PAGE醫(yī)院檔案各項(xiàng)規(guī)章制度一、總則1.目的醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是醫(yī)院科學(xué)管理和持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。2.適用范圍本規(guī)章制度適用于醫(yī)院各科室、各部門(mén)以及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的行為規(guī)范。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全院檔案工作。真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。完整性原則：確保檔案的齊全完整，涵蓋醫(yī)院工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)。保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密和患者隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)1.醫(yī)院檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理醫(yī)院的各類檔案，包括文書(shū)檔案、醫(yī)療檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，確保檔案的安全與完整。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案管理的規(guī)范化水平。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。組織檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息支持，積極開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料和大事記等。對(duì)各科室、各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)，提高全院檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.科室檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本科室檔案的齊全完整。按照醫(yī)院檔案管理部門(mén)的要求，做好本科室檔案的分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，建立本科室檔案檢索工具。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，對(duì)本科室檔案的安全保密負(fù)責(zé)，不得擅自銷毀、出借或丟失檔案。積極配合醫(yī)院檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，及時(shí)提供本科室相關(guān)檔案資料。接受醫(yī)院檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，參加檔案工作培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理1.收集范圍文書(shū)檔案：醫(yī)院在行政管理、黨團(tuán)工作、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等方面形成的各類文件材料，包括上級(jí)文件、醫(yī)院文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)、合同協(xié)議等。醫(yī)療檔案：患者的門(mén)診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄、醫(yī)囑單等醫(yī)療文書(shū)資料?？蒲袡n案：醫(yī)院承擔(dān)的科研項(xiàng)目研究過(guò)程中形成的各類文件材料，包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、論文發(fā)表等。教學(xué)檔案：醫(yī)院在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面形成的文件材料，包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、講稿、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、實(shí)習(xí)報(bào)告等。人事檔案：醫(yī)院?jiǎn)T工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利、職稱評(píng)定等方面的文件材料。財(cái)務(wù)檔案：醫(yī)院在財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)管理等方面形成的各類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件材料。其他檔案：醫(yī)院在基本建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、外事活動(dòng)、醫(yī)院文化建設(shè)等方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.收集要求各科室、各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。檔案形成部門(mén)應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，不得積壓或散失。收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原貌，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理；醫(yī)療檔案按照患者就診順序進(jìn)行整理；科研檔案按照項(xiàng)目類別進(jìn)行整理；教學(xué)檔案按照教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行整理；人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理；財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理。檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。四、檔案的保管1.保管場(chǎng)所醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備等，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。確定檔案保管期限的原則：凡是反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。4.檔案的存放與排列檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。檔案排列應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列，便于查找和管理。5.檔案的清點(diǎn)與核對(duì)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案目錄一致，檔案無(wú)丟失、損壞等情況。每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清點(diǎn)核對(duì)工作，并做好記錄。五、檔案的利用1.利用范圍醫(yī)院內(nèi)部各科室、各部門(mén)因醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。外單位因工作需要，經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)，可查閱、借閱醫(yī)院相關(guān)檔案，但涉及醫(yī)院機(jī)密和患者隱私的檔案需嚴(yán)格按照規(guī)定辦理審批手續(xù)?；颊呒捌浼覍僭谵k理醫(yī)療糾紛、復(fù)印病歷等相關(guān)事宜時(shí)，可按照規(guī)定查閱、復(fù)印相關(guān)醫(yī)療檔案。2.利用手續(xù)醫(yī)院內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。外單位查閱、借閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱、借閱的檔案內(nèi)容、目的等，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱涉及醫(yī)院機(jī)密和患者隱私的檔案，需提供保密承諾書(shū)?；颊呒捌浼覍俨殚啞?fù)印病歷等醫(yī)療檔案，需按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，提供有效身份證件，經(jīng)治醫(yī)生簽署意見(jiàn)后，到醫(yī)院病案管理部門(mén)辦理查閱、復(fù)印手續(xù)。3.利用方式檔案查閱一般在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、人員等進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案利用情況。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作組織成立醫(yī)院檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家以及檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。鑒定檔案價(jià)值時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，全面衡量檔案對(duì)醫(yī)院工作的利用價(jià)值。3.鑒定程序檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀鑒定表》，報(bào)檔案鑒定工作小組審核。檔案鑒定工作小組對(duì)《檔案銷毀鑒定表》進(jìn)行審核，必要時(shí)可征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，簽署同意銷毀意見(jiàn)。經(jīng)審核同意銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.銷毀手續(xù)檔案銷毀工作應(yīng)在醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案銷毀清冊(cè)》進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和徹底性。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)。《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案鑒定與銷毀工作的重要依據(jù)。七、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，為醫(yī)院各科室、各部門(mén)提供便捷的檔案信息服務(wù)。2.數(shù)字化檔案管理流程檔案數(shù)字化掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息和全文信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與錄入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的關(guān)聯(lián)查詢。存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案信息化系統(tǒng)使用與管理醫(yī)院?jiǎn)T工應(yīng)按照規(guī)定使用檔案信息化管理系統(tǒng)，遵守系統(tǒng)操作規(guī)范，不得擅自修改、刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。八、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查機(jī)制醫(yī)院建立檔案工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各科室、各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全院檔案工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案工作中存在的問(wèn)題。2.檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。檔案工作的規(guī)范化程度，如檔案分類、編號(hào)、編目、裝訂等是否符合要求。檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化進(jìn)度、系統(tǒng)運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)安全等。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。3.檢查結(jié)果處理對(duì)