PAGE實驗室檔案保存制度一、總則1.目的為加強實驗室檔案管理，確保實驗室檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在實驗室建設、科研、教學及管理等工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本實驗室所有檔案的保存管理工作，包括但不限于實驗項目資料、儀器設備檔案、科研成果檔案、人員檔案、質量控制檔案等。3.定義本制度所稱實驗室檔案，是指實驗室在各項工作活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。4.管理原則實驗室檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學、安全保密、方便利用的原則，確保檔案管理工作規(guī)范化、標準化、科學化。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善實驗室檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理實驗室各類檔案，對檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、保管、利用等工作進行全面管理。定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取有效措施加以解決。負責檔案管理信息化建設，提高檔案管理工作效率和服務水平。組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識。2.各部門職責負責本部門檔案資料的收集、整理、初步分類，并定期移交至檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。在開展各項工作過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的完整性和準確性。積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時歸還所借檔案，并做好相關記錄。3.檔案管理人員職責認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和本實驗室檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、保管、統(tǒng)計等，確保檔案管理工作有序進行。熟悉檔案內(nèi)容，積極主動地為利用者提供檔案信息服務，做好檔案查閱、借閱等利用工作的登記、跟蹤和催還等工作。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制，對已到保管期限的檔案，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。負責檔案管理設備的維護和管理，確保檔案存儲環(huán)境的安全可靠。積極參加檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質。三、檔案的收集與整理1.收集范圍實驗項目檔案：包括實驗項目申請書、任務書、開題報告、實驗方案、實驗記錄、數(shù)據(jù)處理結果、實驗總結報告、結題驗收材料等。儀器設備檔案：包括儀器設備購置申請、合同、驗收報告、使用說明書、操作規(guī)程及維護保養(yǎng)記錄等?？蒲谐晒麢n案：包括科研論文、著作、專利、技術報告、獲獎證書等。人員檔案：包括員工個人基本信息、學歷學位證書、職稱證書、培訓記錄、考核評價材料等。質量控制檔案：包括質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、質量檢驗報告、內(nèi)部審核和管理評審記錄等。其他與實驗室工作相關的重要文件材料，如會議紀要、工作計劃與總結、對外合作協(xié)議等。2.收集要求各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應符合耐久性要求。對電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。收集的檔案資料應按照規(guī)定的時間和要求及時移交至檔案管理部門。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。分類科學合理，便于查找和統(tǒng)計。整理方法應符合國家有關檔案整理的標準和規(guī)范。4.整理方法按照檔案的類別進行分類，如實驗項目檔案可按項目類別、時間順序等進行分類；儀器設備檔案可按儀器設備類別、型號等進行分類。對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。對檔案進行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊、美觀和安全。四、檔案的分類與編號1.分類方法實驗室檔案采用一級分類和二級分類相結合的方法。一級分類分為實驗項目檔案、儀器設備檔案、科研成果檔案、人員檔案、質量控制檔案、其他檔案六大類。二級分類根據(jù)各類檔案的具體內(nèi)容和特點進行進一步細分，如實驗項目檔案可分為科研項目檔案、教學實驗項目檔案等；儀器設備檔案可分為大型儀器設備檔案、通用儀器設備檔案等。2.編號規(guī)則檔案編號由類別代碼、年份代碼、流水號組成。類別代碼采用大寫字母表示，如實驗項目檔案用“SY”表示，儀器設備檔案用“YQ”表示等。年份代碼采用公元紀年的后兩位數(shù)字表示，如“22”表示2022年。流水號為三位數(shù)，從“001”開始依次編號。例如，一份2022年的實驗項目檔案，其編號為“SY22001”。五、檔案的存儲與保管1.存儲方式檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的存儲方式。紙質檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。2.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括實驗室的重要規(guī)章制度、長期科研項目檔案、具有重大價值的科研成果檔案等。長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括一般科研項目檔案、儀器設備檔案等。短期保管的檔案保管期限為5年至15年，主要包括一般性的文件材料、臨時性實驗項目檔案等。3.保管要求檔案管理人員應定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的數(shù)量、質量和存儲位置準確無誤。對紙質檔案應進行定期整理和裝訂，防止檔案散失和損壞。對電子檔案應定期進行維護和更新，確保電子檔案的可讀性和可用性。檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，對借出的檔案要及時催還，確保檔案按時歸還入庫。對已到保管期限的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定，確無保存價值的檔案，經(jīng)批準后予以銷毀。銷毀檔案時，應嚴格履行審批手續(xù)，做好銷毀記錄。六、檔案的利用1.利用范圍實驗室內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。外部單位因合作、交流等需要查閱、借閱檔案，但須經(jīng)實驗室主管領導批準。2.利用方式查閱檔案：利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門批準后，辦理借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱者。借閱者應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用要求利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、拆散或轉借他人。查閱、借閱檔案時，應嚴格遵守檔案管理部門的規(guī)定，保持查閱場所的安靜和整潔。如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關手續(xù)。利用結束后，利用者應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案的價值。鑒定工作應在檔案管理部門的組織下，由相關業(yè)務人員和檔案管理人員共同進行。2.鑒定內(nèi)容檔案的真實性、完整性和準確性。檔案的內(nèi)容是否具有現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。檔案的保管期限是否符合規(guī)定要求。3.銷毀程序對已到保管期限且確無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報實驗室主管領導審批。經(jīng)批準后