公司事務(wù)用品管理規(guī)定

制度名

電子文件編碼GLWA212頁碼4-1

XX公司事務(wù)用品管理規(guī)定

一、購買

第一條主管

為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有事務(wù)用品的購買，

都由事務(wù)用品管理員統(tǒng)一負責。

第二條訂購數(shù)量

根據(jù)事務(wù)用品庫存量情況以及消耗水平，向主管科長報告，確定訂購數(shù)

量。如果事務(wù)用印刷制品需要調(diào)整格式的話，或者未來某種事務(wù)用品的需求量

將發(fā)生變化的話，也一并向主管科長提出。

調(diào)整印刷制品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請，經(jīng)企劃部

門審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量；然后，去專門商店采購，選購價格

合適、格式相近的印刷制品

第三條采購方法

如果事務(wù)用品庫存不多，或者有關(guān)部門提出特殊需求，在這種情況下，按

照成本最小的原則，選擇直接去商店購買，或者采取訂購的方式。

第四條訂購單

各部門申請的事務(wù)用品中，如果包含著需要訂購的事務(wù)用品的話，申請部

門還必須另填一份訂購單，經(jīng)事務(wù)用品管理部門確認后，直接向有關(guān)商店訂

購。

事務(wù)川品管理部門，必須依據(jù)訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，寫明訂

購日期、訂購數(shù)量、單價，以及向何商店訂購等等。

第五條追蹤

簽發(fā)人責任人簽名

制度名公司事務(wù)用品管理規(guī)定

電子文件編碼GLWA212頁碼4-2

第六條接貨

所訂購事務(wù)用品送到后，按送貨單進行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)

量，如果沒問題，就在送貨單上加蓋印章，表示收到C

進而，在訂購進度控制卡上作好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等等。

第七條支付

收到事務(wù)用品后，對照訂貨單與訂購進度控制卡，開具支付傳票，經(jīng)主管

科長簽字蓋章，作好登記，轉(zhuǎn)交出納科負責支付或結(jié)算。

第八條分發(fā)

事務(wù)用品原則上由總公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各分事業(yè)單位和部門。如果有

特殊情況，允許各營業(yè)所或分廠、分店，在提出“事務(wù)用品購買申請書”的前

提下，就近采購。

在這種情況下，事務(wù)用品管理部門有權(quán)進行審核，并且把審核結(jié)果連同申

請書一起交付監(jiān)督檢查部門保存，以作為日后作用情況報告書的審核與檢查依

據(jù)。

二、申請與分發(fā)領(lǐng)用

第九條申請手續(xù)

各科的申請書必須一式兩份，一份用于分發(fā)事務(wù)用品；另一份用于分發(fā)領(lǐng)

用事務(wù)用品臺賬登記。在申請書上寫明所要物品、數(shù)量與單價金額。

第十條分發(fā)手續(xù)

1.接到各分事業(yè)單位的申請書（兩份）之后，進行核對，并在申請受理冊上

作好登記，寫上申請口期、申請單位、用品規(guī)格與名稱以及數(shù)量；再填寫一份

用品分發(fā)傳票給發(fā)送科。2.發(fā)送科進行核對后，把申請所要全部用品備齊、

打包，通過郵局寄給分事業(yè)單位。

簽發(fā)人責任人簽名

制度名公司事務(wù)用品管理規(guī)定

電子文件編碼GLWA212頁碼4-3

3.用品寄出后作好登記，寫明寄送日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同

用品發(fā)出通知書，轉(zhuǎn)交用品管理科記賬存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同

寄出包裹一起返回各分事業(yè)單位。

第十一條報廢處理

對決定報廢的事務(wù)用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價

格、數(shù)量及報廢處理有關(guān)事項。

三、保管

第十二條填寫臺賬

所有入庫事務(wù)用品，都必須一一填寫臺賬（卡片）。

第十三條保管

必須清楚地掌握事務(wù)用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃；必要時要實行防蟲

等保全措施。

第十四條盤存

事務(wù)用品倉庫一年盤點兩次（6月與12月）。盤點工作由科長負責；盤點要

求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整臺賬，使兩者一致。

第十五條印刷品與紙張管理

印刷制品與各種用紙的管理，按照盤存的臺賬為基準，領(lǐng)發(fā)多少，隨時記

賬，進行加減，計算出余量。旦某批消耗品用完，即寫成書面報告遞交主

管。

第十?六條持有量調(diào)查

必須對總公司各部科所擁有的事務(wù)用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷

制品，作出調(diào)查。調(diào)查方式是，每月5日就前一月領(lǐng)用量、使用量以及余量

（未用量），作出統(tǒng)計，向上報告。

事務(wù)用品管理科對報告進行核對，檢查各部科所報統(tǒng)計數(shù)據(jù)，是否與倉庫

的各部科領(lǐng)用臺賬中的記錄相一致。最后把各報告分部科進行編輯保存。

簽發(fā)人責任人簽名

制度名公司事務(wù)用品管理規(guī)定

電子文件編碼GLWA212頁碼4-4

四、監(jiān)督與調(diào)查

第十七條調(diào)查科職責

1.對總公司各科室進行調(diào)抽。

(1)核對用品領(lǐng)用傳票與用品臺賬。

(2)核對用品申請書與實際使用情況。

(3)核對用品領(lǐng)用臺賬與實際用品臺賬。

2.對分事業(yè)單位調(diào)查［同前)。

第十八條部長職責

1.核對收支傳票與用品實物臺賬。

2.核對支付傳票與送貨單據(jù)。

第十九條科長職責

1.核對各類科目收支臺賬。

2.椅杳各類科目實物臺賬。

簽發(fā)人責任人簽名

精品文檔精心整理

六、公司文書制作制度

第一條適應(yīng)范圍

凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。

發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。

第二條名義

公務(wù)文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署，有些簡單事項的文件，應(yīng)以部

門的名義簽署。

第三條呈交公司經(jīng)理的文件

凡需呈遞公司經(jīng)理文件，須逐級上報。各級主管須在調(diào)查核實的基礎(chǔ)上寫

出意見，注明需呈報經(jīng)理的理由，然后上報。若不需呈報，則在該文書右上方

空白處注明公司部門的名稱、文號、年月日。

第四條文書格式

1.公務(wù)文件應(yīng)使用楷書，盡可能簡單準確。

2.陳述理由和經(jīng)過時，若正文繁復，則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的

文件上。

第五條文件編碼

文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號碼，還應(yīng)標明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復

文文件的號碼和年月日，以便處理。

第六條書寫格式

1.通常在第一行寫文號，第二行寫文件內(nèi)容的標題，另起一行寫制發(fā)年月

口、制發(fā)者名稱，再一行寫明收文件人的姓名，然后再寫文件內(nèi)容。

2.在屬于提復審報的情況卜，通常采取在文件末尾處用后記的形式證明，

在文件末尾隔一行處寫下復審件的號碼、必要事項、年月日及復審者姓名。

3.由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱，必要時要寫上號

碼和年月日。

第七條簽署應(yīng)用

文件制發(fā)［及收件者應(yīng)注明職務(wù)，根據(jù)情況只署姓名。在文件制發(fā)者個人

（或單位）的下方蓋上制發(fā)者個人或制發(fā)單位的印章:，作為文件處理的依據(jù)。

但同時發(fā)往多個單位的文件如通知等，為了簡便，多采用印制好的印刷品，此

時簽名或蓋印可省略。

第八條封簽上的記錄

文件信封上的記錄，依照以下各條進行。

1.在用于普通文件的信封上，要寫明送達單位的名稱，同時在左側(cè)寫上是

否加急、掛號等，并在其下寫上發(fā)文號碼，信封背面寫發(fā)文單位。

2.秘密文件的信封上，除要在正面的左側(cè)寫上“秘”外，其他參照第一項。

3.必須由收文者親自開啟的文件，信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上“親啟”

字樣。

4.文件要用二層信封，內(nèi)封上寫文件標題，外封上的標志參照以上各條在

左側(cè)寫明“秘”的字樣。

5.文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標明“秘”的字

樣。

6.本條第一項中所列內(nèi)容，除有關(guān)的外，簡易的文件可依照第二條進行，

只要在封面左下角用小號字印上單位名即可。

第九條文件用紙

精品文檔可編輯的精品文檔

精品文檔精心整理

文件所用紙張另行規(guī)定（略）。

第十條墨水

文件原則上應(yīng)用黑色墨水書寫，在使用墨水時要選用性能較好的紙張，文

字應(yīng)清晰可辨。

第十一條文件種類的區(qū)分

部門經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用，按以下原則區(qū)別使用不同文種。

1.提案，不僅僅是發(fā)出的指令，而且希望將其意見進行廣泛討論。

2.承認，就有關(guān)事務(wù)進行認定。

表23-9定期報表發(fā)送記錄

類別份

年

報表名稱日月報告提出日期數(shù)呈送單位

報

報報

1.現(xiàn)金收支隔日或翌月1副總

1

表B經(jīng)理

2.營業(yè)報告副總

隔月初日2自存

表經(jīng)理

融總經(jīng)

3.損益表隔月153自存經(jīng)

理

4.資產(chǎn)負債，，，，，，，，

表

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

3.請求，所報內(nèi)容等候裁定。

4.報告，關(guān)于指示的答復性匯報。

5.申請，請求對自己或有關(guān)事項處理的許可和承認，也可用于單方面提出

申請。

精品文檔可編輯的精品文檔

精品文檔精心整理