PAGE檔案設(shè)施管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案設(shè)施管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案設(shè)施的部門和人員，包括檔案庫(kù)房、檔案整理場(chǎng)所、檔案查閱室等相關(guān)設(shè)施的管理。（三）基本原則1.合法性原則：檔案設(shè)施管理必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.安全性原則：確保檔案設(shè)施能夠有效保護(hù)檔案實(shí)體安全，防止檔案受損、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.實(shí)用性原則：設(shè)施配備應(yīng)滿足檔案管理工作實(shí)際需求，便于檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱和利用。4.規(guī)范性原則：各項(xiàng)設(shè)施的使用、維護(hù)、更新等操作應(yīng)遵循規(guī)范流程，保證管理工作有序進(jìn)行。二、檔案設(shè)施建設(shè)與配備（一）檔案庫(kù)房1.選址要求檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥、通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源以及腐蝕性物質(zhì)存放區(qū)域。庫(kù)房所在建筑應(yīng)結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，具有較好的抗震性能，確保檔案存儲(chǔ)安全。2.面積規(guī)劃根據(jù)公司檔案數(shù)量及未來發(fā)展規(guī)劃，合理確定檔案庫(kù)房面積。一般應(yīng)按照每平方米存儲(chǔ)[X]卷（件）檔案的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行估算。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)劃分出不同功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、盤點(diǎn)區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持合理的空間布局，便于操作和管理。3.建筑結(jié)構(gòu)庫(kù)房墻體應(yīng)采用隔熱、保溫、防火、防潮性能良好的材料建造，厚度不低于[X]厘米。地面應(yīng)平整、光潔、耐磨，具有良好的防潮性能，可采用防靜電地板或其他適宜材料鋪設(shè)。天花板應(yīng)密封良好，無裂縫、孔洞，便于清潔和維護(hù)，同時(shí)應(yīng)設(shè)置通風(fēng)口和消防噴頭等設(shè)施。4.溫濕度控制配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫(kù)房溫度保持在[14℃24℃]范圍內(nèi)，相對(duì)濕度保持在[45%60%]之間。設(shè)置溫濕度監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)記錄庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)，以便及時(shí)調(diào)整環(huán)境參數(shù)。5.防火防盜安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，如煙霧探測(cè)器、滅火器、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。庫(kù)房門窗應(yīng)堅(jiān)固防盜，窗戶應(yīng)安裝防盜網(wǎng)，門應(yīng)采用防火、防盜性能良好的防盜門，并配備門鎖、門禁系統(tǒng)等安全設(shè)施。6.防蟲防鼠在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置防蟲、防鼠設(shè)施，如防蟲網(wǎng)、擋鼠板、鼠夾、鼠藥投放點(diǎn)等，并定期進(jìn)行清理和更換。對(duì)檔案存儲(chǔ)架、柜等設(shè)施進(jìn)行防蟲處理，可采用防蟲涂料或放置驅(qū)蟲物品等方式。（二）檔案整理場(chǎng)所1.環(huán)境要求整理場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，避免灰塵、噪音等對(duì)檔案整理工作的干擾。配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，滿足檔案整理人員日常工作需求。2.安全防護(hù)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)整理場(chǎng)所進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案整理過程的安全。配備防火設(shè)備，如滅火器等，并定期檢查其有效性。（三）檔案查閱室1.布局設(shè)置查閱室應(yīng)合理劃分查閱區(qū)域、休息區(qū)域等，為查閱人員提供舒適、便捷的查閱環(huán)境。查閱區(qū)域應(yīng)配備足夠數(shù)量的桌椅、照明設(shè)備等，確保查閱人員能夠清晰地查閱檔案資料。2.安全管理查閱室內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案查閱登記臺(tái)賬，對(duì)查閱人員的基本信息、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。配備監(jiān)控設(shè)備，對(duì)查閱過程進(jìn)行全程監(jiān)控，防止檔案資料被違規(guī)帶出或損壞。查閱室內(nèi)應(yīng)設(shè)置防火、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料和查閱人員的安全。三、檔案設(shè)施使用與操作規(guī)范（一）檔案庫(kù)房1.檔案上架檔案上架應(yīng)按照檔案分類編號(hào)順序進(jìn)行，確保檔案存放有序，便于查找和管理。上架時(shí)應(yīng)注意檔案的排列方向，保持整齊一致，避免檔案倒置或傾斜。2.檔案存儲(chǔ)檔案應(yīng)存放在專門的檔案存儲(chǔ)架、柜內(nèi)，不得隨意堆放。存儲(chǔ)架、柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，確保其無損壞、變形等情況。不同類型、不同保管期限的檔案應(yīng)分類存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.庫(kù)房出入管理庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格控制庫(kù)房出入人員。非庫(kù)房管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，記錄進(jìn)入時(shí)間、離開時(shí)間等信息。因工作需要進(jìn)入庫(kù)房的人員，必須在庫(kù)房管理人員的陪同下進(jìn)行操作，并遵守庫(kù)房?jī)?nèi)的各項(xiàng)規(guī)定。（二）檔案整理場(chǎng)所1.檔案整理流程檔案整理人員應(yīng)按照檔案整理工作規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等操作。在整理過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌和完整性，不得擅自涂改、損毀檔案。2.設(shè)備使用整理場(chǎng)所內(nèi)的辦公設(shè)備應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。電腦等設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，防止檔案信息泄露。（三）檔案查閱室1.查閱申請(qǐng)查閱檔案應(yīng)提前提交查閱申請(qǐng)，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到查閱室查閱檔案。查閱人員應(yīng)憑有效證件到查閱室辦理查閱手續(xù)，經(jīng)庫(kù)房管理人員核對(duì)身份信息和查閱申請(qǐng)后，領(lǐng)取檔案進(jìn)行查閱。2.查閱操作查閱人員應(yīng)在查閱室內(nèi)指定區(qū)域進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)庫(kù)房管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。查閱過程中應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還庫(kù)房管理人員，并辦理歸還手續(xù)。四、檔案設(shè)施維護(hù)與保養(yǎng)（一）定期檢查1.建立檔案設(shè)施定期檢查制度，庫(kù)房管理人員應(yīng)每周對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度、防火防盜、防蟲防鼠等設(shè)施進(jìn)行檢查，記錄檢查情況。2.每月對(duì)檔案整理場(chǎng)所和查閱室的設(shè)備、環(huán)境等進(jìn)行全面檢查，確保其正常運(yùn)行和符合安全要求。3.每季度對(duì)檔案存儲(chǔ)架、柜等設(shè)施進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、變形等情況，如有問題應(yīng)及時(shí)維修或更換。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.檔案設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)工作應(yīng)根據(jù)設(shè)施的特點(diǎn)和使用情況，制定詳細(xì)的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，并嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行操作。2.對(duì)溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備等安全設(shè)施，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)和檢測(cè)，確保其性能良好，能夠正常發(fā)揮作用。3.對(duì)檔案存儲(chǔ)架、柜等設(shè)施，應(yīng)定期進(jìn)行清潔、潤(rùn)滑、防銹等保養(yǎng)工作，延長(zhǎng)其使用壽命。4.對(duì)辦公設(shè)備如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)按照設(shè)備使用說明書的要求進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，定期更換耗材，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）故障維修1.當(dāng)檔案設(shè)施出現(xiàn)故障時(shí)，庫(kù)房管理人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并填寫故障維修記錄，詳細(xì)記錄故障發(fā)生時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修過程等信息。2.對(duì)于一般性故障，庫(kù)房管理人員應(yīng)具備一定的維修技能，能夠自行進(jìn)行維修。對(duì)于較為復(fù)雜或無法自行解決的故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。3.維修完成后，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保設(shè)施恢復(fù)正常運(yùn)行，并在故障維修記錄上簽字確認(rèn)。五、檔案設(shè)施更新與報(bào)廢（一）更新原則1.隨著公司檔案管理工作的發(fā)展和需求變化，以及檔案設(shè)施的使用年限和技術(shù)更新等因素，適時(shí)對(duì)檔案設(shè)施進(jìn)行更新。2.檔案設(shè)施更新應(yīng)遵循先進(jìn)、適用、經(jīng)濟(jì)的原則，確保更新后的設(shè)施能夠滿足檔案管理工作的實(shí)際需求，提高管理效率和質(zhì)量。（二）更新流程1.由檔案管理部門根據(jù)檔案設(shè)施的現(xiàn)狀和工作需求，提出檔案設(shè)施更新申請(qǐng)，詳細(xì)說明更新的原因、設(shè)施名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由公司采購(gòu)部門按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)。3.新購(gòu)置的檔案設(shè)施到貨后，由檔案管理部門和庫(kù)房管理人員共同進(jìn)行驗(yàn)收，檢查設(shè)施的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并按照規(guī)定進(jìn)行安裝調(diào)試。（三）報(bào)廢處理1.檔案設(shè)施因損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)、技術(shù)落后不再適用或使用年限已滿等原因，需要進(jìn)行報(bào)廢處理時(shí)，由檔案管理部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，填寫檔案設(shè)施報(bào)廢申請(qǐng)表，說明報(bào)廢原因、設(shè)施名稱、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門進(jìn)行審核。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.批準(zhǔn)報(bào)廢的檔案設(shè)施，由公司