PAGE苗木公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)苗木公司檔案管理，確保公司檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于苗木公司各部門及全體員工。（三）定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、表格、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等日常管理工作。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查閱利用。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的分類、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作，并定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。3.積極配合檔案管理部門開展檔案查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案管理技能，不斷提高檔案管理水平。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極為公司各部門提供檔案查閱、利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資料。2.公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件，包括苗木種植計(jì)劃、采購(gòu)合同、銷售合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.公司行政管理活動(dòng)中形成的文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案、考勤記錄等。4.公司技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，如苗木種植技術(shù)資料、新品種培育記錄、科研項(xiàng)目申報(bào)材料等。5.公司對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件，如宣傳資料、新聞報(bào)道、合作協(xié)議等。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案資料。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，確保檔案的真實(shí)性和有效性。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。（三）歸檔程序1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理、分類，按照公司檔案分類方案進(jìn)行編號(hào)。2.整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。3.各部門檔案管理人員應(yīng)填寫檔案移交清單，將整理好的檔案及時(shí)移交公司檔案管理部門。4.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類原則根據(jù)苗木公司檔案的形成特點(diǎn)和管理需要，采用年度類別保管期限分類法，將檔案分為行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、技術(shù)研發(fā)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類、聲像檔案類等六大類。（二）分類方案1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件；公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、通知通報(bào)等文件；公司證照、印章管理文件；公司行政事務(wù)處理文件等。2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類：包括苗木種植計(jì)劃、采購(gòu)合同、銷售合同、運(yùn)輸合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同等業(yè)務(wù)合同；苗木生產(chǎn)、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表；市場(chǎng)調(diào)研資料；客戶信息檔案等。3.技術(shù)研發(fā)類：包括苗木種植技術(shù)資料、新品種培育記錄、科研項(xiàng)目申報(bào)材料、技術(shù)創(chuàng)新成果等文件。4.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告；財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿；審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。5.人事檔案類：包括員工入職、離職手續(xù)文件；員工勞動(dòng)合同、薪酬福利文件；員工培訓(xùn)、考核、晉升記錄；員工獎(jiǎng)懲文件等。6.聲像檔案類：包括公司重大活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)等的照片、錄像、錄音等資料。（三）編號(hào)方法檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年度用四位數(shù)字表示，類別代碼采用大寫字母表示，流水號(hào)用四位數(shù)字表示。例如：2023X0001，表示2023年度行政管理類第1份檔案。具體類別代碼如下：1.行政管理類：XZ2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類：SC3.技術(shù)研發(fā)類：JS4.財(cái)務(wù)審計(jì)類：CW5.人事檔案類：RS6.聲像檔案類：SX五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。3.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人員憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，不得將檔案用于非工作目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。2.利用檔案形成的各種資料，如復(fù)印件、摘錄件等，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)了解檔案利用需求，為公司決策提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，按照保管期限和檔案內(nèi)容進(jìn)行初步篩選。2.鑒定工作小組對(duì)初步篩選出的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保存意義，確定其是否繼續(xù)保存或銷毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司檔案管理部門備案。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實(shí)、報(bào)送及時(shí)，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重