PAGE建設(shè)工程檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建設(shè)工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度匯編。本制度旨在規(guī)范建設(shè)工程檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作流程，提高公司建設(shè)工程管理水平，為工程建設(shè)、維護(hù)、改造及竣工驗(yàn)收等提供可靠依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建設(shè)工程項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建的各類建筑物、構(gòu)筑物、市政基礎(chǔ)設(shè)施及相關(guān)配套工程等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：建設(shè)工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)全過(guò)程的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集工程建設(shè)各階段形成的各類文件資料，保證檔案的完整性，涵蓋從項(xiàng)目前期策劃到竣工驗(yàn)收交付使用的全過(guò)程。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、圖表、文字表述等應(yīng)符合工程實(shí)際，避免出現(xiàn)差錯(cuò)和歧義。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的內(nèi)在規(guī)律和檔案管理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、有序整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.及時(shí)性原則：各部門(mén)和崗位應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，確保檔案收集的及時(shí)性，避免延誤和散失。二、建設(shè)工程檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司建設(shè)工程檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司建設(shè)工程檔案，接收、整理、保管和提供利用各類工程檔案資料。3.參與工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對(duì)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，出具檔案驗(yàn)收意見(jiàn)。4.定期對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作，確保檔案質(zhì)量和安全。5.開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.明確專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的階段性檢查和驗(yàn)收工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。4.參與工程竣工驗(yàn)收，負(fù)責(zé)提供與工程建設(shè)相關(guān)的文件資料，協(xié)助檔案管理部門(mén)完成檔案驗(yàn)收工作。（三）勘察設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.按照國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及合同要求，負(fù)責(zé)勘察設(shè)計(jì)文件的編制、審核和歸檔工作，并向建設(shè)單位提交完整的勘察設(shè)計(jì)檔案資料。2.對(duì)勘察設(shè)計(jì)變更文件及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔，并確保變更文件與原文件的關(guān)聯(lián)性和準(zhǔn)確性。3.在工程建設(shè)過(guò)程中，配合建設(shè)單位和相關(guān)部門(mén)對(duì)勘察設(shè)計(jì)文件的查詢和利用工作，提供必要的技術(shù)支持和解釋。（四）施工單位職責(zé)1.建立健全項(xiàng)目施工檔案管理制度，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔施工過(guò)程中形成的各類文件資料，包括施工技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全管理資料等。2.按照工程進(jìn)度和檔案管理要求，及時(shí)將施工檔案資料分類整理，做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并在工程竣工后向建設(shè)單位提交完整的施工檔案資料。3.對(duì)施工過(guò)程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并做好電子檔案的備份和存儲(chǔ)工作。4.在工程竣工驗(yàn)收前，對(duì)本單位形成的施工檔案進(jìn)行自查自糾，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，確保施工檔案符合驗(yàn)收要求。（五）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)監(jiān)理過(guò)程中形成的各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。2.對(duì)施工單位報(bào)送的工程文件資料進(jìn)行審核和簽認(rèn)，監(jiān)督施工單位按照檔案管理要求及時(shí)整理和歸檔工程資料。3.參與工程竣工驗(yàn)收，對(duì)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，協(xié)助建設(shè)單位完成檔案驗(yàn)收工作，并出具監(jiān)理意見(jiàn)。三、建設(shè)工程檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工程檔案按照工程建設(shè)程序和文件性質(zhì)分為工程前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件等五大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，具體分類如下：1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)文件建設(shè)用地文件勘察設(shè)計(jì)文件招投標(biāo)及合同文件2.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理細(xì)則監(jiān)理月報(bào)監(jiān)理通知單工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告3.施工文件施工技術(shù)文件施工記錄質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告安全管理資料物資資料4.竣工圖建筑竣工圖結(jié)構(gòu)竣工圖電氣竣工圖給排水竣工圖其他專業(yè)竣工圖5.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告工程竣工備案表工程質(zhì)量保修書(shū)其他竣工驗(yàn)收相關(guān)文件（二）編號(hào)規(guī)則建設(shè)工程檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目名稱分類代碼順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.項(xiàng)目名稱：填寫(xiě)建設(shè)工程項(xiàng)目的全稱。2.分類代碼：采用大寫(xiě)字母表示檔案分類，如“GQ”表示工程前期文件，“JL”表示監(jiān)理文件，“SG”表示施工文件，“JG”表示竣工圖，“YS”表示竣工驗(yàn)收文件。3.順序號(hào)：按照每類檔案資料形成的先后順序進(jìn)行編號(hào)，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足三位的前面補(bǔ)零。例如：某建設(shè)工程項(xiàng)目的工程前期文件中，項(xiàng)目立項(xiàng)文件的編號(hào)為“[項(xiàng)目名稱]GQ001”；監(jiān)理文件中監(jiān)理規(guī)劃的編號(hào)為“[項(xiàng)目名稱]JL001”。四、建設(shè)工程檔案的形成與收集（一）工程前期文件的形成與收集1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件由項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)收集，包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件。在項(xiàng)目立項(xiàng)過(guò)程中，各相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將各自形成的文件資料移交項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)，由項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)統(tǒng)一整理歸檔。2.建設(shè)用地文件由項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集，包括土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等文件。在辦理建設(shè)用地相關(guān)手續(xù)過(guò)程中，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)收集、整理和歸檔相關(guān)文件。3.勘察設(shè)計(jì)文件由勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)提供，并按照合同要求向建設(shè)單位提交完整的勘察設(shè)計(jì)檔案資料?？辈煸O(shè)計(jì)單位應(yīng)在勘察設(shè)計(jì)工作完成后，及時(shí)將勘察設(shè)計(jì)文件整理歸檔，并向建設(shè)單位移交紙質(zhì)和電子檔案。4.招投標(biāo)及合同文件由項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)收集，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、合同文本等文件。在招投標(biāo)及合同簽訂過(guò)程中，各相關(guān)部門(mén)應(yīng)將各自形成的文件資料及時(shí)移交項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)，由項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)統(tǒng)一整理歸檔。（二）監(jiān)理文件的形成與收集監(jiān)理單位應(yīng)按照監(jiān)理工作流程和檔案管理要求，及時(shí)形成和收集監(jiān)理文件。監(jiān)理文件應(yīng)包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。監(jiān)理單位應(yīng)定期對(duì)監(jiān)理文件進(jìn)行整理歸檔，并在工程竣工后向建設(shè)單位提交完整的監(jiān)理檔案資料。（三）施工文件的形成與收集施工單位應(yīng)建立健全施工文件管理制度，明確專人負(fù)責(zé)施工文件的收集、整理和歸檔工作。施工文件應(yīng)包括施工技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全管理資料、物資資料等。施工單位應(yīng)按照工程進(jìn)度和檔案管理要求，及時(shí)將施工過(guò)程中形成的各類文件資料分類整理，做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并在工程竣工后向建設(shè)單位提交完整的施工檔案資料。（四）竣工圖的形成與收集竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制，應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際完成情況，對(duì)原設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行修改、補(bǔ)充和完善，確?？⒐D與工程實(shí)際相符?？⒐D編制完成后，施工單位應(yīng)加蓋竣工圖章，并經(jīng)監(jiān)理單位和建設(shè)單位審核簽字確認(rèn)。竣工圖應(yīng)包括建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、電氣竣工圖、給排水竣工圖等各類專業(yè)竣工圖，施工單位應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)將竣工圖整理歸檔，并向建設(shè)單位提交紙質(zhì)和電子竣工圖。（五）竣工驗(yàn)收文件的形成與收集竣工驗(yàn)收文件由項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)收集，包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書(shū)等文件以及其他竣工驗(yàn)收相關(guān)文件。在工程竣工驗(yàn)收過(guò)程中，各相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照職責(zé)分工及時(shí)形成和提供各自負(fù)責(zé)的竣工驗(yàn)收文件資料，由項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)統(tǒng)一整理歸檔。五、建設(shè)工程檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.建設(shè)工程檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序排列，不同類檔案之間應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立。2.每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并在檔案首頁(yè)加蓋檔案章，檔案章應(yīng)注明檔案類別、編號(hào)、日期等信息。3.檔案資料應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，電子文件格式應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，存儲(chǔ)載體應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行備份。（二）歸檔流程1.各部門(mén)在完成本部門(mén)負(fù)責(zé)的檔案資料收集整理工作后，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案資料后，應(yīng)按照整理要求進(jìn)行再次審核和整理，對(duì)不符合要求的檔案資料應(yīng)及時(shí)退回原部門(mén)進(jìn)行整改。3.經(jīng)審核整理后的檔案資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并裝入檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放。檔案盒或檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、項(xiàng)目名稱、起止日期等信息，便于查找和管理。六、建設(shè)工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理；對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可用性。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火等。（二）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱建設(shè)工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案類別、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，及時(shí)提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、檔案類別、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或進(jìn)行涂改、損壞等行為。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外單位因工作需要查閱公司建設(shè)工程檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱手續(xù)和查閱要求與公司內(nèi)部查閱相同。七、建設(shè)工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則建設(shè)工程檔案的鑒定應(yīng)遵循“全面審查、區(qū)別對(duì)待、確保重點(diǎn)、留用從寬、銷毀從嚴(yán)”的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，同時(shí)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，合理確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)、相關(guān)技術(shù)專家等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行定期鑒定。鑒定小組應(yīng)制定鑒定工作計(jì)劃，明確鑒定的范圍、方法、標(biāo)準(zhǔn)和程序等。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，是否存在缺失或遺漏的文件資料。2.檔案的準(zhǔn)確性：審核檔案內(nèi)容是否真實(shí)反映工程實(shí)際情況，數(shù)據(jù)、圖表、文字表述等是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.檔案的系統(tǒng)性：查看檔案是否按照分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，是否保持了檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.檔案的保存價(jià)值：評(píng)估檔案對(duì)工程建設(shè)、維護(hù)、改造及后續(xù)管理等方面的利用價(jià)值，確定檔案是否具有長(zhǎng)期保存的必要。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀清單應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管