PAGE企業(yè)檔案制度編修依據(jù)一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等方面的作用，特制定本企業(yè)檔案制度編修依據(jù)。（二）適用范圍本依據(jù)適用于本企業(yè)各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集企業(yè)在各個(gè)方面形成的檔案，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便利性原則：檔案的整理、保管和利用應(yīng)便于查找、調(diào)閱和使用，提高工作效率。二、檔案的定義與分類（一）檔案的定義企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。（二）檔案的分類1.行政管理類檔案企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。行政會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作報(bào)告等。人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。印章管理文件，如印章使用記錄、印章刻制與銷毀文件等。2.經(jīng)營管理類檔案市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、銷售合同等。采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等。生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。投資項(xiàng)目文件，如可行性研究報(bào)告、投資協(xié)議、項(xiàng)目評(píng)估文件等。3.技術(shù)研發(fā)類檔案研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、任務(wù)書等。技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。專利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。技術(shù)引進(jìn)與合作文件，如技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、合作協(xié)議等。4.基本建設(shè)類檔案工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)等。工程招投標(biāo)文件、施工合同、監(jiān)理文件等。工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等。5.黨群工作類檔案黨組織建設(shè)文件，如黨組織設(shè)置、黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書等。工會(huì)工作文件，如工會(huì)章程、會(huì)員登記表、工會(huì)活動(dòng)記錄等。共青團(tuán)工作文件，如團(tuán)組織設(shè)置、團(tuán)員名冊(cè)、團(tuán)活動(dòng)記錄等。企業(yè)文化建設(shè)文件，如企業(yè)精神、企業(yè)價(jià)值觀、文化活動(dòng)資料等。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成部門與人員職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步保管工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，明確其職責(zé)和權(quán)限，確保檔案工作的順利開展。3.員工有義務(wù)及時(shí)將在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料移交至本部門檔案管理人員。（二）檔案收集要求1.收集范圍應(yīng)涵蓋企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的所有文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件原件及相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集一式多份，分別保存于不同地點(diǎn)，以防丟失或損壞。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）檔案收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件材料應(yīng)定期收集，一般每月或每季度進(jìn)行一次。2.重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)）將形成的檔案收集齊全并移交至檔案管理部門。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的企業(yè)檔案全部移交至所在部門檔案管理人員。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的歷史聯(lián)系。2.便于檔案的保管、利用和統(tǒng)計(jì)。3.符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和擴(kuò)展性，便于后續(xù)增加檔案時(shí)進(jìn)行編號(hào)。3.排列：在每一類檔案中，按照一定的順序進(jìn)行排列，如時(shí)間順序、重要程度順序等。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。（三）電子檔案整理1.電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。2.電子文件命名應(yīng)規(guī)范，體現(xiàn)文件的主題、時(shí)間、責(zé)任者等關(guān)鍵信息。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，以便于檢索和利用。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、格式、大小、來源等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、除濕機(jī)等。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案密集架存放，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和調(diào)閱。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別保管，如照片應(yīng)沖洗或掃描后分類存放，錄音帶、錄像帶應(yīng)定期進(jìn)行回放檢查，確保其內(nèi)容的完整性和可播放性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)企業(yè)和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如企業(yè)章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、重要會(huì)議記錄等。長期保管的檔案是指在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，提出檔案保管期限的初步意見，報(bào)檔案管理部門審核確定。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對(duì)檔案的保管狀況應(yīng)進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等方面。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，不得損害企業(yè)利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)企業(yè)原則：檔案利用應(yīng)圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等工作需要，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。3.嚴(yán)格審批原則：檔案利用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保檔案使用的安全性和合理性。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.企業(yè)外部單位因合作、調(diào)研、審計(jì)等需要查閱企業(yè)檔案，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱企業(yè)檔案，企業(yè)應(yīng)依法予以配合。（三）利用審批程序1.企業(yè)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理。2.企業(yè)外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱、借閱申請(qǐng)函，說明查閱或借閱的目的、范圍、時(shí)間等信息，并按照規(guī)定繳納查閱、借閱費(fèi)用。申請(qǐng)函經(jīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔案管理部門辦理。3.司法機(jī)關(guān)查閱企業(yè)檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)企業(yè)法律顧問審核后，報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，檔案管理部門方可提供查閱服務(wù)。（四）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)，提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案攜帶出檔案庫房。2.借閱：借閱期限一般不超過[具體期限]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[具體期限]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.科學(xué)合理原則：鑒定工作應(yīng)依據(jù)檔案保管期限表和有關(guān)規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值進(jìn)行科學(xué)判斷。3.確保安全原則：鑒定過程中應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案專家等組成。2.鑒定小組按照檔案鑒定原則和方法，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行集中銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門、審