PAGE檔案安全定期檢查制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本檔案安全定期檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務部門以及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.預防為主原則通過建立健全檔案安全防范機制，定期進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，預防檔案安全事故的發(fā)生。2.全面檢查原則對檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括檔案實體、存儲環(huán)境、保管設備、管理制度執(zhí)行情況等進行全面檢查，確保無死角。3.責任明確原則明確各部門及人員在檔案安全檢查中的職責，做到責任到人，確保檢查工作的有效開展。二、檢查組織與職責（一）檔案安全檢查領(lǐng)導小組成立檔案安全檢查領(lǐng)導小組，由公司/組織分管領(lǐng)導擔任組長，檔案管理部門負責人擔任副組長，各相關(guān)部門負責人為成員。領(lǐng)導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案安全檢查工作，制定檢查計劃，審議檢查報告，決策重大安全問題。（二）檔案管理部門職責1.負責制定具體的檔案安全檢查實施方案，明確檢查內(nèi)容、方法、步驟和時間安排。2.組織實施檔案安全定期檢查工作，對檔案實體、存儲環(huán)境、保管設備等進行詳細檢查，并做好檢查記錄。3.匯總分析檢查結(jié)果，撰寫檢查報告，提出整改意見和建議，及時向檔案安全檢查領(lǐng)導小組匯報。4.跟蹤督促整改措施的落實情況，確保檔案安全隱患得到及時消除。（三）各業(yè)務部門職責1.負責本部門檔案的自查工作，按照檔案管理部門的要求，定期對本部門檔案進行全面檢查，確保檔案的整理、保管符合規(guī)定。2.配合檔案管理部門開展檔案安全定期檢查工作，提供相關(guān)資料和信息，協(xié)助查找安全隱患。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并將整改情況反饋給檔案管理部門。三、檢查內(nèi)容（一）檔案實體檢查1.完整性檢查檢查檔案是否齊全完整，有無缺頁、漏件、破損等情況。重點檢查重要文件、合同、協(xié)議等檔案的完整性。2.準確性檢查核對檔案內(nèi)容與原始文件是否一致，有無涂改、偽造、錯漏等問題。對涉及數(shù)據(jù)的檔案，檢查數(shù)據(jù)的準確性和一致性。3.系統(tǒng)性檢查審查檔案的分類、編號、排列是否符合規(guī)定，檔案之間的邏輯關(guān)系是否清晰，是否便于查找和利用。（二）存儲環(huán)境檢查1.溫度濕度檢查定期監(jiān)測檔案庫房的溫度和濕度，確保溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。檢查溫濕度調(diào)節(jié)設備是否正常運行，記錄溫濕度變化情況。2.清潔衛(wèi)生檢查檢查檔案庫房的清潔狀況，有無灰塵、雜物、霉菌等，防止檔案受到污染和損壞。確保檔案架、柜等設備表面清潔，地面無垃圾。3.防火防盜檢查檢查檔案庫房的消防設施是否完好有效，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，確保消防通道暢通。檢查防盜門窗、監(jiān)控設備等是否正常運行，有無安全漏洞。（三）保管設備檢查1.檔案架柜檢查檢查檔案架、柜是否牢固，有無變形、損壞等情況。確保檔案存放有序，便于查找和取用。2.存儲介質(zhì)檢查對存儲電子檔案的磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行檢查，查看是否有損壞、老化、數(shù)據(jù)丟失等問題。定期進行數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案的安全性和可恢復性。3.防蟲防鼠設施檢查檢查檔案庫房內(nèi)的防蟲防鼠設施是否完好，如防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等。查看是否有蟲害、鼠害跡象，及時采取措施進行防治。（四）管理制度執(zhí)行情況檢查1.檔案借閱制度執(zhí)行情況檢查檔案借閱登記手續(xù)是否齊全，借閱期限是否符合規(guī)定，借閱檔案是否按時歸還。查看有無違規(guī)借閱、超期未還等情況。2.檔案整理制度執(zhí)行情況審查檔案整理工作是否按照標準和規(guī)范進行，檔案分類、編號、裝訂等是否符合要求。檢查檔案整理過程中的質(zhì)量控制情況。3.檔案保密制度執(zhí)行情況檢查檔案管理人員是否嚴格遵守檔案保密制度，有無泄露檔案內(nèi)容的情況。查看檔案庫房、辦公區(qū)域等是否采取了有效的保密措施。四、檢查周期（一）定期全面檢查每年組織一次檔案安全全面檢查，對檔案管理的各個方面進行詳細檢查，確保檔案安全管理工作的全面落實。（二）專項檢查根據(jù)檔案管理工作的實際情況，不定期開展專項檢查，如針對重要檔案的專項檢查、對特定存儲環(huán)境的專項檢查等，及時發(fā)現(xiàn)和解決突出問題。（三）日常巡查檔案管理部門工作人員每天對檔案庫房及相關(guān)區(qū)域進行巡查，重點檢查存儲環(huán)境、保管設備等情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理一般性問題。五、檢查方法（一）實地查看檢查人員直接到檔案庫房、各業(yè)務部門檔案存放地點等進行實地查看，了解檔案實體、存儲環(huán)境、保管設備等實際情況。（二）查閱記錄查閱檔案管理的各項記錄，如檔案借閱登記、溫濕度記錄、整理工作記錄等，檢查制度執(zhí)行情況和工作流程的規(guī)范性。（三）設備檢測使用專業(yè)檢測設備對存儲環(huán)境的溫濕度、消防設施、防盜監(jiān)控設備等進行檢測，確保設備正常運行。（四）抽樣檢查對檔案實體進行抽樣檢查，按照一定比例抽取檔案進行完整性、準確性、系統(tǒng)性等方面的檢查，以推斷整體檔案質(zhì)量情況。六、檢查程序（一）準備階段1.檔案管理部門制定檢查計劃，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法、時間安排和人員分工等。2.準備檢查所需的工具和表格，如溫濕度計、手電筒、檔案檢查記錄表等。3.通知各相關(guān)部門和人員做好檢查準備工作，提供必要的資料和信息。（二）實施階段1.檢查人員按照分工對檔案實體、存儲環(huán)境、保管設備、管理制度執(zhí)行情況等進行全面檢查，認真做好檢查記錄。2.在檢查過程中，發(fā)現(xiàn)問題及時拍照、記錄詳細情況，并與相關(guān)部門和人員溝通核實。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患和問題進行初步分析，確定整改措施和責任人。（三）總結(jié)階段1.檔案管理部門匯總檢查結(jié)果，撰寫檢查報告，報告內(nèi)容包括檢查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議等。2.將檢查報告提交檔案安全檢查領(lǐng)導小組審議，領(lǐng)導小組根據(jù)檢查情況做出決策，提出進一步的工作要求。3.對檢查工作進行總結(jié)，分析存在的問題和不足，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的檔案安全管理工作提供參考。七、整改措施（一）一般問題整改對于檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，如檔案整理不規(guī)范、存儲環(huán)境清潔不到位等，由檔案管理部門及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門在規(guī)定時間內(nèi)進行整改，并提交整改報告。檔案管理部門負責跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）重大問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的重大安全隱患和問題，如檔案實體損壞嚴重、存儲設備故障等，檔案安全檢查領(lǐng)導小組應立即組織專題會議，研究制定整改方案。整改方案應明確整改目標、措施、責任人、時間節(jié)點等，確保整改工作有序推進。整改過程中，要加強監(jiān)督檢查，及時協(xié)調(diào)解決整改過程中遇到的困難和問題。整改完成后，要進行嚴格的驗收，確保問題得到徹底消除。（三）整改效果跟蹤整改完成后，檔案管理部門要對整改效果進行跟蹤檢查，確保問題不再復發(fā)。對整改不力的部門和人員，要進行嚴肅批評教育，并追究相關(guān)責任。八、檔案安全檢查記錄與檔案管理（一）檢查記錄要求1.檢查人員應認真填寫檔案安全檢查記錄表，記錄檢查時間、地點、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議等詳細信息。2.檢查記錄應字跡清晰、內(nèi)容完整、準確無誤，不得隨意涂改。如有涂改，應在涂改處加蓋檢查人員印章。3.檢查記錄應妥善保存，作為檔案安全管理工作的重要資料，以備查閱和追溯。（二）檔案管理1.將檔案安全檢查記錄、檢查報告、整改通知書及整改報告等相關(guān)文件資料進行整理歸檔，建立專門的檔案安全檢查檔案。2.檔案安全檢查檔案應按照年度和類別進行分類存放，便于查找和利用。3.根據(jù)檔案安全管理工作的需要，定期對檔案安全檢查檔案進行整理和更新，確保檔案資料的完整性和準確性。九、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織檔案管理人員參加檔案安全管理培訓，提高其安全意識和業(yè)務水平。培訓內(nèi)容包括檔案安全法律法規(guī)、行業(yè)標準、安全檢查方法、應急處置措施等。2.根據(jù)檔案安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和工作實際需要，有針對性地開展專項培訓，如檔案整理規(guī)范培訓、存儲設備維護培訓等，不斷提升檔案管理工作質(zhì)量。（二）宣傳1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司/組織網(wǎng)站等渠道，宣傳檔案安全管理知識和本制度的相關(guān)要求，提高全體員工的檔案安全意識。2.定期發(fā)布檔案安全檢查工作動態(tài)和成果，讓員工了解檔