PAGE會計財務檔案查詢制度一、總則（一）目的為了加強公司會計財務檔案的管理，規(guī)范檔案查詢行為，確保檔案的安全與完整，保障公司財務信息的合法使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及與公司有財務往來的外部單位（如有需要）在涉及會計財務檔案查詢相關事宜時的操作規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：檔案查詢必須符合國家法律法規(guī)以及公司內部的各項規(guī)定，不得從事違法違規(guī)的查詢活動。2.安全性原則：確保會計財務檔案在查詢過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范性原則：查詢流程應嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，保證查詢行為的規(guī)范、有序。4.必要性原則：查詢應基于合理、必要的目的，不得隨意進行不必要的檔案查詢。二、會計財務檔案的定義與范圍（一）定義會計財務檔案是指公司在進行會計核算等財務活動過程中形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的各種載體的文件資料。（二）范圍1.會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證等，是記錄公司經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生和完成情況的書面證明。2.會計賬簿：如總賬、明細賬、日記賬等，全面、系統(tǒng)地反映了公司財務狀況和經(jīng)營成果。3.財務報告：月度、季度、年度財務報表及附注等，是公司向外部披露財務信息的重要文件。4.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告等，與公司稅務相關事項緊密關聯(lián)。5.其他財務資料：銀行對賬單、發(fā)票存根、財務合同協(xié)議、財務分析報告等，對公司財務管理和決策具有重要參考價值。三、檔案查詢的主體與權限（一）內部查詢主體及權限1.財務部門人員財務部門工作人員因日常財務核算、賬務處理、財務分析等工作需要，可查詢其職責范圍內的會計財務檔案。如需查詢其他部門相關的特定財務檔案，應經(jīng)財務部門負責人批準，并與相關部門進行溝通協(xié)調。2.審計部門人員審計部門人員在開展內部審計工作時，有權查詢與審計事項相關的會計財務檔案。查詢范圍應根據(jù)審計計劃和審計目標確定，如需查詢特定期間或特定項目的檔案，應提前向財務部門提交查詢申請，經(jīng)財務部門負責人審核后，報公司分管領導批準。3.其他部門人員其他部門因工作需要查詢會計財務檔案時，應填寫《會計財務檔案查詢申請表》，詳細說明查詢目的、查詢內容等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字確認后，提交財務部門負責人審批。審批通過后，由財務部門安排專人協(xié)助查詢。一般情況下，其他部門人員只能查詢與其業(yè)務相關的財務檔案，不得隨意擴大查詢范圍。（二）外部查詢主體及權限1.稅務機關等政府部門稅務機關依法進行稅務檢查時，有權按照法定程序查詢公司的會計財務檔案。公司應積極配合，提供相關檔案資料，但必須要求稅務機關出具合法有效的查詢文件。其他政府部門因履行職責需要查詢公司會計財務檔案時，同樣應出具正式的查詢函件，并經(jīng)公司分管領導批準后，由財務部門按照規(guī)定提供相應檔案。2.會計師事務所等中介機構會計師事務所接受公司委托進行審計、驗資等業(yè)務時，在業(yè)務約定書約定的范圍內，有權查詢公司的會計財務檔案。如需超出約定范圍查詢檔案，應提前與公司溝通并取得書面授權，同時按照公司財務檔案管理規(guī)定辦理查詢手續(xù)。3.其他外部單位（如有特殊情況）因特殊原因需要查詢公司會計財務檔案的其他外部單位，應向公司提交正式的查詢申請，詳細說明查詢事由和用途。公司應對申請進行嚴格審核，認為確有必要的，經(jīng)公司董事會或類似決策機構批準后，方可按照規(guī)定提供檔案查詢服務。四、檔案查詢流程（一）內部查詢流程1.申請內部人員如需查詢會計財務檔案，應填寫《會計財務檔案查詢申請表》。申請表應包括申請人姓名、所在部門、查詢目的、查詢期間或項目、預計查詢時長等內容。申請人對查詢內容的真實性和必要性負責，并確保查詢行為符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.審批將填寫完整的申請表提交至相應的審批環(huán)節(jié)。對于財務部門內部人員的查詢申請，由財務部門負責人審批；其他部門人員的申請，先經(jīng)所在部門負責人簽字，再報財務部門負責人審批；審計部門人員的申請，經(jīng)審計部門負責人審核后，報公司分管領導批準。審批人應認真審核申請內容，判斷查詢目的是否合理、必要，查詢范圍是否適當，確保查詢行為不會對公司財務信息安全造成威脅。3.查詢執(zhí)行經(jīng)審批通過后，財務部門安排專人負責協(xié)助查詢。查詢人員應在指定地點進行查詢，不得擅自將檔案帶出規(guī)定場所。查詢過程中，查詢人員應嚴格遵守檔案查閱紀律，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換、銷毀檔案資料。如需復印或摘錄相關內容，應經(jīng)財務部門負責人批準，并由財務部門指定人員進行操作，確保復印件或摘錄件與原件一致。4.登記備案建立《會計財務檔案查詢登記簿》，詳細記錄每次查詢的申請人、查詢時間、查詢內容、查詢時長、審批情況等信息。登記簿應妥善保存，以備日后查閱和審計。（二）外部查詢流程1.申請受理當收到外部單位的檔案查詢申請時，財務部門應首先對申請的合法性和完整性進行審核。審核內容包括查詢單位的資質證明、查詢函件的格式和內容是否符合要求、查詢事由是否清晰合理等。如申請不符合要求，應及時與外部單位溝通，要求其補充或修正相關材料。2.審批將審核通過的外部查詢申請?zhí)峤恢料鄳膶徟鷮蛹?。一般情況下，涉及稅務機關等政府部門的查詢申請，經(jīng)公司分管領導批準；涉及會計師事務所等中介機構以及其他外部單位的查詢申請，根據(jù)具體情況，可能需經(jīng)公司董事會或類似決策機構批準。審批過程中，應充分考慮公司利益和財務信息安全，確保外部查詢不會對公司造成不利影響。3.查詢執(zhí)行按照審批意見，財務部門安排專人與外部查詢單位對接，協(xié)助其進行檔案查詢。對接人員應向外部查詢人員明確告知檔案查詢的相關規(guī)定和要求，如查詢范圍、查閱期限、保密義務等。外部查詢人員如需復印或摘錄檔案資料，應按照公司規(guī)定辦理相關手續(xù)，由公司指定人員進行操作，并確保復印件或摘錄件的真實性和完整性。4.跟蹤與監(jiān)督在外部查詢期間，財務部門應安排專人跟蹤查詢進度，確保查詢工作按照規(guī)定進行，不出現(xiàn)違規(guī)操作。查詢結束后，及時收回借出的檔案資料，并對歸還的檔案進行仔細核對，確保檔案完整無損。同時，要求外部查詢單位簽署《會計財務檔案查詢使用承諾書》，承諾對查詢過程中獲取的公司財務信息予以保密，不得用于與查詢目的無關的其他用途。5.登記備案如同內部查詢流程，對外部查詢情況進行詳細的登記備案，記錄查詢單位名稱、查詢時間、查詢內容、審批情況、承諾書簽署情況等信息。登記備案資料應長期保存，以便隨時查閱和追溯。五、檔案查詢的保密要求（一）內部人員保密義務1.所有參與會計財務檔案查詢的內部人員，包括查詢申請人、審批人、協(xié)助查詢人員等，均應對查詢過程中獲取的公司財務信息嚴格保密。2.不得向無關人員泄露檔案內容，不得在未經(jīng)授權的情況下將檔案信息用于個人目的或傳播給外部單位。3.在工作中如需討論涉及檔案信息的內容，應選擇安全、保密的場所，并確保參與討論人員僅限于必要知曉該信息的人員。（二）外部查詢單位保密要求1.對于向外部單位提供會計財務檔案查詢服務的情況，公司應與外部查詢單位簽訂保密協(xié)議（如有必要），明確其保密義務和責任。2.外部查詢單位應對查詢過程中獲取的公司財務信息予以嚴格保密，不得向任何第三方披露或使用。如因特殊原因需要向第三方提供相關信息，必須事先獲得公司的書面同意。3.公司有權對外部查詢單位的保密情況進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)外部查詢單位違反保密協(xié)議，公司將依法追究其責任，并采取相應措施，如停止提供查詢服務、要求賠償損失等。六、檔案查詢的安全保障（一）檔案存儲安全1.公司應建立安全可靠的會計財務檔案存儲設施，確保檔案存放環(huán)境符合防火、防潮、防蟲、防盜等要求。2.對檔案存儲場所進行定期檢查和維護，確保存儲設備正常運行，防止因自然災害、設備故障等原因導致檔案損壞或丟失。3.采用電子存儲方式的會計財務檔案，應進行加密存儲，并定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）查詢過程安全1.在檔案查詢現(xiàn)場，應配備必要的安全防護設備，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等，確保查詢區(qū)域的安全。2.查詢人員應嚴格遵守查詢場所的安全規(guī)定，不得隨意操作與查詢無關的設備或設施。3.對于涉及重要財務信息的檔案查詢，應采取雙人在場監(jiān)督等措施，確保查詢過程的公正性和安全性。（三）信息安全管理1.加強對會計財務檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設置合理的用戶權限，防止未經(jīng)授權的人員訪問檔案信息。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復，安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵。3.對檔案信息的傳輸和交換進行加密處理，確保信息在傳輸過程中的安全性。七、檔案查詢的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.財務部門負責對會計財務檔案查詢制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督，定期檢查查詢申請、審批、登記備案等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.審計部門應將會計財務檔案查詢情況納入內部審計范圍，不定期對查詢流程的合規(guī)性、檔案信息的安全性等進行審計檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務機關等政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合其對公司會計財務檔案查詢相關情況的檢查工作，如實提供檔案資料和查詢記錄。2.對于會計師事務所等中介機構在查詢公司會計財務檔案過程中的行為，接受行業(yè)協(xié)會等相關組織的監(jiān)督管理，確保中介機構遵守職業(yè)道德和行業(yè)規(guī)范。（三）違規(guī)處理1.對于違反會計財務檔案查詢制度的內部人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，如警告、罰款、降職、辭退等；給公司造成損失的，應依法承擔賠償責任。2.對于違反保密協(xié)議或相關規(guī)定的外部查詢單位，公司有權采取法律措施追究其責任，要求其賠償公司因此遭受的損失