PAGE物業(yè)檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強本公司物業(yè)檔案的科學(xué)管理，提高檔案利用效率，有效保護和利用檔案資源，為物業(yè)管理工作提供有力支持，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司各物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一集中管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映物業(yè)管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及機密的檔案嚴格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善物業(yè)檔案管理規(guī)章制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理物業(yè)各類檔案，包括但不限于業(yè)主檔案、物業(yè)合同檔案、工程檔案、設(shè)備檔案、日常管理檔案等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架，建立檔案檢索目錄，確保檔案存放有序，便于查找利用。4.負責(zé)檔案的收集、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作，定期對檔案進行清查盤點，保證檔案的完整性和準確性。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。7.對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在物業(yè)管理活動中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用信息。3.在工作中需要查閱、借閱檔案時，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、銷毀檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱登記等。3.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，提高檔案檢索效率。定期對檔案進行清查盤點，做到賬物相符。4.嚴格執(zhí)行檔案安全保密制度，確保檔案的安全和保密。對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案壽命。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，為公司提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.業(yè)主檔案：包括業(yè)主基本信息、購房合同、入住資料、繳費記錄、維修記錄、投訴處理記錄等。2.物業(yè)合同檔案：物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、委托管理合同、各類協(xié)議等。3.工程檔案：物業(yè)項目規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收資料、工程維修記錄、設(shè)備安裝調(diào)試資料等。4.設(shè)備檔案：設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備說明書、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備運行記錄、設(shè)備維修檔案等。5.日常管理檔案：工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要、工作通知、各類報表、環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、安全檢查記錄、綠化養(yǎng)護記錄、公共設(shè)施巡查記錄等。6.其他檔案：與物業(yè)項目相關(guān)的各類文件、照片、錄像、錄音等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保電子文件的可讀性和完整性。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料移交檔案管理部門歸檔，不得積壓或自行留存。（三）歸檔程序1.檔案管理部門收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)及時進行審核，檢查文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.對審核合格的文件材料進行分類、編號、編目，按照檔案管理的要求進行整理、裝訂。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，上架存放，并建立檔案檢索目錄。4.對歸檔的檔案進行登記，記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、歸檔時間等信息，確保檔案管理的可追溯性。四、檔案的分類與編號（一）分類方法1.按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，將物業(yè)檔案分為業(yè)主檔案、物業(yè)合同檔案、工程檔案、設(shè)備檔案、日常管理檔案等五大類。2.在每大類下，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點，進一步細分若干二級類目。例如，業(yè)主檔案可細分為業(yè)主基本信息、房屋信息、繳費記錄、維修記錄等；物業(yè)合同檔案可細分為物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、委托管理合同等。3.二級類目下，再根據(jù)檔案的形成時間、項目名稱、文件類型等因素進行細分，形成三級類目，以此類推，確保檔案分類科學(xué)合理，便于管理和查找。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：為本公司檔案管理的全宗代碼，統(tǒng)一設(shè)定為“[公司名稱首字母縮寫]”。3.年度：采用公元紀年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。4.類別：按照檔案分類方法，用大寫字母表示各類檔案，如“Y”代表業(yè)主檔案，“W”代表物業(yè)合同檔案，“G”代表工程檔案，“S”代表設(shè)備檔案，“R”代表日常管理檔案。5.順序號：按照檔案在該類別下的排列順序，從“001”開始依次編號，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如，一份2023年形成的業(yè)主基本信息檔案，編號為“[公司名稱首字母縮寫]2023Y001”。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材、防盜門窗、遮光窗簾等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，并定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進行保管，檔案盒應(yīng)標明檔案類別、年度、順序號等信息；檔案柜應(yīng)定期進行檢查和維護，確保檔案存放安全。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的存儲目錄和索引，便于查找和利用。4.對于重要的檔案資料，如珍貴照片、錄像帶、錄音帶等，應(yīng)采取特殊的保管措施，如進行數(shù)字化處理、復(fù)制備份等，確保檔案的長期保存。（三）保管期限1.物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：物業(yè)項目規(guī)劃設(shè)計文件、重要的物業(yè)合同、涉及重大權(quán)益的業(yè)主檔案、工程竣工驗收資料等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括：一般性的物業(yè)合同、業(yè)主檔案、工程維修記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括：日常管理中的一般性文件、報表、通知等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合物業(yè)檔案的實際價值和利用需求進行綜合考慮。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬物相符。2.清查盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理，如對破損、褪色的檔案進行修復(fù)，對丟失的檔案進行查找和補充等。3.清查盤點結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查盤點報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、方法、結(jié)果及存在的問題和處理情況等，并將報告存檔。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，提供檔案查閱場所，并指定專人負責(zé)協(xié)助查閱。查閱人員必須在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案清潔，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并在指定人員的監(jiān)督下進行。摘錄或復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。4.公司外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案的范圍和方式應(yīng)嚴格按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。5.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、用途等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。6.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。（二）檔案證明出具1.公司內(nèi)部部門或員工因工作需要，要求檔案管理部門出具檔案證明時，應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，注明證明內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請進行審核，根據(jù)檔案內(nèi)容如實出具檔案證明，并加蓋檔案管理部門印章。檔案證明應(yīng)內(nèi)容準確、表述清晰，不得出具虛假證明。3.檔案證明一般只提供檔案原件的復(fù)印件，并注明“此復(fù)印件與原件一致”字樣，加蓋檔案管理部門印章。如需提供檔案原件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔任組長，成員包括各相關(guān)部門負責(zé)人和檔案管理人員。檔案鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)從檔案內(nèi)容的真實性、完整性、準確性以及與物業(yè)管理工作的相關(guān)性等方面進行綜合評估，確保鑒定結(jié)果準確可靠。3.對于涉及公司機密、商業(yè)秘密、個人隱私等重要信息的檔案，即使保管期限已滿，也應(yīng)按照保密規(guī)定進行妥善保管，并不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，清冊內(nèi)容包括檔案名稱、年度、類別、順序號、保管期限、鑒定意見等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并將《檔案銷毀清冊》存檔，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的物業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)，促進物業(yè)管理工作的協(xié)同發(fā)展。3.利用信息化技術(shù)，對檔案進行動態(tài)管理，及時更新檔案信息，確保檔案的準確性和時效性。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，存儲格式應(yīng)便于長期保存和利用。2.對電子檔案應(yīng)進行規(guī)范化整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的分類、編號、編目等管理功能，便于電子檔案的檢索和利用。3.在數(shù)字化處理過程中，應(yīng)建立嚴格的質(zhì)量控制體系，對掃描圖像和電子文件進行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、分類編號等，確保檔案信息的準確無誤。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案名稱、年度、類別、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記、歸還等流程管理，提高借閱管理效率。4.權(quán)限管理功能：根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復(fù)功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（四）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露