PAGE民品企業(yè)基礎(chǔ)檔案制度一、總則（一）目的為加強民品企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本民品企業(yè)各部門及所屬單位，涵蓋企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映企業(yè)各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準確。2.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案的系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負責(zé)制定和完善企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作進行全面指導(dǎo)和監(jiān)督。定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全和完整。開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。2.各部門職責(zé)負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整。明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。嚴格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的查閱、借閱、利用等手續(xù)。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度；會議記錄、紀要；工作計劃、總結(jié)；人事檔案、勞動合同；財務(wù)報表、審計報告等。2.生產(chǎn)經(jīng)營類檔案：生產(chǎn)計劃、調(diào)度指令；產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)文件；原材料采購合同、供應(yīng)商檔案；銷售合同、客戶檔案；質(zhì)量檢驗報告、生產(chǎn)記錄等。3.基本建設(shè)類檔案：項目立項批復(fù)、可行性研究報告；設(shè)計圖紙、施工方案；工程預(yù)算、決算；竣工驗收報告等。4.設(shè)備儀器類檔案：設(shè)備購置合同、發(fā)票；設(shè)備安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程；設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、維修檔案；儀器校準證書等。5.科研項目類檔案：項目申請書、立項批復(fù)；研究報告、技術(shù)論文；實驗數(shù)據(jù)、測試記錄；成果鑒定證書、專利證書等。6.其他類檔案：企業(yè)榮譽證書、資質(zhì)證書；對外宣傳資料、廣告策劃；與企業(yè)有關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件、資料和記錄，確保檔案的真實性和完整性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實行雙套制或多套制保存，以防止檔案的損壞或丟失。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、科研項目等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案進行整理和裝訂，保持檔案的整齊和牢固。三、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保存。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：將紙質(zhì)檔案按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。同時，應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲和管理。電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.特殊載體檔案保管：對于照片、錄音、錄像、光盤等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特點進行單獨保管，并采取相應(yīng)的保護措施，防止損壞和變質(zhì)。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如企業(yè)章程、重要會議記錄、重大決策文件、年度財務(wù)決算等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)定期保管。如一般的行政管理文件、生產(chǎn)經(jīng)營合同、設(shè)備維護記錄等。3.保管期限的劃分應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實際情況進行確定，確保檔案的保管期限合理、準確。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門會同有關(guān)部門進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應(yīng)永久保存。四、檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱企業(yè)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱、借閱重要檔案的，還應(yīng)簽訂保密協(xié)議。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱、借閱企業(yè)檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定支付復(fù)印費用。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負責(zé)人簽字和檔案管理部門審核后，報企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等內(nèi)容。2.檔案利用登記記錄應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案統(tǒng)計和分析的依據(jù)。五、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用者的保密意識，明確保密責(zé)任。2.對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)劃定密級，并采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱范圍、設(shè)置密碼、加密存儲等。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得在非保密場所談?wù)摍n案機密事項。4.對外提供檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定進行審批，確保檔案信息的安全。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強檔案庫房的安全防范措施，確保檔案實體安全。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。同時，應(yīng)加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全防范意識。3.加強檔案信息化安全管理，采取防火墻防護、數(shù)據(jù)加密、用戶認證等技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露和被篡改。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保檔案在緊急情況下的安全。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理員職責(zé)1.負責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、統(tǒng)計等工作，確保檔案的完整、準確和安全。2.按照檔案管理制度的要求，對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索工具。3.負責(zé)檔案庫房的管理，定期對檔案進行檢查、清點和維護，做好溫濕度記錄，確保檔案庫房的環(huán)境符合要求。4.辦理檔案的查閱、借閱、利用等手續(xù)，對利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時催還逾期借閱的檔案。5.參與檔案鑒定工作，對擬銷毀的檔案進行登記和造冊，經(jīng)批準后會同有關(guān)部門進行銷毀。6.開展檔案信息化建設(shè)，負責(zé)電子檔案的錄入、存儲、管理和維護，確保電子檔案的安全和有效利用。7.協(xié)助有關(guān)部門做好檔案資料的編研工作，為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)。（二）部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和立卷工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部