PAGE退休干部檔案?jìng)浞葜贫纫?、總則（一）目的為加強(qiáng)退休干部檔案管理，確保退休干部檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本檔案?jìng)浞葜贫?。本制度旨在?guī)范退休干部檔案?jìng)浞莨ぷ髁鞒?，保障檔案資料在長(zhǎng)期保存和利用過(guò)程中的可靠性，為組織的各項(xiàng)決策、服務(wù)以及歷史研究提供堅(jiān)實(shí)的檔案依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有退休干部檔案的備份管理工作。退休干部檔案涵蓋個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、職務(wù)任免、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況、工資福利、教育培訓(xùn)等各類與退休干部職業(yè)生涯相關(guān)的資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：備份檔案必須與原始檔案內(nèi)容保持一致，如實(shí)反映退休干部的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案信息。2.完整性原則：全面收集退休干部檔案的各類資料，確保備份檔案涵蓋原始檔案的所有重要內(nèi)容，不遺漏關(guān)鍵信息。3.安全性原則：采取有效措施保障備份檔案的存儲(chǔ)安全，防止檔案信息泄露、損壞或丟失。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案?jìng)浞莶僮?，確保備份工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案?jìng)浞莸膬?nèi)容與要求（一）檔案內(nèi)容1.履歷材料：包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位證明、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表等。2.自傳材料：退休干部撰寫(xiě)的自傳，反映其成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想變化等。3.考核材料：歷年的年度考核、任職期滿考核、專項(xiàng)考核等材料。4.任免材料：干部任免審批表、任職通知、免職通知等。5.政審材料：政治歷史審查、入黨入團(tuán)審查等相關(guān)材料。6.黨團(tuán)材料：入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)組織關(guān)系材料等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：獲得的各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定等。8.處分材料：受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、調(diào)查報(bào)告等。9.工資福利材料：工資變動(dòng)審批表、福利待遇調(diào)整記錄等。10.其他材料：如培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、科研成果證明、榮譽(yù)稱號(hào)授予文件等與退休干部相關(guān)的重要資料。（二）備份要求1.格式規(guī)范：備份檔案應(yīng)采用統(tǒng)一的電子文檔格式，如PDF格式，確保文檔的可讀性和兼容性。對(duì)于紙質(zhì)檔案中的圖片、圖表等，應(yīng)進(jìn)行清晰掃描，轉(zhuǎn)換為電子格式后嵌入備份文檔。2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入或掃描時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)每一項(xiàng)信息，確保備份檔案的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于模糊不清或存在疑問(wèn)的信息，應(yīng)及時(shí)與原始檔案保管部門(mén)溝通核實(shí)。3.標(biāo)注清晰：對(duì)備份檔案中的每一份材料進(jìn)行清晰標(biāo)注，注明材料名稱、形成時(shí)間、來(lái)源等關(guān)鍵信息，并按照檔案分類目錄進(jìn)行有序排列，方便查詢和使用。4.備份份數(shù)：根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，確定合理的備份份數(shù)。一般重要檔案應(yīng)備份兩份，一份存儲(chǔ)在本地服務(wù)器，另一份存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)介質(zhì)（如磁帶、光盤(pán)等），以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案丟失。三、檔案?jìng)浞莸牧鞒蹋ㄒ唬n案整理1.退休干部檔案管理人員按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)退休干部原始檔案進(jìn)行定期整理。檢查檔案材料是否齊全、完整，對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.根據(jù)檔案內(nèi)容的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、排序，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。（二）數(shù)據(jù)錄入與掃描1.對(duì)于紙質(zhì)檔案中的文字信息，由專人負(fù)責(zé)錄入到電子文檔中。錄入過(guò)程中要嚴(yán)格按照規(guī)范的格式和要求進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。2.對(duì)紙質(zhì)檔案中的圖片、圖表、證書(shū)等非文字材料，使用專業(yè)的掃描設(shè)備進(jìn)行掃描。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，以保證圖像的清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行去噪、去污等處理，確保圖像質(zhì)量。（三）備份數(shù)據(jù)審核1.完成檔案數(shù)據(jù)錄入和掃描后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、格式規(guī)范性等。2.審核人員對(duì)照原始檔案，對(duì)備份數(shù)據(jù)中的每一項(xiàng)信息進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋給錄入人員進(jìn)行修改。審核通過(guò)后，審核人員在備份數(shù)據(jù)上簽字確認(rèn)。（四）備份存儲(chǔ)1.審核通過(guò)的備份數(shù)據(jù)按照預(yù)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)。本地服務(wù)器存儲(chǔ)應(yīng)采用磁盤(pán)陣列等冗余存儲(chǔ)設(shè)備，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。異地存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的完好。2.建立備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)目錄，對(duì)不同年份、不同類型的備份檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和標(biāo)識(shí)，方便快速查找和調(diào)用。（五）備份記錄與更新1.對(duì)每一次檔案?jìng)浞莶僮鬟M(jìn)行詳細(xì)記錄，包括備份時(shí)間、備份內(nèi)容、備份方式、備份存儲(chǔ)位置等信息。備份記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。2.隨著退休干部檔案的動(dòng)態(tài)更新，定期對(duì)備份檔案進(jìn)行同步更新。當(dāng)原始檔案中有新的材料產(chǎn)生或已有材料發(fā)生變更時(shí)，及時(shí)對(duì)備份檔案進(jìn)行相應(yīng)的修改和補(bǔ)充，確保備份檔案與原始檔案始終保持一致。四、檔案?jìng)浞莸拇鎯?chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.本地服務(wù)器存儲(chǔ)應(yīng)具備安全可靠的機(jī)房環(huán)境，保持適宜的溫度（18℃27℃）和濕度（40%60%），防止因溫濕度變化對(duì)服務(wù)器設(shè)備和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)造成損害。2.機(jī)房應(yīng)配備完善的消防、防雷、防靜電、防盜等設(shè)施，確保機(jī)房環(huán)境的安全性。（二）存儲(chǔ)設(shè)備管理1.定期對(duì)本地服務(wù)器存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，包括硬件設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)監(jiān)測(cè)、磁盤(pán)空間清理、數(shù)據(jù)備份等。及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備故障和潛在問(wèn)題，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。2.對(duì)異地存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的專用存儲(chǔ)庫(kù)中。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和檢查，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的完好無(wú)損。（三）備份數(shù)據(jù)訪問(wèn)控制1.建立嚴(yán)格的備份數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限管理制度，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)備份檔案。對(duì)訪問(wèn)人員的身份進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)證，采用用戶名、密碼、數(shù)字證書(shū)等多種認(rèn)證方式，確保訪問(wèn)的安全性。2.根據(jù)工作需要，合理設(shè)置不同人員對(duì)備份檔案的訪問(wèn)級(jí)別。例如，檔案管理人員具有全權(quán)限訪問(wèn)備份檔案的權(quán)利，而其他部門(mén)人員如需查閱備份檔案，應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行查閱。（四）數(shù)據(jù)安全防護(hù)1.對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，采用先進(jìn)的加密算法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。2.安裝必要的殺毒軟件和防火墻，定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行病毒查殺和安全掃描，防范網(wǎng)絡(luò)安全威脅。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)安全應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)安全事件，能夠迅速采取措施進(jìn)行處理，減少損失。（五）保管期限退休干部檔案?jìng)浞輵?yīng)長(zhǎng)期保管，確保檔案信息的永久性保存。在保管過(guò)程中，要嚴(yán)格按照檔案保管的相關(guān)規(guī)定，定期對(duì)備份檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。五、檔案?jìng)浞莸睦门c查詢（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案?jìng)浞莸睦帽仨毞蠂?guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的或損害退休干部的合法權(quán)益。2.審批原則：任何單位或個(gè)人如需查閱、借閱退休干部檔案?jìng)浞荩仨毥?jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，獲得檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。3.保密原則：在檔案?jìng)浞堇眠^(guò)程中，要嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及退休干部個(gè)人隱私和敏感信息的內(nèi)容進(jìn)行保密，防止信息泄露。（二）利用范圍1.組織內(nèi)部因工作需要，如干部管理、人事決策、歷史研究、服務(wù)退休干部等，可以查閱退休干部檔案?jìng)浞荨?.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等依法依規(guī)需要查閱退休干部檔案?jìng)浞莸模凑障嚓P(guān)程序辦理查閱手續(xù)。（三）查詢流程1.申請(qǐng)查閱：查閱人填寫(xiě)《退休干部檔案?jìng)浞莶殚喩暾?qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批。2.審批：檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)查閱人的身份和查閱目的，決定是否批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后查閱人憑有效證件到檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過(guò)程，確保查閱人按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、拍照、涂改檔案內(nèi)容。4.歸還：查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案?jìng)浞輾w還檔案管理部門(mén)，并在《退休干部檔案?jìng)浞莶殚喌怯洷怼飞虾炞执_認(rèn)。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、無(wú)遺失。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案?jìng)浞莨芾肀O(jiān)督小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)人員等組成。監(jiān)督小組定期對(duì)退休干部檔案?jìng)浞葜贫鹊膱?zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實(shí)。2.鼓勵(lì)全體員工對(duì)檔案?jìng)浞莨芾砉ぷ鬟M(jìn)行監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)向監(jiān)督小組舉報(bào)。監(jiān)督小組對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，對(duì)違規(guī)行為嚴(yán)肅處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案?jìng)浞莨ぷ髁鞒痰膱?zhí)行情況，包括檔案整理、數(shù)據(jù)錄入與掃描、審核、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案?jìng)浞莸膬?nèi)容完整性和準(zhǔn)確性，檢查備份檔案是否涵蓋原始檔案的所有重要信息，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.檔案?jìng)浞莸拇鎯?chǔ)與保管情況，包括存儲(chǔ)環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)備管理、數(shù)據(jù)安全防護(hù)等方面是否符合要求。4.檔案?jìng)浞莸睦门c查詢管理情況，查閱審批手續(xù)是否齊全，查閱過(guò)程是否規(guī)范，檔案歸還是否及時(shí)等。（三）問(wèn)題整改1.監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人發(fā)出整改通知，要求限期整改。整改通知應(yīng)明確整改內(nèi)容、整改期限和整改要求。2.責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定詳細(xì)的整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。整改完成后，向監(jiān)督小組提交整改報(bào)告，由監(jiān)督小組進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收。對(duì)整改不力的部門(mén)或責(zé)任人，按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問(wèn)責(zé)。七、附則（一