PAGE心理室檔案建設移交制度一、總則（一）目的為加強公司心理室檔案管理，確保心理室檔案的完整、準確、安全和有效利用，規(guī)范檔案建設與移交工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司心理室檔案的建設、整理、保管、移交及相關管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映心理室工作實際情況。2.完整性原則：涵蓋心理室工作各個方面的相關資料，確保檔案全面。3.保密性原則：對涉及員工個人隱私等敏感信息嚴格保密。4.規(guī)范性原則：檔案建設與移交工作遵循統(tǒng)一規(guī)范和標準。二、檔案建設（一）檔案分類1.心理咨詢記錄檔案包括員工心理咨詢預約登記表、咨詢過程記錄、咨詢效果評估等。詳細記錄每次咨詢的基本信息（如咨詢日期、咨詢師、來訪者等）、咨詢問題描述、咨詢方法與過程、來訪者反饋及咨詢師建議等。按照來訪者姓名或咨詢日期順序進行編號歸檔。2.心理測評檔案員工心理測評報告，如性格測試、心理健康量表測評等結果。包含測評工具名稱、測評日期、測評分數(shù)及分析解讀等內容。根據測評類型和員工類別進行分類存放，例如按照不同崗位類別或部門區(qū)分。3.心理健康教育活動檔案活動策劃方案、活動通知、活動現(xiàn)場照片、參與者反饋等資料。記錄心理健康講座、團體輔導、工作坊等各類活動的全過程。以活動主題和舉辦時間為線索進行整理歸檔。4.心理室設備與物資檔案心理室設備清單（包括設備名稱、型號、購置日期、供應商等）、設備維護記錄、物資采購發(fā)票及領用記錄等。按照設備類別和物資種類進行分類管理，建立相應的臺賬。（二）檔案整理要求1.資料收集心理室工作人員應及時收集各類相關資料，確保資料的及時性和完整性。對于咨詢記錄，咨詢師應在每次咨詢結束后及時整理記錄；測評報告由測評實施人員在測評完成后盡快收集歸檔；活動資料在活動結束后由負責組織的人員進行收集。資料來源包括內部工作記錄、員工提交的信息、外部合作機構提供的資料等。2.資料審核對收集到的資料進行審核，確保內容準確無誤。對于咨詢記錄，審核咨詢師的記錄是否清晰、完整，是否符合專業(yè)規(guī)范；測評報告審核測評數(shù)據的準確性和分析的合理性；活動資料審核活動流程是否完整、照片和反饋信息是否真實有效等。審核過程中發(fā)現(xiàn)問題及時與相關人員溝通核實，要求補充或修正資料。3.資料編碼與標識為每份檔案或資料賦予唯一的編碼，編碼應體現(xiàn)檔案類別、年份、順序等信息，便于查找和管理。例如，心理咨詢記錄檔案編碼格式為“XL20XX00X”，其中“XL”表示心理咨詢記錄，“20XX”表示年份，“00X”表示順序號。在檔案資料上粘貼清晰的標識，注明檔案名稱、類別、日期等關鍵信息。（三）檔案保管1.保管場所：設立專門的心理室檔案保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，并配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、文件架等。2.保管期限心理咨詢記錄檔案、心理測評檔案長期保管，以便對員工心理健康狀況進行跟蹤和分析。心理健康教育活動檔案保管期限為活動結束后[X]年，以備后續(xù)查閱活動開展情況和效果評估參考。心理室設備與物資檔案在設備報廢或物資使用完畢后，根據相關規(guī)定確定保管期限，一般為[X]年。3.保管措施對檔案進行分類存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于快速查找。定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，及時查明原因并采取相應措施進行處理。對電子檔案進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，防止數(shù)據丟失。電子檔案應設置合理的權限管理，確保只有授權人員能夠訪問和操作。三、檔案移交（一）移交情形1.工作人員變動移交心理室工作人員因離職、崗位調動等原因離開工作崗位時，應將其負責保管的心理室檔案進行移交。移交內容包括其在工作期間產生和收集的各類檔案資料，確保檔案資料的連續(xù)性和完整性。2.部門調整移交當公司內部部門調整涉及心理室相關工作時，心理室應根據調整后的職責范圍，對檔案進行相應的移交和整理。例如，部分業(yè)務模塊調整到其他部門，與該業(yè)務相關的心理檔案應一并移交至新的責任部門。3.公司整體移交在公司發(fā)生整體轉讓（如出售、并購等）、清算等重大變動時，心理室檔案作為公司資產的一部分，應按照相關規(guī)定進行全面移交。移交工作應在公司變動前進行充分準備，確保檔案資料能夠順利交接給接收方。（二）移交流程1.移交準備移交人在接到移交通知后，應提前對自己保管的檔案進行全面清理和核對，確保檔案資料齊全、完整、無缺失。按照檔案分類和編號順序整理好檔案，編制檔案移交清單，清單內容包括檔案名稱序號、檔案類別、檔案數(shù)量、簡要說明等。對電子檔案進行整理，確保電子數(shù)據與紙質檔案內容一致，并將電子檔案存儲介質進行妥善準備。2.移交手續(xù)辦理移交人、接收人及監(jiān)交人（一般由心理室負責人擔任）共同在檔案移交現(xiàn)場辦理移交手續(xù)。移交人按照檔案移交清單逐一將檔案資料移交給接收人，接收人認真核對檔案內容和數(shù)量，確認無誤后在移交清單上簽字確認。對于電子檔案，移交人應向接收人詳細介紹電子檔案的存儲位置、訪問方式、數(shù)據備份情況等信息，并協(xié)助接收人進行數(shù)據核對和接收。移交過程中如有疑問或爭議，由監(jiān)交人負責協(xié)調解決。監(jiān)交人應監(jiān)督移交過程的合規(guī)性和檔案資料的準確性，確保移交工作順利完成。3.移交記錄與存檔檔案移交完成后，移交人、接收人及監(jiān)交人共同簽署檔案移交記錄，記錄內容包括移交日期、移交檔案名稱及數(shù)量、移交原因、移交人簽名、接收人簽名、監(jiān)交人簽名等信息。檔案移交記錄應作為重要檔案資料進行存檔保管，保管期限與對應檔案保管期限一致，以便日后查閱和追溯檔案移交情況。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設立專門檔案管理監(jiān)督小組，由公司行政部門、人力資源部門及心理室負責人等相關人員組成。監(jiān)督小組負責對心理室檔案建設與移交制度的執(zhí)行情況進行定期檢查和不定期抽查。（二）檢查內容1.檔案建設情況檢查檔案分類是否合理，資料收集是否及時、完整，整理是否規(guī)范，編碼與標識是否準確清晰。查看檔案保管條件是否符合要求，檔案是否妥善保管，有無損壞、丟失等情況。檢查電子檔案管理是否規(guī)范，數(shù)據備份是否及時、有效，權限設置是否合理。2.檔案移交情況審查移交手續(xù)是否齊全，移交記錄是否完整、準確。核實移交檔案內容與移交清單是否一致，接收人是否對移交檔案進行認真核對和簽收。檢查檔案移交后是否按照規(guī)定進行妥善保管和利用。（三）問題處理1.監(jiān)督檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案建設或移交工作存在問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知，要求責任部門或人員限期整改。2.對于違反檔案建設與移交制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如警告、罰款、解除勞動合同等。對因違規(guī)行為導致檔案資料損壞、丟失或泄露的，將依法追究相關人員的責任。3.整改完成后，責任部門或人員應向監(jiān)督小