PAGE檔案三合一制度罰則一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本檔案三合一制度罰則。（二）適用范圍本罰則適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的行為規(guī)范及違規(guī)處罰。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家檔案法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，涵蓋公司工作的各個(gè)方面，便于查詢和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)公司商業(yè)秘密和重要信息安全。二、檔案形成環(huán)節(jié)罰則（一）文件材料收集不及時(shí)1.對(duì)于應(yīng)及時(shí)收集的文件材料，如合同、協(xié)議、報(bào)告、通知等，相關(guān)責(zé)任人未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集的，每逾期一天，給予警告處分。2.因文件材料收集不及時(shí)，導(dǎo)致工作延誤或造成一定損失的，視情節(jié)輕重，給予記過至降級(jí)的處分，并責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（二）文件材料內(nèi)容不完整或不準(zhǔn)確1.文件起草人未認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，導(dǎo)致文件存在重要信息缺失、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等情況的，給予批評(píng)教育，并要求其立即改正。2.因文件內(nèi)容不完整或不準(zhǔn)確，給公司造成較大影響或損失的，給予記大過至撤職的處分，同時(shí)追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（三）文件簽署不規(guī)范1.文件簽署人未按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行簽署，如簽字不全、代簽未獲授權(quán)等，給予警告處分，并責(zé)令其重新規(guī)范簽署。2.因文件簽署不規(guī)范引發(fā)法律糾紛或造成公司重大損失的，給予降職至開除的處分，涉及違法的依法追究法律責(zé)任。三、檔案整理環(huán)節(jié)罰則（一）分類混亂1.檔案整理人員未按照公司規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，導(dǎo)致檔案查找困難的，給予警告處分，并要求其限期整改。2.經(jīng)多次提醒仍未改正，造成嚴(yán)重影響的，給予記過處分。（二）編號(hào)錯(cuò)誤1.檔案編號(hào)編制人員在編號(hào)過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，如編號(hào)重復(fù)、順序顛倒等，給予批評(píng)教育，并及時(shí)糾正錯(cuò)誤編號(hào)。2.因編號(hào)錯(cuò)誤導(dǎo)致檔案管理混亂，影響工作效率的，給予警告處分。（三）裝訂不規(guī)范1.檔案裝訂人員未按照規(guī)范要求進(jìn)行裝訂，如裝訂順序錯(cuò)誤、裝訂不牢固等，給予提醒，要求其重新裝訂。2.多次出現(xiàn)裝訂不規(guī)范情況，影響檔案質(zhì)量的，給予警告處分。四、檔案歸檔環(huán)節(jié)罰則（一）逾期歸檔1.檔案管理人員未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案歸檔，每逾期一天，給予警告處分。2.因逾期歸檔導(dǎo)致重要檔案未能及時(shí)發(fā)揮作用，給公司造成一定損失的，給予記過處分。（二）歸檔材料不全1.歸檔人員在歸檔時(shí)遺漏重要文件材料，經(jīng)發(fā)現(xiàn)后未及時(shí)補(bǔ)充的，給予警告處分，并責(zé)令其盡快補(bǔ)齊。2.因歸檔材料不全，影響檔案完整性和日后查詢利用的，給予記過處分。（三）歸檔手續(xù)不完備1.檔案歸檔時(shí)，交接手續(xù)不清晰、簽字不全等，給予提醒，要求其完善手續(xù)。2.因歸檔手續(xù)不完備，導(dǎo)致檔案管理責(zé)任不清的，給予警告處分。五、檔案保管環(huán)節(jié)罰則（一）保管場所不符合要求1.檔案保管部門未按照規(guī)定提供安全、適宜的保管場所，如檔案庫房溫濕度不符合標(biāo)準(zhǔn)、存在漏水漏電等安全隱患的，給予部門負(fù)責(zé)人警告處分，并責(zé)令限期整改。2.因保管場所不符合要求，導(dǎo)致檔案受損的，給予部門負(fù)責(zé)人記過處分，并追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（二）檔案保管設(shè)備損壞未及時(shí)維修1.檔案保管設(shè)備如檔案柜、防蟲防霉設(shè)備等出現(xiàn)損壞，保管人員未及時(shí)報(bào)告維修，給予警告處分。2.因設(shè)備損壞未及時(shí)維修，造成檔案丟失或損壞的，給予記過至撤職的處分，并追究相關(guān)人員經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（三）檔案安全防護(hù)措施不到位1.未按照規(guī)定配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等安全防護(hù)設(shè)施，或設(shè)施運(yùn)行不正常的，給予部門負(fù)責(zé)人警告處分，并責(zé)令立即整改。2.因安全防護(hù)措施不到位，導(dǎo)致檔案發(fā)生安全事故的，給予部門負(fù)責(zé)人降職至開除的處分，同時(shí)追究相關(guān)人員法律責(zé)任。六、檔案利用環(huán)節(jié)罰則（一）違規(guī)借閱1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案的，給予警告處分，責(zé)令其歸還檔案，并視情節(jié)輕重，禁止其在一定期限內(nèi)再次借閱檔案。2.因違規(guī)借閱導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露的，給予記過至開除的處分，同時(shí)追究其法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（二）超期未歸還1.檔案借閱人未在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，每逾期一天，給予警告處分。2.經(jīng)多次催促仍不歸還的，給予記過處分，并限制其今后的借閱權(quán)限。（三）利用檔案違規(guī)操作1.在利用檔案過程中，如擅自涂改、偽造、抽取、撤換檔案材料等，給予記大過至撤職的處分。2.因違規(guī)操作給公司造成重大損失或不良影響的，給予開除處分，并依法追究法律責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案三合一制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查方式1.定期檢查檔案管理監(jiān)督小組定期對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，每年不少于[X]次。檢查內(nèi)容包括檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，檔案管理監(jiān)督小組不定期對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報(bào)告，監(jiān)督小組對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查。3.對(duì)違反檔案三合一制度的行為，根據(jù)本罰則進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)。