PAGE廣告資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告資料檔案的管理，確保廣告資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、使用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與廣告業(yè)務(wù)相關(guān)的資料檔案管理，包括廣告策劃方案、創(chuàng)意設(shè)計(jì)稿、投放渠道記錄、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶反饋等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：廣告資料檔案由公司指定的部門(mén)或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)廣告資料的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保廣告資料的安全和保密。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著廣告業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時(shí)更新和完善廣告資料檔案。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）管理部門(mén)公司設(shè)立廣告資料檔案管理中心（以下簡(jiǎn)稱“檔案中心”），負(fù)責(zé)廣告資料檔案的集中管理。檔案中心可設(shè)在公司的行政部門(mén)或市場(chǎng)部門(mén)，具體根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求確定。（二）職責(zé)1.檔案中心職責(zé)制定和完善廣告資料檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)廣告資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)。定期對(duì)廣告資料檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)廣告資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案中心。配合檔案中心做好廣告資料檔案的查閱、使用等工作。對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的廣告資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.廣告策劃階段的資料，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、廣告目標(biāo)設(shè)定、廣告策略制定等。該部分資料是廣告活動(dòng)的前期規(guī)劃依據(jù)，對(duì)了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、明確目標(biāo)受眾、制定針對(duì)性策略至關(guān)重要。例如，市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告中涵蓋的消費(fèi)者需求、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析等內(nèi)容，能為后續(xù)的廣告創(chuàng)意和投放方向提供基礎(chǔ)支撐。2.廣告創(chuàng)意設(shè)計(jì)過(guò)程中的各類稿件，如草圖、效果圖、文案初稿等。這些資料體現(xiàn)了廣告的創(chuàng)意構(gòu)思和視覺(jué)呈現(xiàn)，是廣告獨(dú)特性和吸引力的關(guān)鍵所在。不同階段的設(shè)計(jì)稿件反映了創(chuàng)意的演變過(guò)程，有助于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和評(píng)估效果。3.廣告投放相關(guān)資料，包括投放渠道選擇、投放時(shí)間安排、投放預(yù)算明細(xì)等。投放資料記錄了廣告在不同媒體平臺(tái)的傳播情況，對(duì)于分析廣告效果、優(yōu)化投放策略具有重要價(jià)值。例如，通過(guò)對(duì)投放時(shí)間和渠道的分析，可以了解不同時(shí)間段和平臺(tái)的受眾反應(yīng)，為后續(xù)投放提供參考。4.廣告活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)文件，如活動(dòng)策劃方案、現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料等。執(zhí)行過(guò)程資料能直觀反映廣告活動(dòng)的實(shí)際開(kāi)展情況以及最終效果，是評(píng)估廣告活動(dòng)成效的重要依據(jù)。現(xiàn)場(chǎng)照片和視頻可以記錄活動(dòng)的氛圍、參與度等細(xì)節(jié)，為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和改進(jìn)活動(dòng)提供素材。5.客戶反饋資料，包括客戶對(duì)廣告的評(píng)價(jià)、意見(jiàn)建議等?？蛻舴答伿呛饬繌V告是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)、滿足客戶需求的直接體現(xiàn)，對(duì)于改進(jìn)廣告質(zhì)量、維護(hù)客戶關(guān)系具有重要意義。積極的客戶反饋可以作為成功案例進(jìn)行分享，而負(fù)面反饋則為優(yōu)化廣告提供方向。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在廣告項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)資料整理齊全并移交檔案中心。確保資料的及時(shí)性，以便檔案中心能夠及時(shí)進(jìn)行歸檔和管理，避免資料丟失或遺漏。2.移交的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，具備清晰的標(biāo)識(shí)和說(shuō)明。資料的真實(shí)性是檔案價(jià)值的基礎(chǔ)，準(zhǔn)確完整的資料有助于全面了解廣告項(xiàng)目的全貌。清晰的標(biāo)識(shí)和說(shuō)明便于檔案管理人員進(jìn)行分類和檢索。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲(chǔ)介質(zhì)安全，并附帶必要的元數(shù)據(jù)信息。規(guī)范的格式和安全的存儲(chǔ)介質(zhì)能保證電子資料的可讀性和可用性，元數(shù)據(jù)信息如文件創(chuàng)建時(shí)間、作者等有助于更好地管理和追溯資料。（三）整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)廣告資料的性質(zhì)分為策劃類、設(shè)計(jì)類、投放類、執(zhí)行類和客戶反饋類等。例如，策劃類資料按照不同的廣告項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)分，設(shè)計(jì)類資料根據(jù)設(shè)計(jì)階段和內(nèi)容類型進(jìn)行分類，投放類資料按照投放渠道和時(shí)間順序進(jìn)行整理。按照廣告項(xiàng)目的時(shí)間順序進(jìn)行排列，每個(gè)項(xiàng)目下的資料再按照重要性和相關(guān)性進(jìn)行排序。這樣的分類方法便于快速查找和追溯特定廣告項(xiàng)目的所有資料。2.編號(hào)規(guī)則為每一份廣告資料檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包含項(xiàng)目代碼、資料類別代碼和順序號(hào)等信息。例如，項(xiàng)目代碼采用廣告項(xiàng)目的簡(jiǎn)稱或編號(hào)，資料類別代碼用字母表示不同的資料類型，順序號(hào)則按照資料整理的先后順序編排。通過(guò)編號(hào)系統(tǒng)，能夠快速定位和識(shí)別每一份資料，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。3.編目建冊(cè)建立詳細(xì)的檔案目錄，目錄應(yīng)包括資料編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。檔案目錄是檔案管理的索引，方便檔案管理人員和查閱人員快速了解檔案的基本情況。為每個(gè)廣告項(xiàng)目建立獨(dú)立的檔案冊(cè)，將該項(xiàng)目的所有資料按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)。檔案冊(cè)的形式便于資料的集中保管和查閱，同時(shí)也能保證資料的完整性和連貫性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案中心接收業(yè)務(wù)部門(mén)移交的廣告資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料符合收集要求。核對(duì)內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、標(biāo)識(shí)和說(shuō)明等方面。2.根據(jù)整理方法對(duì)資料進(jìn)行分類、編號(hào)和編目建冊(cè)，將整理好的資料歸入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)系統(tǒng)中。歸檔過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保檔案的有序存放。3.在歸檔完成后，更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)記錄，確保系統(tǒng)信息與實(shí)際檔案一致。檔案管理系統(tǒng)是檔案管理的重要工具，及時(shí)更新系統(tǒng)記錄有助于提高檔案查詢和管理的效率。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。安全設(shè)施的配備是保護(hù)紙質(zhì)檔案的基本要求，能有效防止檔案因自然災(zāi)害或人為因素而受損。檔案應(yīng)存放在標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜中，按照分類和編號(hào)順序排列，便于查找和取用。檔案柜的選擇應(yīng)符合檔案保管的要求，確保檔案存放的穩(wěn)定性和安全性。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。清點(diǎn)和檢查工作可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案的損壞、丟失等情況，以便采取相應(yīng)的措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。2.電子檔案保管采用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、權(quán)限控制等功能，確保電子檔案的安全和可管理性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份策略的制定可以有效防止電子檔案因系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等原因而丟失，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。對(duì)電子檔案的訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的檔案。權(quán)限控制可以保證電子檔案的保密性，防止敏感信息泄露。（三）保管期限1.根據(jù)廣告資料的重要性和性質(zhì)，確定不同類型資料的保管期限。一般來(lái)說(shuō)，廣告策劃方案、市場(chǎng)調(diào)研資料等具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的資料保管期限為[X]年；廣告創(chuàng)意設(shè)計(jì)稿、投放渠道記錄等與具體項(xiàng)目相關(guān)的資料保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后[X]年；客戶反饋資料等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但至少保留[X]年。2.在保管期限屆滿前，檔案中心應(yīng)組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果決定是否繼續(xù)保存或銷毀。鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案的處置合理合法。五、檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限與流程1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部員工因工作需要查閱廣告資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《廣告資料檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料名稱和編號(hào)等信息。申請(qǐng)表的填寫(xiě)有助于規(guī)范查閱行為，明確查閱需求。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案中心。部門(mén)負(fù)責(zé)人的審批可以確保查閱行為符合工作需要，避免不必要的查閱申請(qǐng)。檔案中心根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人員只能在檔案中心指定的地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出。指定查閱地點(diǎn)的規(guī)定可以保證檔案的安全和完整性，防止資料丟失或損壞。2.特殊情況查閱涉及公司機(jī)密或敏感信息的廣告資料檔案，查閱權(quán)限需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。高層領(lǐng)導(dǎo)的審批可以確保對(duì)機(jī)密資料的查閱嚴(yán)格控制，保護(hù)公司的商業(yè)秘密。外部單位或個(gè)人因合作需要查閱廣告資料檔案時(shí)，應(yīng)按照公司對(duì)外合作的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，經(jīng)公司授權(quán)人員陪同方可查閱。外部查閱的嚴(yán)格管理可以防止公司信息泄露，維護(hù)公司的利益。（二）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。保持檔案資料的原始狀態(tài)是檔案管理的基本要求，有助于保證檔案的真實(shí)性和完整性。2.如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案中心同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印和摘錄的資料應(yīng)注明來(lái)源，確保資料的使用符合規(guī)范。3.使用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案中心，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料完整無(wú)損。及時(shí)歸還和核對(duì)工作可以保證檔案的正常流轉(zhuǎn)和管理。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.廣告資料檔案保管期限屆滿，且經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行，確保銷毀決策的科學(xué)性和合理性。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、遺失，無(wú)法修復(fù)或補(bǔ)充的。不可抗力事件可能對(duì)檔案造成嚴(yán)重破壞，在這種情況下，經(jīng)過(guò)評(píng)估后可以進(jìn)行銷毀處理。3.涉及公司機(jī)密或敏感信息的廣告資料檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)公司批準(zhǔn)可以銷毀。機(jī)密資料的銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行，確保信息安全。（二）銷毀流程1.檔案中心提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《廣告資料檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。申請(qǐng)表的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確完整，為后續(xù)的審批和銷毀工作提供依據(jù)。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。高層領(lǐng)導(dǎo)的審批可以確保銷毀決策符合公司的整體利益和規(guī)定要求。3.檔案中心組織實(shí)施檔案銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。記錄工作可以保證銷毀過(guò)程的可追溯性，防止出現(xiàn)違規(guī)操作。4.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。保存銷毀記錄有助于對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保銷毀工作符合規(guī)定。七、檔案管理人員職責(zé)（一）基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)廣告資料檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、查閱服務(wù)等。日常管理工作的落實(shí)是保證檔案管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。制度的執(zhí)行是檔案管理工作質(zhì)量的保障，檔案管理人員應(yīng)以身作則，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。清查和盤(pán)點(diǎn)工作可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的隱患，采取措施加以解決，保證檔案的安全和完整。（二）培訓(xùn)與考核1.檔案管理人員應(yīng)定期參加公司組織的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括檔案管理法規(guī)、業(yè)務(wù)技能、信息技術(shù)應(yīng)用等方面，以適應(yīng)不斷變化的檔案管理工作需求。2.公司建立檔案管理人員考核機(jī)制，對(duì)其工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、遵守制度等方面進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果與績(jī)效掛鉤，激勵(lì)檔案管理人員