PAGE公園管理檔案制度匯編表一、總則（一）目的為加強公園管理檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，為公園的建設、管理和發(fā)展提供依據(jù)和支持，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公園管理部門及所屬各科室、班組在公園規(guī)劃、建設、運營、維護等各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公園管理部門設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對公園各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公園各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理公園在各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及公園機密、敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置公園管理部門設立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責公園檔案的日常管理工作。（二）檔案管理室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公園檔案管理制度并組織實施。2.負責公園各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公園管理決策提供檔案信息支持。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公園全體員工的檔案意識。（三）各科室、班組兼職檔案員職責1.負責本科室、班組檔案的收集、整理、初步分類工作，并定期移交檔案管理室。2.協(xié)助檔案管理室做好檔案的查閱、利用等工作。3.對本科室、班組形成的檔案材料的完整性、準確性負責，確保檔案質量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公園規(guī)劃、建設方面：包括公園總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、設計圖紙及變更資料；工程建設項目的立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告；施工過程中的各類文件、合同、協(xié)議；工程竣工驗收資料等。2.公園運營管理方面：包括公園管理部門的工作計劃、總結、報告；各類規(guī)章制度、工作流程；公園設施設備的臺賬、維護記錄、維修檔案；公園安全管理檔案，如安全檢查記錄、應急預案等；公園環(huán)境衛(wèi)生管理檔案，如清掃保潔記錄、垃圾處理臺賬等；公園綠化養(yǎng)護檔案，如植物種植記錄、養(yǎng)護計劃、病蟲害防治記錄等；公園游客接待及服務管理檔案，如游客流量統(tǒng)計、投訴處理記錄等。3.公園文化活動方面：包括公園舉辦的各類文化活動方案、活動記錄、照片、視頻等資料。4.公園財務方面：包括財務預算、決算報表；會計憑證、賬簿；審計報告等。5.公園人事方面：包括員工招聘、培訓、考核、晉升、獎懲等人事檔案資料。6.其他方面：與公園管理相關的各類文件、資料、合同、協(xié)議等。（二）收集要求1.各科室、班組應明確兼職檔案員，負責及時收集本科室、班組在工作中形成的各類檔案材料，并按照檔案管理要求進行整理。2.檔案材料應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對重要文件、資料應及時備份，防止丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，一般分為行政管理類、規(guī)劃建設類、運營管理類、文化活動類、財務類、人事類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應科學合理，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應具備防盜報警裝置、防火滅火設備、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設施等，確保檔案的安全保管。3.庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，布局合理，便于操作。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體形式的檔案應分別存放，如紙質檔案、電子檔案、照片檔案、實物檔案等。3.對珍貴、易損檔案應采取特殊的保護措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映公園主要職能活動和歷史面貌的，對公園發(fā)展有長遠利用價值的檔案，如公園總體規(guī)劃、重要工程建設項目檔案等。2.長期保管的檔案：在較長時間內對公園工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時間內對公園工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質等情況時，應及時采取措施進行修復或復制，并做好記錄。3.對檔案庫房的溫濕度、安全設施等進行定期檢查，確保檔案保管環(huán)境符合要求。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公園內部各科室、班組因工作需要查閱檔案。2.公園管理部門因決策、規(guī)劃、建設、管理等工作需要查閱檔案。3.上級主管部門、相關單位及社會公眾因工作需要查閱公園檔案。（二）利用手續(xù)1.公園內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在科室負責人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經公園管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱重要檔案時，需有公園管理人員陪同。3.查閱檔案應在檔案管理室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需復印或摘抄檔案內容，應經檔案管理室同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用登記檔案管理室應對檔案利用情況進行詳細登記，登記內容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱檔案名稱、查閱目的、利用效果等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理室負責人、相關業(yè)務科室負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間、形式等進行全面審查，分析檔案的保存價值。2.參考檔案保管期限表，結合公園實際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求相關業(yè)務科室的意見，了解檔案在實際工作中的利用情況。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經公園管理部門負責人審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的檔案應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案收集1.各科室、班組在工作中形成的電子文件，應按照檔案管理要求進行收集，并及時移交檔案管理室。2.電子文件應確保內容完整、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，符合電子檔案長期保存的要求。（二）電子檔案整理1.對收集的電子檔案進行分類、編號、編目，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。2.對電子檔案進行格式轉換、數(shù)據(jù)遷移等處理，確保電子檔案的可讀性和可用性。（三）電子檔案存儲1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，如磁帶、光盤、硬盤等，并進行定期備份。2.存儲設備應存放在檔案庫房或專門的存儲場所，確保存儲環(huán)境符合要求。（四）電子檔案利用1.建立電子檔案查閱系統(tǒng)，方便公園內部人員及經授權的外部人員查閱電子檔案。2.查閱電子檔案應遵守相關規(guī)定，確保電子檔案的安全和保密。（五）電子檔案鑒定與銷毀電子檔案的鑒定與銷毀工作參照紙質檔案執(zhí)行。對確無保存價值的電子檔案，應采取相應的技術手段進行銷毀，并做好記錄。八、照片檔案管理（一）照片收集1.公園管理部門及所屬各科室、班組應指定專人負責收集與公園工作相關的照片，包括公園建設、運營、活動等各個方面的照片。2.照片應具有一定的代表性和歷史價值，能夠反映公園工作的真實情況。（二）照片整理1.對收集的照片進行分類整理，如按照公園建設階段、活動主題、拍攝時間等進行分類。2.為照片編寫題名、拍攝時間、拍攝地點、拍攝人等說明信息，并進行編號。3.將整理好的照片制作成照片檔案冊或電子相冊，便于保存和查閱。（三）照片保管1.照片檔案應存放在專門的相冊或檔案盒中，放置在檔案庫房或其他安全的地方。2.對重要照片應進行備份，防止照片損壞或丟失。（四）照片利用1.公園內部各科室、班組因工作需要可查閱照片檔案，用于宣傳、展示、資料補充等。2.外部單位或個人如需查閱照片檔案，應按照規(guī)定辦理手續(xù)。九、實物檔案管理（一）實物收集1.公園管理部門及所屬各科室、班組應收集與公園工作相關的具有保存價值的實物，如公園建設過程中使用的工具、設備模型；公園舉辦活動的紀念品、獎品；公園獲得的榮譽證書、牌匾等。2.實物應來源明確，具有一定的代表性和紀念意義。（二）實物整理1.對收集的實物進行登記，注明實物名稱、來源、日期、保管單位等信息。2.為實物編寫簡要說明，介紹實物的背景和意義。3.將實物存放在專門的陳列柜或檔案盒中，并進行編號管理。（