PAGE新版會計檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的保管、查閱、銷毀等行為，確保會計檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.保管期限：根據(jù)會計檔案的重要程度和性質(zhì)，確定不同的保管期限，分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務的賬簿，是編制會計報表的主要依據(jù)。2.明細賬：按照明細分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務的賬簿，是對總賬的補充和細化。3.日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。財務會計報告是企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財務狀況和某一會計期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件，主要包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面余額的基礎上，各自加上對方已收、本單位未收賬項數(shù)額，減去對方已付、本單位未付賬項數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法的書面文件。2.銀行對賬單：是銀行和企業(yè)核對賬務的聯(lián)系單，也是證實企業(yè)業(yè)務往來的記錄，也可以作為企業(yè)資金流動的依據(jù)。3.納稅申報表：是納稅人履行納稅義務，按期向稅務機關申報納稅期應繳稅額時應填報的表格。4.會計檔案移交清冊：記錄會計檔案從一個部門或人員移交至另一個部門或人員時相關信息的文件。5.會計檔案保管清冊：詳細記錄會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點等信息的文件。6.會計檔案銷毀清冊：記錄會計檔案銷毀過程中相關信息的文件，包括銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。三、會計檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.會計憑證應按記賬憑證的編號順序排列，連同所附的原始憑證一并折疊整齊，加具封面、封底，并在裝訂處加封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應按賬頁順序編號，加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。3.財務會計報告應按規(guī)定的格式和內(nèi)容進行編制，裝訂成冊，并加蓋單位公章。4.其他會計資料應分類整理，按順序編號，裝訂成冊，并加具封面。（二）歸檔流程1.各會計崗位在每月末或每季度末，將本崗位負責的會計資料進行整理、核對，確保資料的準確性和完整性。2.整理好的會計資料應及時移交至檔案管理部門。檔案管理部門在接收會計資料時，應認真核對資料的種類、數(shù)量、內(nèi)容等是否與移交清冊一致，并辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門對接收的會計資料進行進一步的整理和分類，按照保管期限和類別進行編號，建立會計檔案目錄，并將會計資料存放于指定的檔案柜中。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊保管期限為30年。2.月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年。3.年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊為永久保管。4.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表保管期限為10年。（二）保管地點1.公司應設立專門的會計檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施。2.會計檔案應存放在專用的檔案柜中，并按照類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.檔案管理部門應定期對會計檔案進行檢查和核對，確保檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應及時采取措施進行修復或處理。2.會計檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。3.電子會計檔案應存儲在磁性介質(zhì)上，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，應建立電子會計檔案的存儲管理制度，確保電子會計檔案的安全與完整。五、會計檔案的查閱與復制（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案需經(jīng)財務負責人批準，并在檔案管理部門進行查閱。查閱時，檔案管理部門應安排專人負責陪同，確保查閱過程的合規(guī)性。2.外部單位查閱會計檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)公司負責人批準。查閱時，應按照公司的相關規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并由檔案管理部門安排專人負責陪同。（二）查閱程序1.查閱人員應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交相關審批人進行審批。2.審批通過后，查閱人員應到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，提供相應的會計檔案，并記錄查閱人員的姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應在指定的地點進行查閱，不得擅自將會計檔案帶出檔案管理部門。查閱過程中，應保持會計檔案的整潔和完整，不得在會計檔案上進行涂改、標記、抽換等操作。（三）復制規(guī)定1.如需復制會計檔案，查閱人員應填寫《會計檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、復制用途、復制份數(shù)等信息，并提交相關審批人進行審批。2.審批通過后，檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行復制，并在復制件上加蓋“已復制”印章。復制件應與原件核對無誤，并由檔案管理部門進行登記。3.復制會計檔案的費用由查閱人員承擔。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門會同財務部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》應經(jīng)單位負責人簽署意見后，報上級主管部門備案。3.銷毀會計檔案時，應由檔案管理部門、財務部門和審計部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進行清點核對；銷毀后，應當在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。（三）特殊情況處理1.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要信息的會計檔案，應按照國家有關保密規(guī)定進行銷毀，確保信息安全。2.對于采用電子存儲方式的會計檔案，在銷毀電子數(shù)據(jù)時，應確保數(shù)據(jù)已被徹底刪除，無法恢復。同時，應對銷毀過程進行記錄，并由相關人員簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對會計檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案的整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.財務部門應加強對會計檔案管理工作的日常監(jiān)督，確保會計檔案管理工作的規(guī)范運行。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時督促相關部門進行整改。（二）外部檢查1.接受財政、審計、稅務等部門的監(jiān)督檢查時，公司應積極配合，如