PAGE價(jià)格認(rèn)證檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)價(jià)格認(rèn)證檔案管理，確保價(jià)格認(rèn)證工作中形成的各類檔案真實(shí)、完整、有效，便于查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及價(jià)格認(rèn)證工作形成的檔案管理，包括但不限于價(jià)格認(rèn)證委托書(shū)、價(jià)格認(rèn)證調(diào)查資料、價(jià)格認(rèn)證結(jié)論書(shū)、相關(guān)文件及往來(lái)信函等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則價(jià)格認(rèn)證檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映價(jià)格認(rèn)證工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料齊全。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善價(jià)格認(rèn)證檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理價(jià)格認(rèn)證檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）價(jià)格認(rèn)證業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在價(jià)格認(rèn)證工作中形成檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對(duì)本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案管理的各項(xiàng)工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案查閱人員提供服務(wù)，做好查閱登記和檔案歸還工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告檔案管理情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.價(jià)格認(rèn)證委托書(shū)，包括委托方基本信息、委托事項(xiàng)、委托時(shí)間等。2.價(jià)格認(rèn)證調(diào)查資料，如市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)、成本核算資料、相關(guān)案例分析等。3.價(jià)格認(rèn)證工作過(guò)程中形成的各類文件，如內(nèi)部審批文件、會(huì)議紀(jì)要、工作記錄等。4.價(jià)格認(rèn)證結(jié)論書(shū)，包括認(rèn)證結(jié)論、價(jià)格依據(jù)、認(rèn)證說(shuō)明等。5.與價(jià)格認(rèn)證相關(guān)的往來(lái)信函、傳真、電子郵件等。6.其他與價(jià)格認(rèn)證工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.價(jià)格認(rèn)證業(yè)務(wù)部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案資料收集齊全，確保無(wú)遺漏。對(duì)于重要資料，應(yīng)進(jìn)行備份保存。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得擅自修改、涂抹或偽造。3.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，符合檔案保存要求。（三）整理方法1.分類按照價(jià)格認(rèn)證工作流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為委托類、調(diào)查類、結(jié)論類、其他類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如調(diào)查類可分為市場(chǎng)調(diào)研、成本核算等子類別。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年份+流水號(hào)的方式進(jìn)行編制，如2023001表示2023年的第一份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并根據(jù)檔案的增減變化及時(shí)更新。4.裝訂對(duì)紙張較多、較厚的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得影響查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.價(jià)格認(rèn)證業(yè)務(wù)部門整理好檔案資料后，填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.將檔案資料連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門。檔案管理部門接收后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，核對(duì)無(wú)誤后在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照檔案分類和編號(hào)要求，將檔案資料進(jìn)行歸檔存放。（二）保管期限1.價(jià)格認(rèn)證檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和性質(zhì)分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要包括涉及重大價(jià)格認(rèn)證項(xiàng)目、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為30年，主要包括一般性價(jià)格認(rèn)證項(xiàng)目的檔案。短期保管的檔案保管期限一般為10年，主要包括臨時(shí)性或一次性價(jià)格認(rèn)證項(xiàng)目的檔案。2.檔案保管期限的確定由檔案管理部門會(huì)同價(jià)格認(rèn)證業(yè)務(wù)部門根據(jù)檔案的實(shí)際情況共同研究決定，并在檔案目錄中注明。（三）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防磁等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，檢查檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱價(jià)格認(rèn)證檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的及查閱檔案的范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等重要檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱價(jià)格認(rèn)證檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，并在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人員姓名、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱目的等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表或批準(zhǔn)文件，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞或撕毀。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記簿上注明歸還日期。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案資料完整無(wú)損。（三）利用規(guī)定1.價(jià)格認(rèn)證檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的或損害公司/組織利益。2.利用檔案形成的資料、報(bào)告等，如需對(duì)外提供或公開(kāi)披露，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.全面審查原則鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管狀況，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.嚴(yán)格審批原則檔案銷毀應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、價(jià)格認(rèn)證業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管狀況，確定其是否仍有保存價(jià)值。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清單，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.將檔案銷毀清單報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在檔案目錄中注明該檔案已銷毀，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立價(jià)格認(rèn)證檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和信息化水平，方便檔案的查閱、檢索和利用。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案的基本信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于檔案的變更信息，如保管期限調(diào)整、查閱記錄等，應(yīng)及時(shí)錄入系統(tǒng)。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)系統(tǒng)。