PAGE單位檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集單位工作活動(dòng)中形成的各種檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）職責(zé)分工1.綜合檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施單位檔案管理制度。負(fù)責(zé)單位各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)各部門的檔案工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。參與單位重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷，并定期向綜合檔案室移交。明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的完整和安全。配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案單位設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料。單位內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。各類會(huì)議文件、紀(jì)要、記錄等。工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。人事檔案（包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、考核等材料）。財(cái)務(wù)檔案（包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等）。合同檔案（包括各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等）。行政事務(wù)文件（如公文處理、印章管理、辦公用品采購等相關(guān)文件）。2.業(yè)務(wù)管理檔案業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、報(bào)表、數(shù)據(jù)、記錄等。項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中產(chǎn)生的文件材料。市場調(diào)研、客戶信息、業(yè)務(wù)往來等相關(guān)資料。產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的技術(shù)文件和業(yè)務(wù)資料。3.特殊載體檔案照片檔案：反映單位重要活動(dòng)、事件、人物等具有保存價(jià)值的照片。錄音錄像檔案：記錄單位重要會(huì)議、活動(dòng)、講座等的音頻視頻資料。電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門工作中形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)版和電子版，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。4.收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，初步編制目錄，便于移交和管理。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，編制分類方案和編號(hào)規(guī)則。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背標(biāo)注相關(guān)信息。4.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的有序存儲(chǔ)和檢索利用。三、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.行政管理檔案當(dāng)年形成的行政管理檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，員工離職后，其檔案應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定進(jìn)行歸檔，年度財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在次年4月底前歸檔。2.業(yè)務(wù)管理檔案業(yè)務(wù)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目檔案整理歸檔。常規(guī)業(yè)務(wù)工作中形成的檔案，應(yīng)在次年上半年集中歸檔。3.特殊載體檔案照片檔案應(yīng)在拍攝活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。錄音錄像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成整理歸檔。電子檔案應(yīng)實(shí)時(shí)或定期進(jìn)行歸檔，確保電子檔案的及時(shí)存儲(chǔ)和備份。（二）移交程序1.各部門檔案兼職管理人員按照歸檔期限，將整理好的檔案編制檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交綜合檔案室。2.檔案移交清單應(yīng)詳細(xì)注明檔案的類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.各部門檔案兼職管理人員將檔案送至綜合檔案室，與綜合檔案室檔案管理人員進(jìn)行交接，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。4.綜合檔案室檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜等裝具進(jìn)行存放，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、盒號(hào)等信息。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找，檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全可靠。（三）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。2.檔案應(yīng)按照年度、保管期限順序排列，同一保管期限的檔案應(yīng)按照時(shí)間先后順序排列。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)單位和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的合理保管和有效利用。（五）檔案鑒定與銷毀1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由綜合檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)，如采用焚燒、粉碎等方式。5.檔案銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合檔案室查閱。2.涉及單位機(jī)密、重要事項(xiàng)的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，提交相關(guān)審批手續(xù)。2.綜合檔案室檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，查找并提供相應(yīng)檔案，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字登記。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案，確保檔案的完整和安全。（三）利用服務(wù)1.綜合檔案室應(yīng)積極為單位各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.對(duì)于重要的檔案利用需求，綜合檔案室應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提供必要的協(xié)助和支持。3.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的需求和趨勢(shì)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立單位檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為單位各部門提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)，促進(jìn)單位工作的協(xié)同開展。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過程中的安全可靠。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)庫存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立檔案數(shù)字化加工流程，對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有序存儲(chǔ)和檢索利用。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合單位檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能完善、操作簡便、安全可靠。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案分類體系、編號(hào)規(guī)則、著錄標(biāo)準(zhǔn)等，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、審批、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案利用效率。（四）信息安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度