PAGE醫(yī)院維保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院維保檔案的管理，確保維保工作的規(guī)范化、科學(xué)化，保障醫(yī)院設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有涉及維保工作的檔案管理，包括但不限于醫(yī)療設(shè)備、建筑設(shè)施、后勤保障設(shè)備等的維保檔案。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：維保檔案應(yīng)如實(shí)記錄維保工作的全過(guò)程，確保檔案信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋維保工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括維保計(jì)劃、維修記錄、更換部件清單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，保證檔案資料完整無(wú)缺。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.保密性原則：對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密信息的維保檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、維保檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.醫(yī)療設(shè)備維保檔案：按照設(shè)備類別進(jìn)一步細(xì)分，如影像設(shè)備、檢驗(yàn)設(shè)備、治療設(shè)備等。2.建筑設(shè)施維保檔案：包括房屋建筑、水電暖設(shè)施、消防系統(tǒng)等的維保記錄。3.后勤保障設(shè)備維保檔案：如電梯、空調(diào)、污水處理設(shè)備等的維保資料。（二）編號(hào)采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，以確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式為：[年份][類別代碼][順序號(hào)]。例如，2023年醫(yī)療設(shè)備類的第5份維保檔案編號(hào)為2023YL05。其中，“YL”為醫(yī)療設(shè)備類別代碼，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)化；其他類別也相應(yīng)設(shè)定各自的代碼。三、維保檔案的形成與收集（一）維保計(jì)劃1.維保部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備設(shè)施的使用情況、性能特點(diǎn)和相關(guān)規(guī)定，制定年度維保計(jì)劃。2.維保計(jì)劃應(yīng)明確維保內(nèi)容、時(shí)間安排、責(zé)任人等信息，并經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。3.維保計(jì)劃制定后，應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)版和電子版提交至檔案管理部門備案。（二）維修記錄1.每次維保工作完成后，維修人員應(yīng)詳細(xì)記錄維修情況，包括故障現(xiàn)象、維修過(guò)程、更換部件明細(xì)等。2.維修記錄應(yīng)使用規(guī)定的表格進(jìn)行填寫，字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，并由維修人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于緊急維修情況，應(yīng)在維修完成后及時(shí)補(bǔ)全維修記錄，并注明維修的緊急程度和處理時(shí)間。（三）更換部件清單1.在維保過(guò)程中，如涉及更換設(shè)備部件，應(yīng)填寫更換部件清單。2.清單應(yīng)包括部件名稱、規(guī)格型號(hào)、更換時(shí)間、供應(yīng)商等信息，并附上部件的相關(guān)資料，如合格證、說(shuō)明書等。3.更換部件清單應(yīng)由維修人員和驗(yàn)收人員共同簽字確認(rèn)。（四）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1.維保工作完成后，應(yīng)由相關(guān)部門或人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)明確驗(yàn)收結(jié)論，包括設(shè)備設(shè)施是否恢復(fù)正常運(yùn)行、各項(xiàng)性能指標(biāo)是否符合要求等。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字，并加蓋驗(yàn)收部門公章。（五）收集要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)維保檔案進(jìn)行收集，確保各類維保資料及時(shí)歸檔。2.對(duì)于分散在各部門的維保檔案，檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)收集整理。3.在收集過(guò)程中，應(yīng)核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)返回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。四、維保檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理部門收到維保檔案后，應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行核對(duì)，確保資料齊全、簽字蓋章完整。3.將相關(guān)資料按照一定的順序排列，如先維保計(jì)劃，再維修記錄、更換部件清單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）歸檔1.整理后的維保檔案應(yīng)及時(shí)歸檔至相應(yīng)的檔案柜或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)。2.在檔案柜上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年份、編號(hào)等信息，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、維保檔案的保管與存儲(chǔ)（一）保管期限1.醫(yī)療設(shè)備維保檔案的保管期限為設(shè)備使用周期結(jié)束后[X]年。2.建筑設(shè)施維保檔案的保管期限為[X]年。3.后勤保障設(shè)備維保檔案的保管期限為[X]年。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的檔案室內(nèi)，配備必要的檔案柜和防護(hù)設(shè)備。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或刪除。（三）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。2.對(duì)于破損、褪色或字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失或損壞。六、維保檔案的查閱與借閱（一）查閱1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱維保檔案時(shí)，應(yīng)填寫《維保檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息。2.《申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料不被損壞或帶出查閱場(chǎng)所。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱維保檔案的，應(yīng)填寫《維保檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等。2.《申請(qǐng)表》需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱檔案，并按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、維保檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密信息的維保檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能接觸和處理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案整理、存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中，應(yīng)采取加密等技術(shù)手段，確保信息安全。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案管理場(chǎng)所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)施等。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新殺毒軟件和防火墻，防止病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，應(yīng)能夠迅速采取措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失。八、維保檔案的銷毀（一）銷毀條件1.維保檔案保管期限屆滿，且已無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因醫(yī)院機(jī)構(gòu)調(diào)整、設(shè)備報(bào)廢等原因，相關(guān)維保檔案不再需要的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)達(dá)到銷毀條件的維保檔案進(jìn)行清理，并編制《維保檔案銷毀清單》。2.《銷毀清單》應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，確保銷毀檔案確實(shí)已無(wú)保存價(jià)值。4.經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀。紙質(zhì)檔案可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋處