PAGE政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，有效保護(hù)和利用檔案資源，為政協(xié)履行職能、開展工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政協(xié)機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公廳（室）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管，確保檔案工作有序開展。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則全面收集政協(xié)機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和安全性，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則以服務(wù)政協(xié)工作為宗旨，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門政協(xié)機(jī)關(guān)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案工作的具體組織實(shí)施和日常管理。（二）辦公廳（室）職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)制定政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案工作。3.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員和機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，確保檔案的安全和完整。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助做好檔案的整理、鑒定、利用等工作。3.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門開展工作。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常管理工作，確保檔案排列有序、存放安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。4.積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，為政協(xié)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)利用需求編制各類檔案檢索工具和參考資料。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整，及時(shí)錄入和更新檔案信息。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已到保管期限的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料形成要求1.政協(xié)機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中應(yīng)嚴(yán)格按照公文處理程序，規(guī)范文件材料的起草、審核、簽發(fā)、印制等環(huán)節(jié)，確保文件格式統(tǒng)一、內(nèi)容準(zhǔn)確、字跡清晰。2.各類會(huì)議、調(diào)研、視察、協(xié)商等活動(dòng)形成的文件材料，承辦部門應(yīng)及時(shí)整理，保證材料的完整性和系統(tǒng)性。3.工作人員在辦理業(yè)務(wù)過程中形成的文件材料，如請示、報(bào)告、批復(fù)、合同、協(xié)議等，應(yīng)妥善保存，不得隨意丟棄或損毀。（二）文件材料收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與政協(xié)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.政協(xié)機(jī)關(guān)形成的各類公文，包括決議、決定、建議案、提案、調(diào)研報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。3.政協(xié)組織開展的各類會(huì)議、活動(dòng)的文件材料，如會(huì)議通知、議程、講話材料、會(huì)議記錄、照片、音像資料等。4.政協(xié)委員的提案、建議、發(fā)言材料以及與委員工作相關(guān)的文件材料。5.在調(diào)研、視察、考察等活動(dòng)中形成的文件材料，包括調(diào)研方案、調(diào)查問卷、考察報(bào)告、照片、音像資料等。6.政協(xié)機(jī)關(guān)的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件等。7.反映政協(xié)機(jī)關(guān)歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的文件材料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）文件材料收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。對(duì)于重要緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交檔案管理部門。2.會(huì)議結(jié)束后，承辦部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議文件材料整理完畢，移交檔案管理部門。3.調(diào)研、視察、考察等活動(dòng)結(jié)束后，承辦部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將活動(dòng)形成的文件材料收集整理好，送交檔案管理部門。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政事務(wù)類、政協(xié)業(yè)務(wù)類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、聲像檔案類等類別。2.黨群工作類檔案主要包括黨組織建設(shè)、黨員教育管理、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。3.行政事務(wù)類檔案主要包括機(jī)關(guān)行政管理、辦公自動(dòng)化、后勤保障等方面的文件材料。4.政協(xié)業(yè)務(wù)類檔案主要包括政協(xié)全會(huì)、常委會(huì)、主席會(huì)議等會(huì)議文件材料，提案、建議案辦理文件材料，調(diào)研、視察、考察活動(dòng)文件材料等。5.人事管理類檔案主要包括干部任免、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的文件材料。6.財(cái)務(wù)管理類檔案主要包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等文件材料。7.聲像檔案類主要包括照片（含底片）、錄音帶、錄像帶、光盤等記錄政協(xié)機(jī)關(guān)重要活動(dòng)和工作場景的聲像資料。（三）整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。2.整理歸檔文件時(shí)，應(yīng)按照分類方案和文件材料的排列順序，依次進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等工作。3.歸檔文件應(yīng)采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進(jìn)行整理編號(hào)，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和形式特征，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。5.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件，便于翻閱。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲藥品、消防器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)注清晰的檔案類別、年度、保管期限等標(biāo)識(shí)，便于檔案的分類存放和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括政協(xié)機(jī)關(guān)制定的重要規(guī)章制度、決議、決定、重要會(huì)議文件、重要提案和建議案、重大活動(dòng)文件材料、機(jī)構(gòu)演變及人事任免文件等。3.長期保管的檔案主要包括政協(xié)機(jī)關(guān)一般性會(huì)議文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研考察報(bào)告、工作計(jì)劃和總結(jié)等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括一般性事務(wù)文件、臨時(shí)性工作文件等，保管期限為[X]年。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)字跡模糊或易褪變的檔案應(yīng)采取有效的保護(hù)措施。3.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)剔除無保存價(jià)值的檔案，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.建立檔案保管統(tǒng)計(jì)制度，定期統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)政協(xié)工作和委員履職為出發(fā)點(diǎn)，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案查閱服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全。（二）利用范圍1.政協(xié)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.政協(xié)委員因履行職責(zé)需要查閱相關(guān)檔案的，應(yīng)憑委員證或相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.其他單位或個(gè)人因工作需要查閱政協(xié)機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)政協(xié)機(jī)關(guān)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱。（三）利用方式1.查閱檔案利用者可直接到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱檔案因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。對(duì)于珍貴檔案或密級(jí)檔案，一般不予借閱，如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)政協(xié)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處和復(fù)制日期。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定檔案價(jià)值時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式、時(shí)間等因素，重點(diǎn)審查檔案對(duì)政協(xié)工作的查考利用價(jià)值、歷史研究價(jià)值和憑證作用。3.對(duì)于涉及重要?dú)v史事件、重大決策、重要人物等具有長遠(yuǎn)歷史意義和重要現(xiàn)實(shí)意義的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、文號(hào)、日期、保管期限、數(shù)量等信息。檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人審核。4.經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保銷毀工作徹底、無誤。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化范圍1.對(duì)具有重要保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，包括永久保管的檔案和部分長期保管的檔案。2.對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，如將照片、錄音帶、錄像帶等轉(zhuǎn)換為電子圖像和音頻視頻文件。（三）數(shù)據(jù)錄入與管理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，并將相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期檢查系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）信息安全與保密1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止檔案信息泄露和被非法篡改。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作需要，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化加工過程的管理，嚴(yán)格控制接觸檔案原件的人員范圍，對(duì)數(shù)字化加工場所進(jìn)行安全監(jiān)控，防止檔案原件丟失和損壞。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)政協(xié)機(jī)關(guān)辦公廳（室）負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期組織開展檔案工作專項(xiàng)檢查和考核。（二）檢查內(nèi)容1.檔案工作制度的執(zhí)行情況，包括文件材料的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。3.檔案庫房的安全管理情況，檔案裝具的配備和使用情況。4.檔案信息化建設(shè)情況，檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)情況。5.檔案鑒定與銷毀工作的開展情況，檔案銷毀清冊的編制和審批情況。（三）檢查方式1.定期檢查每年組織一次檔案工作全面檢查，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行綜合評(píng)估，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案工作中存在的問題。3.專