PAGE水電移民檔案管理制度一、總則（一）目的為加強水電移民檔案管理，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水電移民工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在水電移民工作中形成的各類檔案的管理，包括移民安置規(guī)劃、移民搬遷安置、補償補助發(fā)放、后期扶持等工作過程中產(chǎn)生的文件、資料、圖表、聲像等不同載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責水電移民檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.完整準確原則全面收集、整理水電移民工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，保證檔案內(nèi)容真實、準確，能夠客觀反映移民工作的全過程。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、利用，提高檔案服務(wù)水電移民工作的效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責水電移民檔案的日常管理工作。在各移民工作部門或項目組設(shè)立兼職檔案員，負責本部門或項目組檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司/組織的水電移民檔案管理制度。2.負責制定水電移民檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃，并組織實施。3.指導、監(jiān)督各移民工作部門或項目組的檔案收集、整理、歸檔等工作，對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓。4.集中統(tǒng)一管理水電移民檔案，負責檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。5.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。6.負責向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并按照規(guī)定做好檔案利用登記工作。7.參與水電移民項目驗收等工作，提供相關(guān)檔案資料作為驗收依據(jù)。（三）兼職檔案員職責1.負責本部門或項目組水電移民檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供所需檔案資料。4.負責本部門或項目組檔案保管場所的日常安全管理，防止檔案損壞、丟失。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.移民安置規(guī)劃階段：包括規(guī)劃編制過程中形成的各類文件、報告、圖表、數(shù)據(jù)等，如移民安置規(guī)劃大綱、移民安置規(guī)劃報告、實物指標調(diào)查成果等。2.移民搬遷安置階段：涵蓋移民搬遷計劃、搬遷協(xié)議、安置點建設(shè)資料、移民入住記錄等。3.補償補助發(fā)放階段：涉及補償補助政策文件、發(fā)放清單、資金撥付憑證、移民領(lǐng)取補償補助的相關(guān)手續(xù)等。4.后期扶持階段：包括后期扶持規(guī)劃、扶持項目實施資料、扶持資金使用記錄、移民受益情況等。5.其他相關(guān)文件：如移民信訪處理文件、移民工作會議記錄、與移民相關(guān)的合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各移民工作部門或項目組應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整，不得涂改、偽造。對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復印件，并注明原件保存處。3.對收集到的檔案資料，應(yīng)進行初步分類和整理，確保資料的系統(tǒng)性和條理性。（三）整理方法1.分類按照水電移民工作的不同階段和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為移民安置規(guī)劃類、移民搬遷安置類、補償補助發(fā)放類、后期扶持類、其他類等一級類目。在一級類目下，根據(jù)檔案具體內(nèi)容設(shè)置二級及以下類目，如移民安置規(guī)劃類可分為規(guī)劃大綱、規(guī)劃報告、實物指標調(diào)查等二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用流水號或分類編號相結(jié)合的方式。例如，移民安置規(guī)劃類檔案編號可采用“YAP年份流水號”的形式，其中“YAP”表示移民安置規(guī)劃類，“年份”為檔案形成年份，“流水號”為該年份內(nèi)該類檔案的順序號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等項目。檔案題名應(yīng)準確反映檔案內(nèi)容，日期填寫檔案形成日期，保管期限按照本制度規(guī)定確定，密級根據(jù)檔案內(nèi)容的保密要求標注，責任者填寫檔案的形成部門或個人。四、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風良好。（二）保管要求1.按照檔案分類體系，將檔案有序存放于檔案裝具中，并在檔案裝具上標明檔案類別、編號等信息，便于查找。2.對電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并采用安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備和存儲方式。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對檔案進行清查、盤點，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復；對已到保管期限或失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和處理。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限變更、銷毀等情況，確保檔案保管信息的準確、完整。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對檔案所反映的移民工作活動、歷史事件、政策執(zhí)行情況等進行全面審查，判斷其重要性和歷史價值。2.分析檔案來源：考慮檔案的形成部門、形成時間、形成背景等因素，評估檔案的可靠性和代表性。3.參考利用情況：根據(jù)檔案的查閱、借閱頻率，了解其在實際工作中的利用價值。（四）保管期限劃分1.永久保管反映水電移民工作重大歷史事件、重要政策決策、涉及移民權(quán)益保障等具有長遠查考利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如移民安置規(guī)劃大綱、移民工作中的重要會議紀要、涉及移民重大糾紛處理結(jié)果等檔案。2.長期保管對移民工作中具有一定歷史價值和查考利用價值的檔案，保管期限為30年。如移民安置規(guī)劃報告、移民搬遷安置總結(jié)、補償補助發(fā)放匯總資料等檔案。3.短期保管對移民工作中形成的一般性文件和資料，保管期限為10年。如移民工作中的一般性通知、日常工作記錄等檔案。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等詳細信息。2.檔案銷毀清冊報公司/組織主管領(lǐng)導審批。3.審批通過后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門指定專人負責檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案內(nèi)容泄露。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認。銷毀完畢后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱水電移民檔案。2.上級主管部門、相關(guān)政府部門因工作檢查、審計、調(diào)研等需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、仲裁機構(gòu)等因辦理涉水電移民案件需要查閱檔案。4.移民個人或其代理人因了解自身權(quán)益等情況需要查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。上級主管部門、相關(guān)政府部門、司法機關(guān)等查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并按照檔案管理部門的要求辦理查閱手續(xù)。移民個人或其代理人查閱檔案，應(yīng)提供有效身份證明，并說明查閱事由，經(jīng)檔案管理部門審核同意后查閱。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用時間、利用部門或個人、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時間等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)水電移民檔案的信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查詢、利用和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.對已整理好的紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案目錄信息進行電子化錄入，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行維護，及時更新檔案的保管期限變更、利用情況等信息，確保數(shù)據(jù)庫信息的時效性和準確性。3.加強對電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、定期備份等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。（三）信息化利用系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息化利用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱申請、審批、利用登記等功能。利用系統(tǒng)應(yīng)具備良好的用戶界面和操作流程，方便用戶使用。同時，應(yīng)加強系統(tǒng)的安全防護，防止非法訪問和數(shù)據(jù)篡改。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司/組織內(nèi)部審計、紀檢等部門人員組成，負責對水電移民檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.檔案管理機構(gòu)和人員的職責履行情況，檔案管理人員是否具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和責任心。3.檔案保管場所和設(shè)施設(shè)備的安全狀況，是否存在安全隱患。4.檔案信息化管理工作進展情況，電子檔案數(shù)據(jù)的準確性、完整性和安全性。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組每年至少組織一次對水電移民檔案管理工作的全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案管理工作的某些環(huán)節(jié)或部分部門進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點、難點問題或特定事項，開展專項檢查，深入分析問題原因，提出改進措施。（四）整改要求對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，