PAGE民爆檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民爆物品檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及民用爆炸物品（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“民爆物品”）的采購(gòu)、儲(chǔ)存、運(yùn)輸、銷(xiāo)售、使用等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)民爆物品管理的法律法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案資料管理合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映民爆物品管理活動(dòng)的全過(guò)程，保證內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案資料的安全防護(hù)，防止信息泄露，確保民爆物品管理信息安全。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的查詢(xún)、檢索和使用，提高工作效率。二、檔案資料分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.采購(gòu)檔案：包括采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購(gòu)審批記錄等。2.儲(chǔ)存檔案：如倉(cāng)庫(kù)布局圖、出入庫(kù)記錄、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄等。3.運(yùn)輸檔案：運(yùn)輸合同、運(yùn)輸車(chē)輛資質(zhì)文件、運(yùn)輸路線規(guī)劃、運(yùn)輸安全檢查記錄等。4.銷(xiāo)售檔案：銷(xiāo)售合同、客戶(hù)資質(zhì)文件、銷(xiāo)售臺(tái)賬等。5.使用檔案：使用申請(qǐng)、領(lǐng)用記錄（包括領(lǐng)用時(shí)間、數(shù)量、用途、領(lǐng)用人等）、爆破作業(yè)記錄（如爆破設(shè)計(jì)方案、爆破安全評(píng)估報(bào)告、爆破作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)記錄等）。6.人員檔案：涉及民爆物品管理的工作人員的資質(zhì)證書(shū)、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。7.安全管理檔案：安全管理制度、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。8.設(shè)備檔案：民爆物品生產(chǎn)、儲(chǔ)存、運(yùn)輸、使用過(guò)程中涉及的設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備安全檢測(cè)報(bào)告等。（二）編號(hào)1.采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，確保檔案資料編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)由類(lèi)別代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。2.類(lèi)別代碼：根據(jù)上述分類(lèi)，分別用不同的字母或數(shù)字表示，如“CG”表示采購(gòu)檔案，“CC”表示儲(chǔ)存檔案等。3.年份代碼：取年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。4.流水號(hào)：按照檔案資料產(chǎn)生的先后順序依次編排，從001開(kāi)始。例如：一份2023年的采購(gòu)合同檔案編號(hào)為“CG23001”。三、檔案資料收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保在民爆物品管理活動(dòng)發(fā)生后及時(shí)收集相關(guān)資料。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、視頻等各種形式的資料。3.對(duì)于外來(lái)文件，如供應(yīng)商提供的資質(zhì)文件、政府部門(mén)的審批文件等，應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記，并納入檔案資料管理。（二）整理要求1.收集后的檔案資料應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保同一類(lèi)別的資料集中存放。2.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行分類(lèi)排序，去除無(wú)關(guān)的附件和重復(fù)頁(yè)面，保證文件內(nèi)容清晰、完整。3.電子文檔應(yīng)按照規(guī)范的命名方式進(jìn)行命名，與紙質(zhì)文件編號(hào)相對(duì)應(yīng)，并建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。4.照片、視頻等資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等相關(guān)信息，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)木庉嫼驼?。四、檔案資料歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，原則上每月歸檔一次。2.歸檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案資料歸檔清單，詳細(xì)記錄檔案資料的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，并由歸檔人員簽字確認(rèn)。3.將歸檔清單與檔案資料一同存放于檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，確保檔案資料存放有序，便于查找。（二）保管1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如對(duì)受潮的檔案進(jìn)行干燥處理，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)等。2.電子檔案保管采用安全可靠的電子存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。備份存儲(chǔ)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、檢索和管理。設(shè)置嚴(yán)格的用戶(hù)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作電子檔案。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，及時(shí)更新電子檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。五、檔案資料查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫(xiě)檔案資料查閱申請(qǐng)表，注明查閱的檔案資料編號(hào)、名稱(chēng)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱過(guò)程的監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在檔案資料查閱登記表上簽字確認(rèn)，注明查閱時(shí)間、查閱情況等信息。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)檔案資料借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱的檔案資料編號(hào)、名稱(chēng)、借閱期限、借閱用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱的檔案資料進(jìn)行登記，并收取相應(yīng)的借閱押金（押金金額根據(jù)檔案資料的重要性和保密程度確定）。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，逾期未還的，扣除相應(yīng)的借閱押金。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上進(jìn)行任何形式的標(biāo)記、涂改或損壞。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案資料保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及民爆物品管理的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案資料的查閱和借閱應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，并有專(zhuān)人監(jiān)督。4.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，并嚴(yán)格控制知悉范圍。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案資料的安全防護(hù)，確保檔案庫(kù)房及存儲(chǔ)設(shè)備的安全。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，包括防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。2.制定檔案資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施。定期組織應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。3.對(duì)電子檔案資料應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法獲取。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。七、檔案資料銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案資料已超過(guò)保管期限，且確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)利用價(jià)值的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷(xiāo)毀的檔案資料。（二）銷(xiāo)毀程序1.由檔案管理部門(mén)提出檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀的檔案資料編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程徹底、安全。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案資料銷(xiāo)毀登記表上簽字確認(rèn)，注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。4.對(duì)于電子檔案資料的銷(xiāo)毀，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。同時(shí)，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行物理銷(xiāo)毀，如粉碎硬盤(pán)、格式化磁帶等。八、檔案資料信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的民爆檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)安全審計(jì)等功能，確保檔案資料信息的安全和系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部的其他管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的電子化錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。錄入人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案資料管理業(yè)務(wù)和信息化管理系統(tǒng)操作。2.定期對(duì)檔案資料信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)刪除過(guò)期或無(wú)用的數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。3.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量審核機(jī)制，對(duì)錄入和維護(hù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)民爆檔案資料管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實(shí)。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、安全、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立民爆檔案資料管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)