PAGE檔案收集人員工作制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案收集工作流程，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體檔案收集人員，包括但不限于各部門負責(zé)檔案收集的兼職人員以及檔案管理部門的專職人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案收集工作必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案的合法性和規(guī)范性。2.全面收集原則：涵蓋公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。3.及時準確原則：在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案收集工作，并確保所收集檔案信息的真實、準確。4.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，避免分散保存導(dǎo)致的管理混亂和信息丟失。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，包括但不限于考勤制度、財務(wù)制度、人事制度等。3.文件收發(fā)記錄、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)批示等。4.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件的原件及相關(guān)審批材料。5.公司各類行政事務(wù)的處理文件，如請示報告、批復(fù)、函件等。（二）人事管理類檔案1.員工入職、離職、調(diào)動、晉升等相關(guān)手續(xù)文件，如入職登記表、離職證明、調(diào)動審批表等。2.員工勞動合同、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等。3.員工績效考核記錄、獎懲文件、工資福利發(fā)放記錄等。4.員工培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。5.人事檔案，如員工簡歷、學(xué)歷證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件、資格證書復(fù)印件等。（三）財務(wù)管理類檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料，包括月度、季度、年度財務(wù)報表，總賬、明細賬、日記賬等。2.財務(wù)預(yù)算、決算報告及相關(guān)審批文件。3.稅務(wù)申報資料、納稅憑證等。4.資金收付記錄、銀行對賬單、支票存根等。5.財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告等。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場調(diào)研資料，如市場調(diào)研報告、行業(yè)分析報告、競爭對手資料等。2.銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄、客戶反饋等銷售業(yè)務(wù)相關(guān)文件。3.采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單、驗收報告等采購業(yè)務(wù)相關(guān)文件。4.生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護記錄等生產(chǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)文件。5.研發(fā)項目立項報告、研究成果報告、技術(shù)文檔等研發(fā)業(yè)務(wù)相關(guān)文件。（五）其他類檔案1.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的相關(guān)資料，如證書復(fù)印件、頒獎文件等。2.公司參加各類活動的照片、視頻、宣傳資料等影像檔案。3.公司與外部機構(gòu)合作的項目檔案，包括合作協(xié)議、項目成果報告等。4.其他具有保存價值的文件材料，如公司大事記、重要事件記錄等。三、檔案收集流程（一）文件形成與積累1.各部門在業(yè)務(wù)活動中應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的形成與積累工作，確保文件材料的及時、完整和準確。2.業(yè)務(wù)人員在辦理業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)按照檔案管理要求，將相關(guān)文件材料進行分類整理，妥善保管，不得隨意丟棄或損毀。（二）定期收集1.各部門兼職檔案收集人員應(yīng)按照規(guī)定的時間周期，定期對本部門形成的文件材料進行收集。一般每月末進行一次集中收集，遇特殊情況可適當(dāng)增加收集次數(shù)。2.收集時，應(yīng)認真核對文件材料的種類、數(shù)量和完整性，確保無遺漏。對不符合要求的文件材料，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通，補充完善。（三）整理與初步審核1.收集后的文件材料應(yīng)按照檔案分類標準進行初步整理，區(qū)分不同類別和保管期限。2.兼職檔案收集人員應(yīng)對整理后的文件材料進行初步審核，檢查文件的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、簽字蓋章是否齊全等。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改。（四）移交1.各部門兼職檔案收集人員在完成文件材料的整理與初步審核后，應(yīng)及時將檔案移交至公司檔案管理部門。2.移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，并由雙方簽字確認。3.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對移交的檔案進行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。四、檔案收集要求（一）文件格式要求1.各類文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)定的格式，如A4紙張、宋體字體、字號適中、排版規(guī)范等。2.電子文件應(yīng)按照公司規(guī)定的格式存儲，如.doc、.xls、.pdf等，并確保文件內(nèi)容清晰可讀。（二）簽字蓋章要求1.文件上的簽字應(yīng)真實、清晰，不得代簽或使用印章代替簽字。2.涉及對外簽訂合同、協(xié)議等重要文件，必須加蓋公司公章或相關(guān)業(yè)務(wù)部門印章，并確保印章清晰、完整。（三）內(nèi)容完整性要求1.文件應(yīng)包括標題、正文、附件、落款等完整要素，確保文件內(nèi)容能夠準確反映業(yè)務(wù)活動的全貌。2.對于重要文件，應(yīng)附有相關(guān)的審批文件、會議紀要、請示報告等，以保證文件的連貫性和邏輯性。（四）時間準確性要求1.文件形成時間應(yīng)準確記錄，不得隨意涂改或編造。2.涉及時效性的文件，如合同有效期、工作計劃執(zhí)行時間等，應(yīng)嚴格按照規(guī)定時間填寫，確保文件的有效性。五、檔案收集人員職責(zé)（一）兼職檔案收集人員職責(zé)1.負責(zé)本部門文件材料的形成與積累工作，指導(dǎo)和督促本部門業(yè)務(wù)人員及時整理和上交文件材料。2.按照規(guī)定的時間周期，定期對本部門文件材料進行收集、整理和初步審核，確保文件材料的完整性和準確性。3.將整理好的檔案及時移交至公司檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的信息和資料。（二）專職檔案收集人員職責(zé)1.制定檔案收集工作計劃和方案，明確收集范圍、時間要求、工作流程等，并組織實施。2.負責(zé)對各部門移交的檔案進行審核、接收和登記，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.對檔案收集工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行協(xié)調(diào)解決，如與相關(guān)部門溝通補充文件材料、糾正文件格式錯誤等。4.定期對檔案收集工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷完善檔案收集工作制度。5.負責(zé)檔案收集工作的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高兼職檔案收集人員的業(yè)務(wù)水平。六、檔案收集工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司檔案管理部門負責(zé)對檔案收集工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對各部門檔案收集情況進行抽查。2.建立檔案收集工作反饋機制，鼓勵員工對檔案收集工作中存在的問題進行反饋，檔案管理部門應(yīng)及時處理并回復(fù)。（二）考核辦法1.制定檔案收集工作考核指標體系，對各部門兼職檔案收集人員和檔案管理部門專職人員的工作進行量化考核?？己酥笜税n案收集的及時性、完整性、準確性、移交清單填寫規(guī)范等方面。2.考核周期為每年度一次，考核結(jié)果與績效掛鉤。對檔案收集工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對未完成檔案收集任務(wù)或工作質(zhì)量不達標的部門和個人進行批評教育，并責(zé)令限期整改。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案收集人員應(yīng)妥善保管所收集的檔案，防止檔案丟失被盜、損壞或變質(zhì)。2.檔案存放場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存儲。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）保密管理1.檔案收集人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案予以保密。2.在檔案收集、整理、移交過程中，應(yīng)采取必要措施防止檔案信息泄露，如對敏感文件進行加密處理、限制接觸人員范圍等。3.未經(jīng)公司批