PAGE檔案管理追責制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，明確檔案管理工作中各環(huán)節(jié)的責任，規(guī)范檔案管理行為，特制定本追責制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內所有涉及檔案管理工作的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.責任明確原則：清晰界定檔案管理各環(huán)節(jié)的責任主體，做到責任到人，便于追究和監(jiān)督。3.預防為主原則：通過制度約束和流程規(guī)范，預防檔案管理中各類違規(guī)行為和風險的發(fā)生。4.實事求是原則：在追究責任時，以事實為依據，客觀公正地認定責任。二、檔案管理職責分工及責任界定（一）檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度：負責制定和完善本公司/組織的檔案管理制度、流程和標準，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：指導和監(jiān)督各部門做好檔案的收集、整理工作，定期對各部門檔案進行檢查和驗收，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管與維護：負責檔案庫房的建設、管理和維護，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜，配備必要的檔案保管設備和設施，定期對檔案進行清查和盤點，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案利用服務：建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司/組織內部各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱等利用服務，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，做好利用記錄。5.檔案信息化建設：推進檔案信息化工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標準，定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經批準后組織實施檔案銷毀工作，確保銷毀檔案的真實性和徹底性。責任界定：檔案管理部門若未履行上述職責，導致檔案管理出現(xiàn)問題，如檔案收集不完整、整理不規(guī)范、保管不善、利用服務不到位、信息化建設滯后、鑒定銷毀失誤等，將承擔相應的管理責任。（二）各部門兼職檔案員職責1.檔案收集與整理：負責本部門各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料齊全、完整、準確，按照檔案管理部門規(guī)定的分類標準和整理方法進行整理。2.檔案移交：定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)，確保檔案交接清晰、準確。3.檔案日常管理：協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的日常管理工作，如檔案借閱登記、歸還檢查等，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。責任界定：各部門兼職檔案員若未履行上述職責，導致本部門檔案管理出現(xiàn)問題，如文件材料收集不全、整理混亂、移交不及時、日常管理不善等，將承擔直接責任。（三）檔案形成部門職責1.文件材料形成：各部門在工作過程中應及時形成各類文件材料，確保文件材料的真實性、準確性和完整性，按照檔案管理要求進行規(guī)范制作和標識。2.文件材料積累：負責對本部門形成的文件材料進行積累，指定專人負責，避免文件材料散失或遺漏。3.文件材料質量控制：對本部門形成的重要文件材料進行質量審核，確保文件內容符合法律法規(guī)和公司/組織要求。責任界定：檔案形成部門若未履行上述職責，導致形成的文件材料不符合要求，影響檔案整體質量，將承擔源頭責任。（四）檔案利用部門及人員職責1.利用申請與登記：按照規(guī)定填寫檔案利用申請表，明確利用目的、范圍和期限等，經審批后到檔案管理部門辦理利用手續(xù)，進行登記。2.檔案使用與保管：在檔案利用過程中，應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、拍照、傳播檔案內容，確保檔案安全和完整。3.按時歸還：利用完畢后，應按時將檔案歸還至檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告并承擔相應責任。責任界定：檔案利用部門及人員若違反上述規(guī)定，導致檔案損壞、丟失、泄密或超期未還等問題，將承擔使用不當責任。三、檔案管理工作流程及責任追究（一）檔案收集1.流程：各部門兼職檔案員按照檔案收集范圍和要求，定期收集本部門形成及辦理完畢的文件材料，進行初步整理后移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行檢查驗收，對不符合要求的檔案退回原部門補充完善。2.責任追究：若兼職檔案員未按時收集文件材料或收集的文件材料不齊全、不準確，導致檔案收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，由兼職檔案員承擔直接責任。檔案管理部門未認真履行檢查驗收職責，接收不符合要求的檔案，檔案管理部門負責人承擔管理責任。（二）檔案整理1.流程：檔案管理部門按照檔案分類標準和整理規(guī)范，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案排列有序、標識清晰、便于查找和利用。2.責任追究：檔案管理人員在整理過程中，如因操作失誤導致檔案整理錯誤、混亂，影響檔案質量和利用，檔案管理人員承擔直接責任。檔案管理部門負責人對整理工作監(jiān)督不力，承擔管理責任。（三）檔案保管1.流程：檔案管理部門將整理好的檔案入庫保管，建立檔案庫房管理制度，定期對檔案進行清查盤點，檢查檔案保管狀況，做好溫濕度記錄等。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設備設施，確保檔案安全。2.責任追究：檔案管理人員未按照規(guī)定對檔案進行保管，如未及時發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，或因保管設備設施故障導致檔案受損，檔案管理人員承擔直接責任。檔案管理部門負責人對保管工作監(jiān)督不到位，承擔管理責任。（四）檔案利用1.流程：檔案利用部門及人員填寫檔案利用申請表，經審批后到檔案管理部門辦理借閱等手續(xù)，檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案，并做好利用登記。利用完畢后，利用人員按時歸還檔案，檔案管理部門進行歸還檢查。2.責任追究：利用人員未按照規(guī)定辦理利用手續(xù)、擅自擴大利用范圍、超期未還檔案或損壞丟失檔案，利用人員承擔直接責任。檔案管理部門未嚴格履行利用手續(xù)辦理和歸還檢查職責，檔案管理部門負責人承擔管理責任。（五）檔案鑒定與銷毀1.流程：檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，根據檔案保管期限和價值鑒定標準，對檔案進行鑒定，提出存毀意見。經批準后，對需銷毀的檔案進行造冊登記，采用適當方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。2.責任追究：鑒定小組人員未認真履行鑒定職責，導致檔案鑒定失誤，鑒定小組相關人員承擔直接責任。檔案管理部門未嚴格按照審批程序組織銷毀工作，或銷毀過程中出現(xiàn)檔案丟失未徹底銷毀等情況,檔案管理部門負責人承擔管理責任。四、檔案管理違規(guī)行為及責任追究方式（一）違規(guī)行為1.檔案丟失或損壞：因保管不善、操作失誤、違規(guī)利用等原因，導致檔案丟失、損毀或嚴重損壞，影響檔案的完整性和可用性。2.檔案泄密：違反檔案保密規(guī)定，擅自將檔案內容泄露給無關人員，造成公司/組織信息安全事故。3.檔案整理不規(guī)范：未按照檔案管理標準和規(guī)范進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，導致檔案管理混亂，查找利用困難。4.檔案收集不完整：未及時、全面收集應歸檔的文件材料，或故意遺漏重要文件，影響檔案的真實性和完整性。5.檔案利用違規(guī)：未經審批擅自利用檔案、超范圍利用檔案、轉借檔案、擅自復制或傳播檔案內容等。6.檔案鑒定與銷毀失誤：在檔案鑒定過程中，未按照規(guī)定標準進行鑒定，導致檔案存毀不當；或在檔案銷毀過程中，未嚴格履行審批和銷毀程序，造成檔案流失或未徹底銷毀。（二）責任追究方式1.批評教育：對于初次出現(xiàn)輕微檔案管理違規(guī)行為，未造成嚴重后果的，由檔案管理部門或所在部門對責任人進行批評教育，責令其立即改正。2.警告：對違規(guī)行為性質較為嚴重，但尚未構成重大損失的，給予責任人警告處分，并要求其采取措施挽回損失或消除影響。3.罰款：根據違規(guī)行為造成的損失大小和情節(jié)輕重，對責任人處以一定金額的罰款，罰款金額根據公司/組織相關規(guī)定執(zhí)行。4.降職或撤職：對于因違規(guī)行為導致檔案管理工作出現(xiàn)重大失誤，給公司/組織造成較大損失或不良影響的，給予責任人降職或撤職處分。5.解除勞動合同：對違規(guī)行為情節(jié)特別嚴重，給公司/組織帶來重大損失或嚴重損害公司/組織利益的，依法解除與責任人的勞動合同，并依法追究其法律責任。五、檔案管理責任追究程序（一）發(fā)現(xiàn)與報告1.檔案管理部門、各部門兼職檔案員或其他相關人員在工作中發(fā)現(xiàn)檔案管理違規(guī)行為后，應及時向檔案管理部門負責人報告。2.報告內容應包括違規(guī)行為發(fā)生的時間、地點、涉及人員、具體情況及初步判斷的影響等。（二）調查與核實1.檔案管理部門負責人接到報告后，應立即組織成立調查小組，對違規(guī)行為進行調查核實。2.調查小組通過查閱檔案資料、詢問相關人員、實地查看等方式，收集證據，查明違規(guī)行為的事實、原因和后果。3.在調查過程中，應充分聽取被調查人的陳述和申辯，確保調查結果客觀公正。（三）責任認定1.調查小組根據調查核實的情況，依據本制度相關規(guī)定，對違規(guī)行為的責任主體和責任程度進行認定。2.責任認定結果應形成書面報告，明確責任主體、違規(guī)行為事實、責任認定依據和責任追究建議等內容。（四）審批與執(zhí)行1.責任認定報告提交公司/組織管理層審批，管理層根據報告內容做出責任追究決定。2.責任追究決定應及時通知責