PAGE高校檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為了加強高校檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高學校管理水平和辦學效益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《高等學校檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)，結合本校實際情況，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度匯編適用于本校各部門、各單位及全體教職員工和學生在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由學校綜合檔案室負責全校檔案的統(tǒng)籌管理，各部門、各單位應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映學校各項工作的歷史面貌和發(fā)展過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集學校在教學、科研、管理、服務等各項活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理信息化水平，為學校各項工作和社會利用提供便捷、高效的檔案服務。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案工作規(guī)章制度，并組織實施。2.負責全校檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管全校各部門、各單位移交的檔案，并進行科學分類、編號、編目等工作。3.建立健全檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用，推進檔案管理現(xiàn)代化。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具和參考資料，為學校教學、科研、管理等工作提供檔案信息服務，積極做好檔案編研工作，編輯出版檔案史料。5.負責對全校檔案工作進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案工作人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理隊伍素質(zhì)。6.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案實體和信息的安全，定期對檔案進行鑒定、銷毀等工作。（二）各部門、各單位檔案工作小組1.負責本部門、本單位檔案工作的組織領導，明確專人負責檔案工作，確保檔案工作順利開展。2.按照學校檔案管理規(guī)定，負責收集、整理本部門、本單位在工作活動中形成的各類文件材料，定期向?qū)W校綜合檔案室移交。3.協(xié)助學校綜合檔案室開展檔案業(yè)務培訓、檔案編研等工作，積極提供檔案利用線索和相關資料。4.對本部門、本單位檔案的安全保管負責，配合學校綜合檔案室做好檔案安全檢查等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群類檔案包括學校黨委、工會、團委等組織在工作中形成的各類文件材料，如會議文件、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、黨團組織建設材料、紀檢監(jiān)察材料等。2.行政類檔案學校行政部門在行政管理活動中形成的文件材料，如學校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結、會議紀要、規(guī)章制度、人事任免文件、各類統(tǒng)計報表、外事活動材料等。3.教學類檔案涵蓋教學管理、教學實踐、教學研究等方面形成的文件材料，如教學計劃、教學大綱、課程表、教材、教案、試卷、實習報告、畢業(yè)論文（設計）、教學成果材料等。4.科研類檔案包括科研項目申報、立項、研究、結題等全過程形成的文件材料，如科研項目申請書、任務書、開題報告、研究報告、論文著作、科研成果鑒定材料、獎勵證書等。5.基本建設類檔案學?；窘ㄔO項目從項目規(guī)劃、設計、施工到竣工驗收等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，如項目可行性研究報告、設計圖紙、施工文件、工程變更記錄、竣工驗收報告等。6.儀器設備類檔案儀器設備的申購、驗收、使用、維護、報廢等過程中形成的文件材料，如申購計劃、合同協(xié)議、驗收報告、使用說明書、維修記錄、報廢審批文件等。7.財會類檔案學校財務工作中產(chǎn)生的各類憑證、賬簿、報表等文件材料，如會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、財務預決算文件等。8.學生類檔案學生從入學到畢業(yè)整個過程中形成的個人檔案材料，包括高考報名材料、錄取通知書、學籍檔案、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)鑒定、學位授予材料等。（二）歸檔要求1.各部門、各單位應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時收集本部門、本單位工作活動中產(chǎn)生的各類文件材料，做到應收盡收。2.歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。文件材料應采用A4紙型，左側(cè)裝訂，保持整齊美觀。3.歸檔的文件材料應按照分類方案進行整理，遵循文件材料形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。4.各部門、各單位應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并向?qū)W校綜合檔案室移交。移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的門類進行分類，分為黨群類、行政類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、財會類、學生類等八大類。2.每大類下再根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進行二級分類，如黨群類檔案可分為黨委工作、工會工作、團委工作等；行政類檔案可分為學校管理、人事管理、行政管理等。3.二級分類下可根據(jù)檔案的時間順序、重要程度等進行進一步細分，形成具體的分類目錄。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結構。2.全宗號：本校全宗號為[具體全宗號]。3.目錄號：根據(jù)檔案分類設置，每大類檔案對應一個目錄號，如黨群類檔案目錄號為1，行政類檔案目錄號為2等。4.案卷號：按照檔案整理的先后順序，每一卷檔案賦予一個案卷號。5.件號：對于以“件”為單位整理的檔案，每件檔案賦予一個件號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。2.案卷目錄應詳細記錄案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應記錄文件編號、責任者、題名、日期、頁號等信息。4.備考表應記錄本卷檔案的整理情況、缺損情況、補充說明等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.學校綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。庫房面積應根據(jù)學校檔案數(shù)量和發(fā)展需求合理確定。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設備、消防設備、防蟲藥品投放設備等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如學校發(fā)展規(guī)劃、重大改革決策文件、重要會議記錄、人事任免文件、教學科研成果等。2.長期保管的檔案在相當長的時期內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。如一般教學文件、科研項目中期檢查材料、行政事務性文件等。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。如臨時性工作文件、一般性統(tǒng)計報表等。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員職責，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案實體安全。2.對檔案進行科學存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。同時，對不同保管期限、不同密級的檔案進行分開存放。3.做好檔案庫房的溫濕度調(diào)控工作，將庫房溫度控制在[適宜溫度范圍]℃，濕度控制在[適宜濕度范圍]%。定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，采取相應的調(diào)控措施。4.加強對檔案保管設備的維護和管理，定期檢查檔案密集架、消防設備、防蟲藥品投放設備等的運行情況，確保設備正常運行。5.對電子檔案進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，異地存放備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進行檢測和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。六、檔案的利用（一）利用方式1.查閱利用本校教職員工、學生因工作、學習需要，可憑有效證件到學校綜合檔案室查閱檔案。查閱時應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱利用因特殊情況需要借閱檔案的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]天，借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.出具證明學校綜合檔案室可根據(jù)檔案內(nèi)容，為校內(nèi)外單位或個人出具檔案證明。出具證明時應嚴格審核檔案材料，確保證明內(nèi)容真實準確，并加蓋檔案管理部門印章。（二）利用手續(xù)1.查閱利用手續(xù)查閱人應先到學校綜合檔案室填寫查閱登記表，說明查閱目的和內(nèi)容。檔案管理人員根據(jù)查閱需求提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人應在查閱登記表上簽字確認。2.借閱利用手續(xù)借閱人應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。審批通過后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領取檔案。借閱人應在借閱期限屆滿前歸還檔案，如需延期借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。3.出具證明手續(xù)申請出具檔案證明的單位或個人應填寫證明申請表，注明證明內(nèi)容、用途等信息，并提供相關證明材料。檔案管理人員對申請材料進行審核后，根據(jù)檔案內(nèi)容出具證明，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用限制1.涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱和利用。2.查閱、借閱檔案時，應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、拍攝檔案內(nèi)容。確因工作需要摘抄、復制、拍攝的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。3.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理部門，并采取相應的補救措施。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應從檔案內(nèi)容的真實性、完整性、準確性等方面進行綜合評估，確保鑒定結果準確可靠。3.對于涉及重要歷史事件、重要人物、重要決策等具有特殊意義的檔案，即使已到保管期限，也應適當延長保管期限或永久保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進行鑒定后，提出存毀意見，填寫檔案鑒定意見書。2.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見書，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核、學校分管領導批準后，方可進行檔案銷毀工作。4.檔案銷毀工作應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關