PAGE醫(yī)院檔案管理保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在檔案管理工作中涉及的保密事項(xiàng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識(shí)教育，完善保密制度和措施，預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉檔案信息的人員范圍，確保信息僅在必要的范圍內(nèi)使用和流轉(zhuǎn)。4.全程保密原則：對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等全過程實(shí)施保密管理。二、檔案管理保密職責(zé)（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.醫(yī)院院長(zhǎng)對(duì)檔案管理保密工作負(fù)總責(zé)，定期聽取檔案管理保密工作匯報(bào)，研究解決重大問題。2.督促各科室、部門落實(shí)檔案管理保密制度，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院檔案管理保密制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)醫(yī)院各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全與完整。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。4.對(duì)檔案信息的利用進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保利用行為符合保密規(guī)定。5.定期檢查檔案管理保密制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。（三）各科室、部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案信息的安全保密。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理保密工作，對(duì)本科室、部門人員進(jìn)行保密教育。3.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守醫(yī)院檔案管理保密制度，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。（四）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理保密制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、編目、存儲(chǔ)、檢索等，確保檔案信息的準(zhǔn)確和安全。3.對(duì)檔案信息的查閱、借閱、復(fù)制等進(jìn)行登記和審核，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)。4.不得擅自將檔案帶出醫(yī)院或泄露檔案信息，嚴(yán)禁私自留存檔案復(fù)印件。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（五）其他人員職責(zé)1.醫(yī)院全體員工應(yīng)自覺遵守檔案管理保密制度，不得打聽、傳播、泄露檔案信息。2.在工作中涉及檔案信息的利用時(shí)，必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理，不得違規(guī)操作。三、檔案的收集與整理保密（一）收集保密要求1.各科室、部門在檔案形成過程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將未整理歸檔的檔案私自留存或泄露給無關(guān)人員。3.對(duì)于涉及患者隱私、醫(yī)療技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施進(jìn)行收集。（二）整理保密要求1.檔案管理人員在整理檔案時(shí)，應(yīng)在符合保密要求的環(huán)境下進(jìn)行操作，防止檔案信息被他人竊取或窺探。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂等操作時(shí)，要注意保護(hù)檔案內(nèi)容的完整性和保密性，不得隨意涂改、損壞檔案。3.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案中有涉及保密內(nèi)容的缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。四、檔案的存儲(chǔ)保密（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所要求1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保對(duì)庫(kù)房出入人員和檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）存儲(chǔ)方式要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。不得將不同類別、不同密級(jí)的檔案混存。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置。3.存儲(chǔ)檔案的載體應(yīng)符合安全保密要求，如紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案袋進(jìn)行封裝；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上。（三）存儲(chǔ)安全管理1.嚴(yán)格限制檔案庫(kù)房的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的檔案管理人員才能進(jìn)入庫(kù)房。2.檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，記錄進(jìn)入時(shí)間、離開時(shí)間等信息。3.庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性等危險(xiǎn)物品，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。五、檔案的利用保密（一）利用范圍規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格限定在醫(yī)院內(nèi)部工作需要的范圍內(nèi)，如醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等。2.未經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)，任何個(gè)人和單位不得擅自利用醫(yī)院檔案進(jìn)行商業(yè)活動(dòng)或其他非法活動(dòng)。（二）利用審批程序1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批。3.根據(jù)審批結(jié)果，檔案管理部門為利用人員辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。（三）利用過程保密要求1.查閱檔案時(shí)，利用人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.借閱檔案的，利用人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制、摘抄，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.利用人員在利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及保密事項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。利用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）特殊利用情況處理1.因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法需要查閱、調(diào)取醫(yī)院檔案的，醫(yī)院應(yīng)積極配合，并按照相關(guān)法律法規(guī)的要求辦理手續(xù)。在提供檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息的安全保密，防止信息泄露。2.對(duì)外提供檔案信息時(shí)，必須經(jīng)過醫(yī)院嚴(yán)格的審核批準(zhǔn)程序，確保提供的信息符合保密規(guī)定和法律法規(guī)要求。同時(shí)，應(yīng)與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。六、檔案的傳輸保密（一）傳輸方式選擇1.醫(yī)院內(nèi)部檔案?jìng)鬏攽?yīng)優(yōu)先采用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，確保傳輸過程的安全可靠。2.如需通過外部網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案，應(yīng)采用加密傳輸方式，如使用加密軟件或加密設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，確保傳輸信息的保密性。（二）傳輸安全管理1.在檔案?jìng)鬏斍?，?yīng)對(duì)傳輸內(nèi)容進(jìn)行審核，確保傳輸?shù)臋n案信息符合保密規(guī)定。2.對(duì)傳輸過程進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理傳輸過程中出現(xiàn)的異常情況，如數(shù)據(jù)丟失、傳輸中斷等。3.接收方在接收檔案后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并按照保密規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。七、檔案的銷毀保密（一）銷毀范圍確定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)超過保管期限或已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，確定需要銷毀的檔案清單。2.對(duì)于涉及患者隱私、醫(yī)療技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保銷毀行為符合保密規(guī)定。（二）銷毀審批程序1.檔案管理部門將擬銷毀的檔案清單報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。2.對(duì)于重要檔案的銷毀，應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門備案。（三）銷毀方式選擇1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保存儲(chǔ)設(shè)備上的數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（四）銷毀過程監(jiān)督1.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。2.監(jiān)督人員應(yīng)記錄銷毀時(shí)間地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息，并形成銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。八、保密教育與培訓(xùn)（一）教育培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度保密教育與培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間安排等。2.保密教育與培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋檔案管理保密法律法規(guī)、醫(yī)院檔案管理保密制度、保密技能等方面的內(nèi)容。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.定期組織醫(yī)院全體員工參加保密教育與培訓(xùn)，培訓(xùn)方式可采用集中授課、專題講座、在線學(xué)習(xí)等多種形式。2.對(duì)新入職員工應(yīng)進(jìn)行入職前保密培訓(xùn)，使其了解醫(yī)院檔案管理保密制度和相關(guān)要求。3.對(duì)涉及檔案管理工作的重點(diǎn)崗位人員，應(yīng)進(jìn)行針對(duì)性的保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（三）教育效果評(píng)估1.建立保密教育與培訓(xùn)效果評(píng)估機(jī)制，通過考試、撰寫心得體會(huì)、實(shí)際操作等方式對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容和方式進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，不斷提高保密教育與培訓(xùn)的質(zhì)量和效果。九、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.醫(yī)院建立檔案管理保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各科室、部門檔案管理保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)具體的監(jiān)督檢查工作，可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的保密職責(zé)履行情況，如是否嚴(yán)格遵守保密規(guī)定、是否擅自泄露檔案信息等。3.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)設(shè)施運(yùn)行情況，如監(jiān)控設(shè)備是否正常、庫(kù)房溫濕度是否適宜等。（三）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任科室、部門限期整改。2.責(zé)任科室、部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底整改。十、保密獎(jiǎng)懲（一）獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定1.對(duì)在檔案管理保密工作中表現(xiàn)突出的科室、部門和個(gè)人，醫(yī)院給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)稱號(hào)（如“檔案管理保密先進(jìn)科室”“檔案管理保密先進(jìn)個(gè)人”等）、獎(jiǎng)金、晉升等。（二）懲罰規(guī)定1.對(duì)違反