PAGE物業(yè)秩序檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)秩序管理，規(guī)范物業(yè)秩序檔案的建立、保管、使用和銷毀等工作，確保物業(yè)秩序管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化，提高物業(yè)秩序管理水平，保障物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的安全與秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]所管理的各類物業(yè)管理區(qū)域，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映物業(yè)秩序管理工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理物業(yè)秩序管理過程中形成的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類、編號、裝訂、存儲等管理工作，確保檔案管理的規(guī)范性。4.保密性原則：對涉及物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)業(yè)主隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案的管理應(yīng)便于查詢、使用和維護(hù)，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）秩序管理部門1.負(fù)責(zé)物業(yè)秩序管理檔案的收集、整理、初步分類和日常保管工作。2.按照規(guī)定及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案的核對、清點(diǎn)等工作。3.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并對查閱、借閱情況進(jìn)行登記。4.根據(jù)工作需要，提出檔案銷毀申請，并配合檔案管理部門進(jìn)行檔案銷毀工作。（二）檔案管理部門1.制定物業(yè)秩序檔案管理制度和工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對秩序管理部門移交的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，辦理檔案接收手續(xù)。3.負(fù)責(zé)物業(yè)秩序檔案的集中保管、分類編目、數(shù)字化處理等工作，確保檔案的安全存儲和有效利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，對破損、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。5.按照規(guī)定進(jìn)行檔案的鑒定、銷毀工作，并對銷毀情況進(jìn)行記錄。（三）其他相關(guān)部門各部門應(yīng)配合秩序管理部門和檔案管理部門做好物業(yè)秩序檔案的管理工作，及時(shí)提供本部門在物業(yè)秩序管理過程中形成的文件、資料等。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.秩序管理部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。2.人員檔案，包括員工基本信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。3.巡邏記錄，包括巡邏路線、時(shí)間、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。4.門禁管理記錄，包括人員出入登記、車輛進(jìn)出登記等。5.監(jiān)控資料，包括監(jiān)控視頻、圖像等。6.安全事件記錄，包括火災(zāi)、盜竊、打架斗毆等事件的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、處理結(jié)果等。7.與業(yè)主、租戶及相關(guān)單位的溝通記錄，如投訴處理記錄、協(xié)調(diào)會議紀(jì)要等。8.設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄，與物業(yè)秩序相關(guān)的部分，如門禁系統(tǒng)維護(hù)記錄、監(jiān)控設(shè)備維修記錄等。9.各類應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。10.其他與物業(yè)秩序管理有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.秩序管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對于日常工作中形成的文件、資料，應(yīng)隨時(shí)收集整理，分類存放。3.對于重要事件、緊急情況等形成的檔案，應(yīng)在事件處理完畢后及時(shí)收集，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。4.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為綜合管理類、人員管理類、巡邏管理類、門禁管理類、監(jiān)控管理類、安全事件類、溝通協(xié)調(diào)類、設(shè)施設(shè)備維護(hù)類、應(yīng)急預(yù)案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號格式可采用“年份+類別代碼+流水號”，例如“2023ZH001”表示2023年綜合管理類的第1份檔案。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張大小，左側(cè)裝訂。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱。四、檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，按照檔案類別、編號順序存放紙質(zhì)檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保持庫房內(nèi)溫度、濕度適宜。2.電子檔案：采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并建立電子檔案目錄。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。同時(shí)，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（二）保管期限1.長期保存檔案：涉及物業(yè)管理區(qū)域重大安全事件、重要合同協(xié)議、長期有效的規(guī)章制度等檔案，保管期限為[X]年。2.中期保存檔案：一般的工作計(jì)劃、總結(jié)、巡邏記錄、門禁管理記錄等檔案，保管期限為[X]年。3.短期保存檔案：臨時(shí)性的通知、便函、一般的溝通記錄等檔案，保管期限為[X]年。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.建立檔案清查臺賬，記錄清查時(shí)間、清查人員、清查結(jié)果等信息，以備查閱。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱物業(yè)秩序檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到秩序管理部門辦理查閱手續(xù)。2.秩序管理部門應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并安排專人陪同查閱，確保檔案的安全。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還秩序管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱物業(yè)秩序檔案的，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請，說明借閱目的、借閱時(shí)間、借閱范圍等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等。3.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的時(shí)間和范圍借閱檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的物業(yè)秩序檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、秩序管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，確保銷毀過程的安全、保密。2.銷毀紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀；銷毀電子檔案時(shí)，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)清除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱、數(shù)量等信息。4.銷毀工作完成后，《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》等相關(guān)資料應(yīng)作為檔案進(jìn)行保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立物業(yè)秩序檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和便捷性。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為物業(yè)秩序管理工作提供有力的支持。3.確保檔案信息的安全存儲和傳輸，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。（二）信息錄入與維護(hù)1.秩序管理部門應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對錄入的檔案信息進(jìn)行審核和維護(hù)，定期更新檔案數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對不同人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急處理預(yù)案，對可能出現(xiàn)