PAGE市場(chǎng)監(jiān)管檔案制度包括一、總則（一）目的為加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在市場(chǎng)監(jiān)管工作中的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在市場(chǎng)監(jiān)管工作中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于市場(chǎng)主體登記注冊(cè)檔案、日常監(jiān)督檢查檔案、專(zhuān)項(xiàng)整治檔案、行政處罰檔案、投訴舉報(bào)處理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市場(chǎng)監(jiān)管檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映市場(chǎng)監(jiān)管工作的實(shí)際情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得篡改、偽造檔案資料。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案的安全保管，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，為市場(chǎng)監(jiān)管工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)市場(chǎng)監(jiān)管檔案的日常管理工作。如因?qū)嶋H情況不具備設(shè)立獨(dú)立部門(mén)條件的，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并明確其職責(zé)和權(quán)限。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定完善的市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理市場(chǎng)監(jiān)管工作中形成的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的齊全、完整。按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立檔案檢索體系。3.檔案保管與保護(hù)建立檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.檔案利用與服務(wù)負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。積極為市場(chǎng)監(jiān)管工作提供檔案信息支持，開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案資源。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。加強(qiáng)檔案信息安全管理，防止檔案信息泄露和丟失。6.檔案鑒定與銷(xiāo)毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。做好檔案銷(xiāo)毀記錄，確保檔案銷(xiāo)毀工作的規(guī)范、安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。2.提高業(yè)務(wù)素質(zhì)積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，掌握檔案管理的新技術(shù)、新方法，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。3.保守檔案機(jī)密?chē)?yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管檔案信息，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.市場(chǎng)主體登記注冊(cè)檔案包括市場(chǎng)主體設(shè)立、變更、注銷(xiāo)登記申請(qǐng)材料，營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本及相關(guān)附件，登記注冊(cè)過(guò)程中的各類(lèi)審批文件、會(huì)議記錄等。2.日常監(jiān)督檢查檔案涵蓋監(jiān)督檢查計(jì)劃、檢查記錄、現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、詢(xún)問(wèn)筆錄、抽樣檢驗(yàn)報(bào)告、整改通知書(shū)及整改報(bào)告等。3.專(zhuān)項(xiàng)整治檔案專(zhuān)項(xiàng)整治工作方案、部署文件、檢查記錄、案件查處情況、工作總結(jié)等。4.行政處罰檔案立案審批表、行政處罰決定書(shū)、調(diào)查取證材料、聽(tīng)證材料、送達(dá)回執(zhí)、執(zhí)行情況記錄等。5.投訴舉報(bào)處理檔案投訴舉報(bào)登記表、調(diào)查處理過(guò)程記錄、處理結(jié)果反饋等。6.其他檔案與市場(chǎng)監(jiān)管工作相關(guān)的各類(lèi)文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）檔案收集要求1.及時(shí)收集各業(yè)務(wù)部門(mén)在工作完成后，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.齊全完整收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，不得遺漏重要信息。3.真實(shí)準(zhǔn)確檔案資料應(yīng)真實(shí)反映市場(chǎng)監(jiān)管工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、文字清晰，簽字蓋章等手續(xù)完備。（三）檔案整理方法1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)按照市場(chǎng)監(jiān)管工作的業(yè)務(wù)類(lèi)別和檔案形成的時(shí)間順序，結(jié)合檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。一般可分為市場(chǎng)主體登記類(lèi)、日常監(jiān)管類(lèi)、專(zhuān)項(xiàng)整治類(lèi)、行政處罰類(lèi)、投訴舉報(bào)類(lèi)等一級(jí)類(lèi)目，在一級(jí)類(lèi)目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)及以下類(lèi)目。2.編號(hào)規(guī)則對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年度+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的形式，如“2023DJ001”，其中“2023”表示年度，“DJ”表示市場(chǎng)主體登記類(lèi)，“001”表示該類(lèi)檔案的流水號(hào)。3.編目要求編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫(xiě)檔案形成的具體年月日，保管期限和密級(jí)應(yīng)按照規(guī)定準(zhǔn)確標(biāo)注。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.庫(kù)房選址檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房布局庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，設(shè)置防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。檔案存放區(qū)應(yīng)配備密集架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列存放。3.環(huán)境要求庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保檔案存放環(huán)境符合要求。（二）檔案保管設(shè)備配備1.防火設(shè)備庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等防火設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.防潮設(shè)備安裝除濕機(jī)、空調(diào)等防潮設(shè)備，防止檔案受潮發(fā)霉。對(duì)易受潮的檔案，可采取密封包裝、放置干燥劑等措施進(jìn)行防護(hù)。3.防蟲(chóng)設(shè)備在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置防蟲(chóng)網(wǎng)、投放驅(qū)蟲(chóng)藥物等，防止檔案遭受蟲(chóng)害。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)采取措施處理。4.防盜設(shè)備安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控?cái)z像頭等防盜設(shè)備，確保庫(kù)房安全。監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)時(shí)監(jiān)控、錄像存儲(chǔ)等功能，錄像資料應(yīng)保存一定期限。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司/組織的重要決策文件、重大項(xiàng)目檔案、行政處罰決定書(shū)等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。如日常監(jiān)督檢查檔案、專(zhuān)項(xiàng)整治檔案等，保管期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按規(guī)定銷(xiāo)毀。（四）檔案定期檢查與維護(hù)1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。2.日常維護(hù)對(duì)檔案進(jìn)行日常維護(hù)，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)褪色檔案進(jìn)行復(fù)制等。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）檔案查閱與借閱1.查閱程序本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱程序因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，按時(shí)歸還檔案。（二）檔案復(fù)印與摘錄1.復(fù)印規(guī)定因工作需要復(fù)印檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印。復(fù)印的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。2.摘錄要求如需摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，并注明出處。（三）檔案利用的限制與監(jiān)督1.利用限制涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和利用范圍。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自公開(kāi)或泄露檔案內(nèi)容。2.監(jiān)督管理檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督管理，定期檢查檔案利用記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，如保管期限屆滿(mǎn)且無(wú)繼續(xù)保存必要的檔案、重復(fù)文件、內(nèi)容虛假或無(wú)查考利用價(jià)值的檔案等，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（二）檔案銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.審批銷(xiāo)毀《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》報(bào)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.實(shí)施銷(xiāo)毀檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀記錄上簽字確認(rèn)。（三）銷(xiāo)毀記錄與留存檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將銷(xiāo)毀記錄（包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷(xiāo)人員等）整理歸檔，永久保存。同時(shí)，應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行登記備案，留存相關(guān)資料，以備日后查閱。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為市場(chǎng)監(jiān)管工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化處理1.掃描錄入對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描圖像轉(zhuǎn)換為電子文件，按照檔案整理要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、命名，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.數(shù)據(jù)掛接將電子文件與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）檔案信息系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊用于錄入檔案的基本信息、文件內(nèi)容等，支持批量錄入和單個(gè)錄入。2.檔案檢索模塊提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。3.檔案借閱模塊實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等功能，對(duì)借閱過(guò)程進(jìn)行全程記錄和跟蹤。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)管理模塊設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)日志管理等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（四）檔案信息安全管理1.安全防護(hù)措施采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全防護(hù)措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)安全。2.用戶(hù)權(quán)限管