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PAGE檔案安全工作制度機(jī)制一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理,確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性,維護(hù)公司合法權(quán)益,依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本制度機(jī)制。(二)適用范圍本制度機(jī)制適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用、銷毀等過(guò)程中的安全管理活動(dòng)。(三)基本原則1.安全第一原則:始終將檔案安全放在首位,采取有效措施防范各類安全風(fēng)險(xiǎn),確保檔案實(shí)體和信息安全。2.預(yù)防為主原則:強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),注重日常預(yù)防工作,建立健全安全防范體系,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.依法管理原則:嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),依法開(kāi)展檔案安全管理工作,確保管理活動(dòng)合法合規(guī)。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則:明確公司各部門及人員在檔案安全管理中的職責(zé),實(shí)行分級(jí)管理、分級(jí)負(fù)責(zé),確保安全管理工作落到實(shí)處。二、檔案安全管理職責(zé)(一)公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策,制定和完善公司檔案安全管理制度機(jī)制,并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案安全工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查,定期組織開(kāi)展檔案安全檢查和評(píng)估工作。3.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作,確保檔案質(zhì)量符合安全管理要求。4.負(fù)責(zé)公司檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理,配備必要的安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備,確保檔案存放環(huán)境安全。5.組織開(kāi)展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作,提高員工的檔案安全意識(shí)和技能。6.負(fù)責(zé)處理檔案安全事故,及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告,并采取有效措施進(jìn)行整改,減少損失和影響。(二)各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作,確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確,并按時(shí)移交公司檔案管理部門。2.按照公司檔案安全管理制度要求,做好本部門檔案的保管工作,確保檔案實(shí)體安全。3.嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定,規(guī)范檔案查閱、借閱、使用等行為,確保檔案信息安全。4.配合公司檔案管理部門開(kāi)展檔案安全檢查和評(píng)估工作,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。5.負(fù)責(zé)本部門檔案安全事故的預(yù)防和處置工作,及時(shí)報(bào)告并協(xié)助公司檔案管理部門進(jìn)行處理。(三)檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案安全管理職責(zé),嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度,確保檔案管理工作安全有序。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作,包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等,保證檔案實(shí)體和信息的安全。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能,嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理操作,防止因操作不當(dāng)造成檔案損壞或丟失。4.做好檔案庫(kù)房的日常巡查工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告檔案安全隱患,采取有效措施進(jìn)行處理。5.負(fù)責(zé)檔案利用的登記、審核、監(jiān)督等工作,確保檔案利用過(guò)程安全,防止檔案信息泄露。6.協(xié)助公司檔案管理部門開(kāi)展檔案安全檢查、評(píng)估和培訓(xùn)等工作,不斷提高檔案安全管理水平。三、檔案收集與整理安全(一)收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn),確保檔案材料全面、完整地反映本部門工作活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案收集過(guò)程中,要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行,確保檔案材料真實(shí)、可靠,避免虛假或重復(fù)材料進(jìn)入檔案。3.對(duì)于重要檔案材料,應(yīng)及時(shí)收集并妥善保管,防止丟失或損壞。在收集過(guò)程中,要注意保護(hù)檔案材料的原始性和完整性,不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案。(二)整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,便于保管和利用。2.按照國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作,確保檔案整理規(guī)范、統(tǒng)一。3.在檔案整理過(guò)程中,要認(rèn)真核對(duì)檔案材料的內(nèi)容和數(shù)量,確保整理后的檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí),要注意保護(hù)檔案材料的載體安全,避免因整理操作不當(dāng)造成檔案損壞。4.對(duì)于電子檔案,應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ),確保電子檔案的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整,便于長(zhǎng)期保存和利用。四、檔案保管安全(一)庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn),遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等,確保庫(kù)房環(huán)境安全。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防磁等安全防護(hù)功能,配備必要的消防器材、防盜報(bào)警設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域,如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等,確保檔案管理工作有序進(jìn)行。同時(shí),要合理規(guī)劃?rùn)n案存放架位,按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放,便于查找和管理。4.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù),確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改,確保庫(kù)房安全。(二)檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案袋等進(jìn)行裝訂和存放,確保檔案整齊、牢固。同時(shí),要在檔案盒、檔案袋上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息,便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ),如磁帶、光盤、硬盤等,并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放,確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí),要建立電子檔案存儲(chǔ)目錄,對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)位置、內(nèi)容摘要等進(jìn)行詳細(xì)記錄,便于檢索和利用。3.對(duì)于特殊載體檔案,如照片、錄音、錄像等,應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ),確保載體安全和信息完整。(三)溫濕度控制1.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備,實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度和濕度情況,并記錄存檔。2.根據(jù)檔案保管要求,合理控制庫(kù)房溫濕度。一般情況下,庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。如溫濕度超出規(guī)定范圍,應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。3.采取有效的溫濕度調(diào)節(jié)措施,如安裝空調(diào)設(shè)備、除濕機(jī)、加濕器等,確保庫(kù)房溫濕度符合要求。同時(shí),要定期對(duì)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù),確保設(shè)備正常運(yùn)行。(四)防火防盜1.庫(kù)房應(yīng)配備符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的消防器材,如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等,并定期進(jìn)行檢查和維護(hù),確保消防器材完好有效。2.制定庫(kù)房防火制度,明確禁止在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火等行為。同時(shí),要加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房工作人員的消防安全教育,提高消防安全意識(shí)。3.庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警設(shè)備,如門窗防盜鎖、紅外報(bào)警器、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等,并確保設(shè)備正常運(yùn)行。加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作,嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。4.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行防火防盜檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。如發(fā)生火災(zāi)或盜竊事故,應(yīng)立即采取措施進(jìn)行撲救和處理,并及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管部門。(五)防蟲(chóng)防鼠1.在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲(chóng)防鼠藥品和器材,如驅(qū)蟲(chóng)劑、鼠夾、鼠藥等,防止蟲(chóng)害和鼠害對(duì)檔案造成破壞。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行防蟲(chóng)防鼠檢查,及時(shí)清理庫(kù)房?jī)?nèi)的雜物和垃圾,保持庫(kù)房環(huán)境整潔衛(wèi)生,減少蟲(chóng)害和鼠害滋生的環(huán)境。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查,如發(fā)現(xiàn)檔案有蟲(chóng)害或鼠害跡象,應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理,防止蟲(chóng)害和鼠害擴(kuò)散。五、檔案利用安全(一)利用規(guī)定1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度,明確檔案利用范圍、審批程序和利用期限等要求。未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得擅自查閱、借閱公司檔案。2.檔案利用者應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表,注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息,并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后,交公司檔案管理部門審核。3.檔案管理部門對(duì)檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行審核,符合規(guī)定的予以批準(zhǔn),并按照規(guī)定提供檔案。對(duì)于重要檔案的利用,應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱、借閱檔案,不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。如需復(fù)印、拍照等,應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。(二)利用過(guò)程管理1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案利用的登記、監(jiān)督和指導(dǎo)工作,確保檔案利用過(guò)程規(guī)范、有序。2.在檔案利用場(chǎng)所,應(yīng)配備必要的桌椅、照明設(shè)備等,為利用者提供良好的查閱環(huán)境。同時(shí),要設(shè)置查閱登記薄,對(duì)利用者的姓名、單位、查閱時(shí)間、檔案名稱等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.利用者在查閱、借閱檔案時(shí),應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門,并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.檔案利用完畢后,利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。(三)信息安全保護(hù)1.在檔案利用過(guò)程中,要嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全保護(hù)的法律法規(guī),確保檔案信息不被泄露、篡改或非法利用。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案,應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施,限制知悉范圍,并要求利用者簽訂保密協(xié)議。3.加強(qiáng)對(duì)檔案利用場(chǎng)所的安全管理,防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入利用場(chǎng)所,確保檔案信息安全。同時(shí),要對(duì)檔案利用過(guò)程中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù),防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。六、檔案數(shù)字化安全(一)數(shù)字化流程規(guī)范1.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作,確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。2.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃,明確數(shù)字化范圍、時(shí)間進(jìn)度、質(zhì)量要求等內(nèi)容,并報(bào)公司檔案管理部門審核批準(zhǔn)。3.在檔案數(shù)字化過(guò)程中,要對(duì)檔案原件進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和登記,確保檔案原件的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí),要做好數(shù)字化過(guò)程中的數(shù)據(jù)備份工作,防止數(shù)據(jù)丟失。4.數(shù)字化操作人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn),熟悉數(shù)字化操作流程和技術(shù)要求,嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。在數(shù)字化過(guò)程中,要對(duì)圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),確保數(shù)字化檔案符合要求。(二)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理1.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ),如服務(wù)器存儲(chǔ)、磁盤陣列存儲(chǔ)等,并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放,確保數(shù)據(jù)安全。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)目錄,對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)位置、內(nèi)容摘要、元數(shù)據(jù)等進(jìn)行詳細(xì)記錄,便于檢索和利用。同時(shí),要對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行定期檢查和維護(hù),確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)控制,設(shè)置不同的用戶權(quán)限,確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和使用數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。同時(shí),要對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)情況進(jìn)行記錄,以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。(三)安全防護(hù)措施1.數(shù)字化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)功能,如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等,防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.定期對(duì)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全漏洞。同時(shí),要根據(jù)安全形勢(shì)的變化,及時(shí)調(diào)整安全防護(hù)策略,確保系統(tǒng)安全。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的加密管理,對(duì)重要數(shù)據(jù)采用加密算法進(jìn)行加密處理,確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。七、檔案銷毀安全(一)銷毀范圍與鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理,確定需要銷毀的檔案范圍。銷毀檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.成立檔案鑒定小組,負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)由公司檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及專業(yè)人員組成,按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素,對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行全面評(píng)估,確定是否需要銷毀。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案,應(yīng)繼續(xù)予以保管;對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案,應(yīng)出具銷毀鑒定報(bào)告。(二)銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案,應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表,注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息,并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門按照審批意見(jiàn),組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行,并有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。3.檔案銷毀方式應(yīng)根據(jù)檔案載體的不同進(jìn)行選擇,如紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀;電子檔案可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程要確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀完畢后,應(yīng)填寫檔案銷毀記錄,注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息,并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。檔案銷毀記錄應(yīng)妥善保存,以備查閱。(三)安全監(jiān)督1.在檔案銷毀過(guò)程中,要加強(qiáng)安全監(jiān)督,確保銷毀工作安全、規(guī)范進(jìn)行。監(jiān)督人員應(yīng)全程在場(chǎng),對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督,防止檔案丟失或泄露。2.銷毀現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施和消防器材,防止發(fā)生安全事故。如發(fā)現(xiàn)安全隱患,應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案的銷毀,應(yīng)采取更加嚴(yán)格的安全措施,確保信息安全。同時(shí),要對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行錄像或拍照,留存相關(guān)證據(jù)。八、檔案安全應(yīng)急處置(一)應(yīng)急預(yù)案制定1.根據(jù)公司檔案安全管理實(shí)際情況,制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)應(yīng)明確各成員的職責(zé)和分工,確保在應(yīng)急情況下能夠迅速、有效地開(kāi)展工作。應(yīng)急響應(yīng)程序應(yīng)規(guī)定突發(fā)事件的報(bào)告流程、響應(yīng)級(jí)別、處置措施等,確保能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地應(yīng)對(duì)各類安全事故。3.應(yīng)急處置措施應(yīng)針對(duì)不同類型的安全事故,如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等,制定具體的應(yīng)對(duì)措施和操作流程,確保能夠最大限度地減少損失和影響。應(yīng)急資源保障應(yīng)明確應(yīng)急所需的物資、設(shè)備、人員等資源的儲(chǔ)備和調(diào)配方式,確保應(yīng)急工作的順利開(kāi)展。(二)應(yīng)急演練1.定期組織檔案安全應(yīng)急演練,檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性,提高員工的應(yīng)急處置能力。應(yīng)急演練應(yīng)包括桌面演練、實(shí)戰(zhàn)演練等多種形式,根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的演練方式。2.在應(yīng)急演練過(guò)程中,要模擬真實(shí)的應(yīng)急場(chǎng)景,檢驗(yàn)各應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)的響應(yīng)速度和協(xié)調(diào)配合能力,檢驗(yàn)應(yīng)急處置措施的有效性和可操作性。同時(shí),要對(duì)演練過(guò)程進(jìn)行記錄和總結(jié),針對(duì)演練中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。(三)事故處理1.發(fā)生檔案安全事故后,應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案,迅速采取措施進(jìn)行處置。事故發(fā)生部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司檔案管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),并保護(hù)好事故現(xiàn)場(chǎng),配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。2.檔案管理部門應(yīng)組織力量對(duì)事故進(jìn)行調(diào)查,查明事故原因、經(jīng)過(guò)和損失情況,提出處理意見(jiàn)和整改措施。同時(shí),要及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告事故情況,配合上級(jí)部門做好事故處理工作。3.對(duì)檔案安全事故的責(zé)任單位和責(zé)任人,應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。同時(shí),要對(duì)事故進(jìn)行總結(jié)分析,吸取教訓(xùn),

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