應(yīng)在離職或退休手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)提交檔案外部轉(zhuǎn)遞申請。2.人力資源部門審核通過后，轉(zhuǎn)出部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成檔案整理、密封及轉(zhuǎn)遞工作。如采用機(jī)要通信方式，應(yīng)確保檔案在規(guī)定的時間內(nèi)送達(dá)接收單位；如采用專人送達(dá)方式，送檔人員應(yīng)在接到任務(wù)后的[X]個工作日內(nèi)出發(fā)，確保檔案及時送達(dá)。3.對于因工作需要與外部單位進(jìn)行檔案信息交換或合作項目涉及的檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)根據(jù)項目要求和雙方約定的時間及時完成轉(zhuǎn)遞工作，一般不得超過[X]個工作日。七、檔案轉(zhuǎn)遞的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.人力資源部門定期對人事檔案轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案轉(zhuǎn)遞流程的執(zhí)行情況、檔案交接手續(xù)的完備性、檔案信息的準(zhǔn)確性等。2.每季度至少進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報告。檢查報告應(yīng)詳細(xì)記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問題及整改措施，及時反饋給相關(guān)部門。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對人事檔案轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行不定期抽查。抽查方式包括查閱檔案轉(zhuǎn)遞記錄、實地查看檔案保管情況、詢問相關(guān)工作人員等。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（三）整改落實1.各部門要高度重視檔案轉(zhuǎn)遞監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，認(rèn)真分析原因，制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改。2.整改