PAGE人員組織制度檔案酒店酒店人員組織制度檔案管理規(guī)范一、總則（一）目的為加強酒店人員組織制度檔案的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，為酒店的運營管理、決策支持以及人力資源管理提供有力依據(jù)，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于酒店內(nèi)所有涉及人員組織制度的檔案管理工作，包括但不限于員工檔案、組織架構(gòu)文件、人事制度文件、培訓(xùn)與發(fā)展檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：酒店人員組織制度檔案由專門的檔案管理部門或崗位進行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照檔案的類別和性質(zhì)進行分類管理，便于查找、使用和維護。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失。4.動態(tài)更新原則：隨著酒店業(yè)務(wù)的發(fā)展和人員的變動，及時更新檔案信息，確保檔案的時效性和準確性。二、人員檔案管理（一）員工入職檔案1.檔案內(nèi)容個人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等。學(xué)歷證書、學(xué)位證書及其他相關(guān)資質(zhì)證明。工作經(jīng)歷：詳細記錄以往工作單位、職位、工作時間等。入職申請表：包括個人求職意向、自我評價、職業(yè)規(guī)劃等。面試評估記錄：由面試官填寫的面試評價、綜合評分等。體檢報告：確保員工身體健康符合酒店工作要求。勞動合同：與員工簽訂的正式勞動合同文本。2.檔案建立流程人力資源部門在員工入職前，向員工發(fā)放入職檔案材料清單，告知員工需準備的資料。員工按照要求提交相關(guān)資料，人力資源部門進行審核和整理。將審核通過的資料錄入電子檔案系統(tǒng)，并建立紙質(zhì)檔案，進行編號和歸檔。（二）員工培訓(xùn)檔案1.檔案內(nèi)容培訓(xùn)計劃：記錄員工參加的各類培訓(xùn)計劃安排。培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)講師等。培訓(xùn)考核成績：員工在培訓(xùn)后的考核結(jié)果。培訓(xùn)總結(jié)與反饋：員工對培訓(xùn)的總結(jié)以及對培訓(xùn)效果的反饋意見。2.檔案建立流程人力資源部門根據(jù)酒店業(yè)務(wù)需求和員工發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計劃。員工參加培訓(xùn)后，培訓(xùn)部門或講師及時填寫培訓(xùn)記錄，并提交考核成績。員工撰寫培訓(xùn)總結(jié)與反饋，人力資源部門收集整理后，歸入員工培訓(xùn)檔案。（三）員工績效考核檔案1.檔案內(nèi)容績效考核方案：明確績效考核的指標、標準、周期等?？己嗽u分表：每次績效考核的具體評分記錄。績效面談記錄：與員工進行績效面談的內(nèi)容和結(jié)果?？冃Ц倪M計劃：針對員工績效問題制定的改進措施和計劃。2.檔案建立流程人力資源部門制定績效考核方案，經(jīng)酒店管理層審批后實施?？己酥芷诮Y(jié)束后，各部門負責(zé)人按照考核方案對員工進行評分，并填寫考核評分表。人力資源部門組織績效面談，記錄面談內(nèi)容，員工根據(jù)面談結(jié)果制定績效改進計劃。將上述資料整理歸檔，形成員工績效考核檔案。（四）員工晉升與調(diào)動檔案1.檔案內(nèi)容晉升或調(diào)動申請表：員工填寫的申請理由、個人優(yōu)勢等。晉升或調(diào)動審批表：經(jīng)過各級領(lǐng)導(dǎo)審批的意見。工作交接記錄：員工晉升或調(diào)動前后的工作交接情況。2.檔案建立流程員工提出晉升或調(diào)動申請，填寫申請表并提交相關(guān)部門。相關(guān)部門進行審核，組織面試或評估，填寫審批表。批準后，辦理工作交接手續(xù)，人力資源部門將相關(guān)資料整理歸檔。（五）員工離職檔案1.檔案內(nèi)容離職申請表：員工填寫的離職原因、離職時間等。離職審批表：各級領(lǐng)導(dǎo)的審批意見。工作交接清單：員工離職前完成的工作交接明細。離職面談記錄：與員工進行離職面談的內(nèi)容。2.檔案建立流程員工提交離職申請，經(jīng)部門負責(zé)人和人力資源部門審批。安排工作交接，填寫工作交接清單。人力資源部門與員工進行離職面談，記錄面談內(nèi)容。將離職相關(guān)資料整理歸檔，作為員工離職的完整記錄。三、組織架構(gòu)檔案管理（一）組織架構(gòu)文件1.檔案內(nèi)容酒店組織架構(gòu)圖：清晰展示酒店各部門的設(shè)置、層級關(guān)系和職責(zé)范圍。部門職責(zé)說明書：詳細說明每個部門的主要職責(zé)、工作目標和工作流程。崗位說明書：明確每個崗位的工作職責(zé)、任職要求、工作權(quán)限等。2.檔案建立流程酒店管理層根據(jù)酒店發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，制定組織架構(gòu)調(diào)整方案。人力資源部門根據(jù)調(diào)整方案繪制組織架構(gòu)圖，編寫部門職責(zé)說明書和崗位說明書。組織架構(gòu)文件經(jīng)管理層審批后，進行編號和歸檔。（二）組織架構(gòu)變更檔案1.檔案內(nèi)容組織架構(gòu)變更申請表：說明變更的原因、內(nèi)容和時間安排。變更審批文件：各級領(lǐng)導(dǎo)對組織架構(gòu)變更的審批意見。變更實施記錄：包括人員調(diào)整、部門合并或拆分等具體實施情況。2.檔案建立流程當酒店組織架構(gòu)發(fā)生變更時，相關(guān)部門提出變更申請，填寫申請表。提交管理層審批，審批通過后組織實施。記錄變更實施過程中的各項信息，整理歸檔形成組織架構(gòu)變更檔案。四、人事制度檔案管理（一）人事制度文件1.檔案內(nèi)容招聘制度：規(guī)定酒店招聘的流程、標準和方法。培訓(xùn)制度：明確酒店培訓(xùn)的目標、內(nèi)容、方式和管理要求。績效考核制度：闡述績效考核的原則、指標、方法和結(jié)果應(yīng)用。薪酬福利制度：說明酒店薪酬結(jié)構(gòu)、福利政策等。員工關(guān)系管理制度：涵蓋員工勞動合同管理、勞動糾紛處理等內(nèi)容。2.檔案建立流程人力資源部門根據(jù)國家法律法規(guī)和酒店實際情況，制定各項人事制度。制度文件經(jīng)酒店管理層審批后，進行編號和歸檔。（二）人事制度修訂檔案1.檔案內(nèi)容人事制度修訂申請表：說明修訂的原因、內(nèi)容和依據(jù)。修訂草案：修訂后的人事制度文本。征求意見記錄：征求各部門和員工意見的過程記錄。修訂審批文件：各級領(lǐng)導(dǎo)對修訂后的人事制度的審批意見。2.檔案建立流程當人事制度需要修訂時，人力資源部門提出修訂申請，填寫申請表。起草修訂草案，征求各部門和員工意見，整理反饋意見。根據(jù)反饋意見對草案進行修改完善，提交管理層審批。將修訂過程中的相關(guān)資料整理歸檔，形成人事制度修訂檔案。五、檔案的保管與維護（一）保管要求1.檔案存放：設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房干燥、通風(fēng)、溫度適宜，確保檔案不受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。按照檔案類別和年份進行分類存放，便于查找。2.檔案裝具：使用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案盒等裝具，對檔案進行妥善包裝和標識。3.電子檔案存儲：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對人員組織制度檔案進行電子存儲。定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）安全管理1.防火防盜：檔案庫房配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防火門、監(jiān)控設(shè)備等。制定安全管理制度，加強對檔案庫房的日常巡查。2.保密措施：對涉及員工個人隱私和酒店機密的檔案信息，嚴格保密。限制檔案查閱人員范圍，查閱檔案需經(jīng)授權(quán)審批，并做好查閱記錄。3.災(zāi)害應(yīng)對：制定檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、水災(zāi)等情況下的檔案搶救和轉(zhuǎn)移措施。定期組織應(yīng)急演練，確保在災(zāi)害發(fā)生時能夠迅速有效地保護檔案安全。（三）定期維護1.檔案清查：每年定期對檔案進行清查，核對檔案數(shù)量、完整性和準確性。發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理和整改。2.檔案整理：對檔案進行定期整理，去除破損、過期的檔案資料。對檔案進行重新編號、裝訂和上架，確保檔案排列有序。3.設(shè)備維護：定期對檔案保管設(shè)備進行維護和檢查，如檔案柜的保養(yǎng)、電子檔案管理系統(tǒng)的升級等，確保設(shè)備正常運行。六、檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：酒店內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱涉及個人隱私的檔案，需經(jīng)本人同意。2.外部查閱：外部單位或個人因特殊原因需要查閱酒店人員組織制度檔案的，需出具正式的查閱函，經(jīng)酒店管理層審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱流程1.申請：查閱人填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱和查閱時間等。2.審批：申請表提交相應(yīng)審批人進行審批，審批通過后通知查閱人。3.查閱：查閱人在檔案管理部門指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制，需另行申請并經(jīng)審批。4.歸還：查閱完畢后，查閱人將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對檔案數(shù)量和完整性。（三）使用規(guī)定1.檔案使用范圍：檔案僅供查閱人在規(guī)定的查閱目的范圍內(nèi)使用，不