PAGE專門檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專門檔案的科學(xué)管理，確保專門檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及所屬單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的專門檔案的管理。專門檔案包括但不限于項(xiàng)目檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司專門檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門及所屬單位應(yīng)確保專門檔案的形成過程完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.安全保密原則加強(qiáng)專門檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司專門檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司專門檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門及所屬單位的專門檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。4.參與公司重大項(xiàng)目、科研課題等業(yè)務(wù)活動(dòng)，對(duì)檔案工作進(jìn)行全程跟蹤和指導(dǎo)，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提高檔案管理的信息化水平。6.定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為公司決策提供檔案信息支持。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位專門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的日常管理工作，并按照公司檔案管理部門的要求，及時(shí)將檔案移交歸檔。3.配合公司檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、監(jiān)督檢查等工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。三、專門檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同協(xié)議、項(xiàng)目施工過程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。2.科研檔案涵蓋科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、科研項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書、科研實(shí)驗(yàn)記錄、科研成果報(bào)告、科研論文著作、科研獎(jiǎng)勵(lì)證書等。3.人事檔案包含員工個(gè)人基本信息、履歷材料、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評(píng)定材料、考核獎(jiǎng)懲材料、工資福利材料、勞動(dòng)合同等。4.財(cái)務(wù)檔案有會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件等。5.設(shè)備檔案包括設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄、設(shè)備安裝調(diào)試文件、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢文件等。6.聲像檔案涉及公司重大活動(dòng)照片、錄像、錄音資料，以及公司重要工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的聲像記錄。7.電子檔案包括公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子報(bào)表、電子郵件等。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專門檔案的收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時(shí)收集本部門及所屬單位的檔案資料。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合要求。3.對(duì)于重要業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案資料，應(yīng)實(shí)行同步收集，確保檔案資料與業(yè)務(wù)活動(dòng)的一致性。（三）整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值等級(jí)，便于保管和利用。2.整理方法概述項(xiàng)目檔案：按照項(xiàng)目階段進(jìn)行分類整理，同一項(xiàng)目的文件材料應(yīng)集中排列，編目編號(hào)。科研檔案：根據(jù)科研項(xiàng)目類別和研究階段進(jìn)行分類，建立科研項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，逐件編號(hào)、編目。人事檔案：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立個(gè)人檔案盒，采用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案目錄格式。財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行分類，采用會(huì)計(jì)憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。設(shè)備檔案：依據(jù)設(shè)備型號(hào)和使用部門進(jìn)行分類，建立設(shè)備檔案袋，將設(shè)備相關(guān)文件材料依次排列。聲像檔案：按照形成時(shí)間、主題內(nèi)容等進(jìn)行分類，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理。電子檔案：按照文件的類別、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、專門檔案的保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火保險(xiǎn)柜、溫濕度計(jì)、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案在借閱過程中的安全，歸還時(shí)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性。4.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案信息的安全。五、專門檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)專門檔案的鑒定工作。2.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀價(jià)值。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)形成鑒定工作報(bào)告，對(duì)鑒定工作的組織實(shí)施、鑒定標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況、鑒定結(jié)果等進(jìn)行總結(jié)和分析。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行集中銷毀，嚴(yán)禁將檔案出售或轉(zhuǎn)送他人。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的徹底性和安全性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔保存。六、專門檔案的利用（一）利用范圍與方式1.利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及所屬單位的專門檔案；因特殊情況需要查閱其他部門檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。外部單位因工作需要查閱公司專門檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行查閱登記手續(xù)。2.利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（二）利用審批流程1.公司員工查閱、借閱本部門及所屬單位檔案的，由本部門檔案管理人員審核，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.公司員工查閱、借閱其他部門檔案的，應(yīng)填寫查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審核，檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司專門檔案的，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用登記與反饋1.檔案管理部門應(yīng)建立專門檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.利用人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)專門檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門及所屬單位應(yīng)按照公司電子檔案管理要求，及時(shí)收集本部門及所屬單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子文件，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的分類方案進(jìn)行整理，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的有序存儲(chǔ)。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、作者、來(lái)源、格式等信息，以便于電子檔案的檢索和利用。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度和濕度。3.電子檔案?jìng)浞輵?yīng)采用異地備份方式，確保在本地存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)電子檔案數(shù)據(jù)。（三）電子檔案的利用與安全管理1.電子檔案利用應(yīng)通過公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，利用人員應(yīng)按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行操作，確保電子檔案的安全。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問、篡改或刪除。3.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，功能正常。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集與整理1.各部門及所屬單位應(yīng)重視聲像檔案的收集工作，及時(shí)收集本部門及所屬單位在重大活動(dòng)、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等過程中形成的聲像資料，并確保聲像資料的質(zhì)量。2.聲像檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、主題內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，建立聲像檔案冊(cè)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。3.對(duì)聲像檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（二）聲像檔案的保管與利用1.聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備上，如光