PAGE財(cái)務(wù)公司檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)財(cái)務(wù)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本財(cái)務(wù)公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指財(cái)務(wù)公司在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)操作、財(cái)務(wù)管理等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、憑證、賬冊(cè)、票據(jù)、信函、會(huì)議記錄、電子數(shù)據(jù)等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則財(cái)務(wù)公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)真實(shí)反映財(cái)務(wù)公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和保存財(cái)務(wù)公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整性，不得遺漏重要檔案資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司的經(jīng)營(yíng)決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置財(cái)務(wù)公司設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等檔案基礎(chǔ)管理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見(jiàn)，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或繼續(xù)保存。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用情況等信息。6.開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，為公司各部門(mén)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)工作需要編制檔案檢索工具和參考資料，積極主動(dòng)地為公司經(jīng)營(yíng)決策提供檔案信息支持。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高公司全員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的移交和接收工作，確保檔案的妥善保管和有效利用。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料收集齊全，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案收集范圍包括但不限于：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)類(lèi)檔案；各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、委托書(shū)等業(yè)務(wù)類(lèi)檔案；內(nèi)部文件、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等行政類(lèi)檔案；人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核資料等人事類(lèi)檔案；客戶資料、賬戶信息、交易記錄等客戶類(lèi)檔案；其他與公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案資料。3.對(duì)于重要檔案資料，如涉及重大業(yè)務(wù)決策、大額資金交易、重要客戶信息等，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在檔案形成后及時(shí)進(jìn)行備份，并將備份資料一并移交檔案管理部門(mén)。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理。2.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。一般可分為財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、人事檔案、客戶檔案等大類(lèi)，每大類(lèi)下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類(lèi)。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和檢索。編號(hào)規(guī)則應(yīng)在檔案管理制度中明確規(guī)定。4.編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，確保檔案目錄與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)。5.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于長(zhǎng)期保存和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.永久保管的檔案主要包括：公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議等重要文件；涉及公司重大權(quán)益的合同、協(xié)議；財(cái)務(wù)決算報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)檔案；公司歷史沿革、重大事件記錄等具有重要?dú)v史價(jià)值的檔案。3.定期保管的檔案根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定具體保管期限，具體劃分如下：財(cái)務(wù)類(lèi)檔案中，會(huì)計(jì)憑證一般保管期限為30年，會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表保管期限為永久。業(yè)務(wù)類(lèi)檔案中，涉及短期業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議保管期限為3年；涉及中期業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議保管期限為5年；涉及長(zhǎng)期業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議保管期限為10年。行政類(lèi)檔案中，一般性文件、通知保管期限為3年，重要文件、會(huì)議紀(jì)要保管期限為5年。人事類(lèi)檔案中，員工入職、離職等基本檔案資料保管期限為15年，員工晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等重要檔案資料保管期限為20年。客戶類(lèi)檔案中，一般客戶資料保管期限為5年，重要客戶資料保管期限為10年。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲(chǔ)格式應(yīng)便于查閱和利用，同時(shí)應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類(lèi)別和保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立檔案存放索引，便于快速查找檔案。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、庫(kù)房的溫濕度、設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記，離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)檢查門(mén)窗、設(shè)備等是否關(guān)閉和正常。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。3.鑒定工作應(yīng)形成書(shū)面鑒定報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見(jiàn)等。鑒定報(bào)告應(yīng)由鑒定小組成員簽字確認(rèn)，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷(xiāo)毀1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保檔案銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、保密。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于重要檔案資料的銷(xiāo)毀，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并拍照記錄銷(xiāo)毀過(guò)程。3.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息，并由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、監(jiān)銷(xiāo)人員等簽字確認(rèn)。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，應(yīng)及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，如需將檔案借出查閱，應(yīng)按照借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、污損檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）保密要求1.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感檔案予以保密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱和借閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱和借閱人員的姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、借閱期限等信息，以便進(jìn)行跟蹤管理。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式和報(bào)送時(shí)間進(jìn)行，及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）檔案移交1.財(cái)務(wù)公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并、分立等原因發(fā)生檔案移交時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行檔案移交工作。2.檔案移交雙方應(yīng)簽