PAGE公司會計檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)的會計檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)會計檔案的整理、立卷、歸檔、保管和銷毀等工作，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。各分支機構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位會計檔案的管理工作，確保會計檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。總賬是根據(jù)總分類賬戶開設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類賬戶開設(shè)的賬簿，用于分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項；日記賬是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿。（三）財務(wù)會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。財務(wù)會計報告是指企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期的財務(wù)狀況和某一會計期間的經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件，主要包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表以及附注等。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的整理與立卷（一）整理要求1.會計憑證應(yīng)按記賬憑證編號順序，連同所附原始憑證一并整理。原始憑證應(yīng)折疊整齊，附在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，并在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。2.會計賬簿應(yīng)按總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿的順序進行整理。同一類賬簿應(yīng)按年份順序排列，每本賬簿應(yīng)在首頁貼上封面，注明賬簿名稱、年度、冊數(shù)等信息。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按年度、季度、月度順序整理，裝訂成冊，并在封面上注明報告名稱、年度、季度、月度、份數(shù)等信息。4.其他會計資料應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和類別進行分類整理，分別裝訂成冊，并在封面上注明資料名稱、年度、月份等信息。（二）立卷方法1.會計憑證應(yīng)按月立卷，每月將當(dāng)月的記賬憑證及所附原始憑證整理成冊，每冊厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。2.會計賬簿應(yīng)按年立卷，每年將當(dāng)年的各類賬簿整理成冊，每冊厚度應(yīng)根據(jù)賬簿的多少確定，一般不超過3厘米。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按年度立卷，每年將全年的財務(wù)會計報告整理成冊，每冊厚度應(yīng)根據(jù)報告的份數(shù)確定，一般不超過2厘米。4.其他會計資料應(yīng)根據(jù)資料的數(shù)量和性質(zhì)，適時進行立卷，每冊厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。（三）編號與標(biāo)識1.會計憑證應(yīng)在每冊封面右上角編號，編號應(yīng)連續(xù)，不得重號、漏號。2.會計賬簿應(yīng)在每冊封面右上角編號，編號應(yīng)連續(xù)，不得重號、漏號。同時，應(yīng)在賬簿扉頁上注明賬簿啟用日期、截止日期、頁數(shù)、冊數(shù)等信息。3.財務(wù)會計報告應(yīng)在每冊封面右上角編號，編號應(yīng)連續(xù)，不得重號、漏號。同時，應(yīng)在報告首頁注明報告名稱、年度、季度、月度、份數(shù)等信息。4.其他會計資料應(yīng)在每冊封面右上角編號，編號應(yīng)連續(xù)，不得重號、漏號。同時，應(yīng)在資料首頁注明資料名稱、年度、月份等信息。四、會計檔案的歸檔（一）歸檔時間1.會計憑證應(yīng)在月度終了后15日內(nèi)歸檔。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后30日內(nèi)歸檔。3.財務(wù)會計報告應(yīng)在年度終了后4個月內(nèi)歸檔。4.其他會計資料應(yīng)在形成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.會計檔案管理人員應(yīng)按照整理與立卷的要求，對會計檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檢查無誤后，會計檔案管理人員應(yīng)將會計檔案移交至公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在會計檔案移交清冊上簽字確認(rèn)，會計檔案移交清冊應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.公司檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對接收的會計檔案進行分類、編號、上架保管，并建立會計檔案目錄，以便于查詢和利用。五、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿的保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告的保管期限為年度財務(wù)會計報告永久保管，月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年。4.其他會計資料的保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立會計檔案索引，便于查找和利用。3.會計檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.會計檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。5.會計檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將會計檔案提供給無關(guān)人員查閱或復(fù)制，不得泄露會計檔案的內(nèi)容。（三）電子會計檔案的保管1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，采用電子計算機等電子設(shè)備生成、傳輸和存儲電子會計檔案，并確保電子會計檔案的真實性、完整性和可用性。2.電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.電子會計檔案應(yīng)采用加密技術(shù)進行加密處理，防止數(shù)據(jù)被篡改或泄露。4.電子會計檔案管理人員應(yīng)定期對電子會計檔案進行檢查和維護，確保電子會計檔案的正常讀取和使用。5.電子會計檔案的保管期限應(yīng)與紙質(zhì)會計檔案一致，電子會計檔案的銷毀應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行，并做好記錄。六、會計檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱登記手續(xù)應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.公司外部人員查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，同時辦理查閱登記手續(xù)。查閱登記手續(xù)應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱單位等信息。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密的會計檔案，不得查閱和復(fù)制。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫會計檔案查閱申請表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，并提交相關(guān)審批人簽字批準(zhǔn)。2.會計檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的會計檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人不得在會計檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得擅自復(fù)制、借出會計檔案。如需復(fù)制會計檔案，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理復(fù)制登記手續(xù)。復(fù)制登記手續(xù)應(yīng)包括復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息。4.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時將會計檔案歸還會計檔案管理人員，并在查閱登記冊上簽字確認(rèn)。（三）查閱記錄會計檔案管理人員應(yīng)建立會計檔案查閱記錄冊，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱單位等信息。查閱記錄冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、會計檔案的移交（一）移交范圍1.公司因分立、合并、撤銷等原因而終止的，應(yīng)將會計檔案移交給終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。2.公司所屬分支機構(gòu)因撤銷、合并等原因而終止的，應(yīng)將會計檔案移交給公司總部或其他指定的單位代管。3.公司內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整，涉及會計檔案移交的，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。（二）移交程序1.會計檔案移交單位應(yīng)編制會計檔案移交清冊，詳細(xì)列出移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等信息。2.會計檔案移交單位應(yīng)將會計檔案移交清冊一式兩份，一份移交接收單位，一份留存本單位。3.會計檔案移交單位應(yīng)將會計檔案整理成冊，并在會計檔案移交清冊上注明會計檔案的整理情況。4.會計檔案移交單位應(yīng)與接收單位辦理會計檔案交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)在會計檔案移交清冊上簽字確認(rèn)。交接手續(xù)應(yīng)包括移交日期、移交人姓名、接收人姓名、監(jiān)交人姓名等信息。（三）移交后的管理1.接收單位應(yīng)按照本制度的規(guī)定，對接收的會計檔案進行保管、查閱和利用。2.接收單位應(yīng)定期對接收的會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與移交單位溝通解決。3.接收單位應(yīng)建立會計檔案接收登記冊，詳細(xì)記錄接收的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等信息。會計檔案接收登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。八、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計檔案保管期滿，且已結(jié)清債權(quán)債務(wù)的，可以按照規(guī)定進行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書和會計檔案銷毀清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對保管期滿的會計檔案進行清查，提出銷毀意見，并編制會計檔案銷毀清冊。會計檔案銷毀清冊應(yīng)包括會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀日期等信息。2.公司財務(wù)部門應(yīng)將會計檔案銷毀清冊報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督。銷毀人員應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.會計檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總經(jīng)理