PAGE校車接送管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校車接送管理，規(guī)范校車運(yùn)營(yíng)行為，保障學(xué)生乘車安全，特制定本檔案制度。本制度旨在通過(guò)建立完善的檔案管理體系，對(duì)校車接送過(guò)程中的各項(xiàng)信息進(jìn)行全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的記錄與管理，以便于監(jiān)督檢查、數(shù)據(jù)分析和應(yīng)急處理，確保校車接送工作的安全、有序、高效運(yùn)行。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所運(yùn)營(yíng)的所有校車接送服務(wù)，涵蓋從學(xué)生上車點(diǎn)至學(xué)校的整個(gè)接送過(guò)程，包括但不限于校車駕駛員、隨車照管人員、學(xué)生信息、車輛維護(hù)保養(yǎng)、安全檢查、事故處理等方面的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映校車接送工作的實(shí)際情況，確保信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集與校車接送相關(guān)的各類信息，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免遺漏重要資料。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理，確保檔案的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私、學(xué)校信息等敏感內(nèi)容嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則：檔案資料應(yīng)具備可追溯性，以便在需要時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地查詢和了解校車接送工作的歷史情況。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)校車接送管理檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的專業(yè)化和規(guī)范化。（二）校車運(yùn)營(yíng)部門負(fù)責(zé)提供校車接送過(guò)程中的各類原始資料，包括車輛調(diào)度記錄、駕駛員出車記錄、隨車照管人員工作記錄等，并配合檔案管理部門進(jìn)行檔案的整理和歸檔工作。（三）安全管理部門負(fù)責(zé)審核校車接送安全相關(guān)的檔案資料，如安全檢查記錄、事故處理檔案等，確保檔案內(nèi)容符合安全管理要求，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（四）其他相關(guān)部門如人力資源部門負(fù)責(zé)提供駕駛員和隨車照管人員的人事檔案資料；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供校車運(yùn)營(yíng)費(fèi)用相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案資料等。各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，積極配合檔案管理部門做好相關(guān)檔案的管理工作。三、檔案分類及內(nèi)容（一）車輛檔案1.車輛基本信息車輛購(gòu)置合同、發(fā)票、行駛證、車輛登記證書等原件及復(fù)印件。車輛技術(shù)參數(shù)、車型、座位數(shù)、車架號(hào)、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)等詳細(xì)信息。2.車輛維護(hù)保養(yǎng)檔案車輛定期維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃及執(zhí)行記錄，包括保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)項(xiàng)目、維修更換零部件清單等。車輛維修記錄及維修發(fā)票，詳細(xì)記錄每次維修的故障原因、維修時(shí)間、維修費(fèi)用等。車輛保險(xiǎn)檔案，包括交強(qiáng)險(xiǎn)、商業(yè)險(xiǎn)保單及理賠記錄。3.車輛安全檢查檔案每日出車前、收車后的安全檢查記錄，檢查項(xiàng)目包括車輛制動(dòng)系統(tǒng)、轉(zhuǎn)向系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、輪胎、滅火器等，記錄檢查結(jié)果及發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的處理情況。定期安全檢查報(bào)告，如月度、季度、年度安全檢查報(bào)告，對(duì)車輛整體安全狀況進(jìn)行評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（二）駕駛員檔案1.駕駛員基本信息駕駛員身份證、駕駛證、從業(yè)資格證等原件及復(fù)印件。駕駛員個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等。2.駕駛員培訓(xùn)檔案參加交通安全法律法規(guī)、應(yīng)急處置技能、職業(yè)道德等培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核成績(jī)等。駕駛員年度安全培訓(xùn)計(jì)劃及執(zhí)行情況記錄。3.駕駛員出車記錄詳細(xì)記錄每次出車的時(shí)間、地點(diǎn)、接送學(xué)生信息、行駛路線、運(yùn)行里程等。駕駛員每日行車日志，記錄當(dāng)天行車過(guò)程中的路況、車輛運(yùn)行狀況、突發(fā)情況等。4.駕駛員考核檔案定期對(duì)駕駛員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括安全駕駛、服務(wù)質(zhì)量、遵守規(guī)章制度等方面，記錄考核結(jié)果及獎(jiǎng)懲情況。駕駛員違規(guī)違紀(jì)記錄，包括交通違法記錄、違反公司/組織規(guī)章制度的行為記錄等。（三）隨車照管人員檔案1.隨車照管人員基本信息隨車照管人員身份證、工作證等原件及復(fù)印件。個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷等。2.隨車照管人員培訓(xùn)檔案參加隨車照管業(yè)務(wù)培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核成績(jī)等。年度安全培訓(xùn)計(jì)劃及執(zhí)行情況記錄。3.隨車照管工作記錄每次接送學(xué)生過(guò)程中的工作記錄，包括學(xué)生上下車情況、車內(nèi)秩序維護(hù)、突發(fā)事件處理等。每日工作小結(jié)，總結(jié)當(dāng)天隨車照管工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題。（四）學(xué)生檔案1.學(xué)生基本信息學(xué)生姓名、性別、年齡、所在學(xué)校、班級(jí)、家庭住址、家長(zhǎng)聯(lián)系方式等。學(xué)生乘車信息，包括上車點(diǎn)、下車點(diǎn)、乘車線路等。2.學(xué)生乘車安全協(xié)議與學(xué)生家長(zhǎng)簽訂的乘車安全協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括安全責(zé)任、保險(xiǎn)事宜、應(yīng)急處理等內(nèi)容。（五）安全管理檔案1.安全管理制度及文件公司/組織制定的校車接送安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案等文件。國(guó)家及地方有關(guān)校車安全管理的法律法規(guī)、政策文件等。2.安全檢查記錄及整改情況定期和不定期的校車安全檢查記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及整改情況等。安全隱患排查治理臺(tái)賬，記錄安全隱患的排查、登記、整改、復(fù)查等全過(guò)程。3.事故處理檔案校車發(fā)生事故后的相關(guān)檔案資料,包括事故報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、事故原因分析、責(zé)任認(rèn)定、處理結(jié)果、保險(xiǎn)理賠等情況。（六）運(yùn)營(yíng)管理檔案1.車輛調(diào)度檔案車輛調(diào)度計(jì)劃，根據(jù)學(xué)生乘車需求制定的每日、每周車輛調(diào)度安排。車輛調(diào)度執(zhí)行情況記錄，包括車輛實(shí)際出車情況、學(xué)生乘車人數(shù)統(tǒng)計(jì)等。2.費(fèi)用結(jié)算檔案校車運(yùn)營(yíng)費(fèi)用明細(xì)清單，包括燃油費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)、駕駛員及隨車照管人員工資、保險(xiǎn)費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用的支出情況。與學(xué)校、家長(zhǎng)的費(fèi)用結(jié)算憑證及記錄。四、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.各部門按照檔案分類及內(nèi)容要求，明確本部門負(fù)責(zé)建立的檔案類別，并確定檔案建立的責(zé)任人。2.責(zé)任人根據(jù)工作實(shí)際情況及時(shí)收集、整理相關(guān)資料，按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行填寫和記錄。3.對(duì)于需要多個(gè)部門協(xié)作完成的檔案，由檔案管理部門牽頭協(xié)調(diào)，各部門按照職責(zé)分工提供相應(yīng)資料，共同完成檔案的建立工作。（二）檔案收集要求1.檔案資料應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。對(duì)于日常工作中產(chǎn)生的各類資料，如出車記錄、安全檢查記錄等，應(yīng)在工作完成后及時(shí)整理歸檔。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造或遺漏重要信息。如有資料缺失或不完整，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。3.檔案資料的收集應(yīng)遵循來(lái)源可靠、渠道正規(guī)的原則，確保資料的合法性和有效性。對(duì)于涉及外部單位或個(gè)人提供的資料，應(yīng)要求其加蓋公章或簽字確認(rèn)。五、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號(hào)規(guī)則可根據(jù)檔案類別和年份等因素制定，如車輛檔案編號(hào)為“CL[年份][序號(hào)]”，駕駛員檔案編號(hào)為“JY[年份][序號(hào)]”等。3.對(duì)檔案資料中的文件、表格、記錄等進(jìn)行分類裝訂，確保資料的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持資料的原有順序，不得隨意打亂。4.對(duì)檔案資料中的電子文檔，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，建立相應(yīng)的電子檔案目錄，便于查找和管理。（二）檔案歸檔1.整理后的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案類別分別存放在專門的檔案柜或檔案架中。檔案柜或檔案架應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明檔案類別和存放范圍。2.建立檔案索引目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱、存放位置等信息，以便快速查找和調(diào)閱檔案。檔案索引目錄可采用紙質(zhì)和電子兩種形式，同時(shí)進(jìn)行管理。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份方式可采用光盤、硬盤等多種形式，并定期對(duì)備份資料進(jìn)行檢查和更新，確保備份資料的完整性和可用性。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保檔案資料的安全保存。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施。2.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，避免檔案資料受潮、發(fā)霉或損壞。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，調(diào)節(jié)室內(nèi)溫度和濕度。（二）保管期限1.不同類別的檔案資料應(yīng)根據(jù)其重要性和使用價(jià)值確定保管期限。一般來(lái)說(shuō)，車輛檔案、駕駛員檔案、安全管理檔案等重要檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管；學(xué)生檔案、隨車照管人員檔案等可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般不少于學(xué)生畢業(yè)或隨車照管人員離職后的一定年限（如5年）。2.對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定是否需要銷毀。經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。（三）檔案保管人員職責(zé)1.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，負(fù)責(zé)檔案資料的日常保管工作，確保檔案資料的安全和完整。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行處理。3.做好檔案保管場(chǎng)所的環(huán)境衛(wèi)生和安全保衛(wèi)工作，防止檔案資料受到自然因素或人為因素的破壞。4.按照規(guī)定的程序辦理檔案資料的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，確保檔案資料的合理使用和流轉(zhuǎn)。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱校車接送管理檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及校車接送安全、學(xué)生個(gè)人隱私等重要檔案資料的查閱，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）查閱程序1.查閱人員在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門的印章。3.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱校車接送管理檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要檔案資料的，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱檔案資料，如有特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照查閱程序辦理審批手續(xù)，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定的時(shí)間，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，向借閱人員發(fā)放檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。檔案管理部門在收到歸還的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行檢查和核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還情況。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立校車接送管理檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和水平，為校車接送管理決策提供有力支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：將各類校車接送管理檔案資料按照規(guī)定的格式錄入信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.檢索與查詢：提供多種檢索和查詢方式，如按檔案編號(hào)、名稱、時(shí)間、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案資料。3.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，如車輛運(yùn)營(yíng)情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表、駕駛員出車次數(shù)統(tǒng)計(jì)圖表、安全事故分析報(bào)告等，為校車接送管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案資料的查閱、借閱、修改等操作進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全和保密。5.預(yù)警提醒：根據(jù)檔案資料的保管期限、車輛維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、駕駛員培訓(xùn)計(jì)劃執(zhí)行情況等設(shè)置預(yù)警提醒功能，及時(shí)提醒相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理工作和車輛維護(hù)保養(yǎng)、駕駛員培訓(xùn)等工作。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化系統(tǒng)的操作技能，按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案資料的錄入、存儲(chǔ)、檢索、查詢等操作。2.定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置系統(tǒng)登錄密碼、用戶權(quán)限