PAGE檔案信息化相關制度一、總則（一）目的為了適應公司/組織發(fā)展的需要，規(guī)范檔案信息化管理工作，提高檔案管理效率和服務水平，確保檔案信息的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案信息化管理的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案信息化管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.高效便捷原則：充分利用信息技術手段，提高檔案管理的工作效率，為公司/組織提供便捷的檔案利用服務。4.統(tǒng)一規(guī)范原則：對檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一管理。二、檔案信息化管理機構(gòu)及職責（一）檔案信息化管理領導小組成立檔案信息化管理領導小組，由公司/組織高層領導擔任組長，各相關部門負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織檔案信息化建設工作，審議檔案信息化建設的重大決策、重要制度和年度計劃，協(xié)調(diào)解決檔案信息化建設過程中的重大問題。（二）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案信息化管理制度、流程和標準。2.組織開展檔案數(shù)字化工作，包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等。3.負責檔案信息系統(tǒng)的日常管理和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。4.對檔案信息進行分類、整理、存儲和檢索，為公司/組織提供檔案利用服務。5.加強對檔案信息安全的管理，采取安全防護措施，防止檔案信息泄露和損壞。6.定期對檔案信息化管理工作進行總結(jié)和評估，提出改進措施和建議。（三）信息技術部門職責1.負責檔案信息化系統(tǒng)的建設、升級和優(yōu)化，提供技術支持和保障。2.協(xié)助檔案管理部門進行檔案數(shù)字化設備的選型和配置，確保設備的正常運行。3.負責網(wǎng)絡安全管理，保障檔案信息網(wǎng)絡的安全穩(wěn)定。4.參與制定檔案信息化建設的技術標準和規(guī)范，推動信息技術在檔案管理中的應用。（四）其他部門職責各部門負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，配合檔案管理部門做好檔案信息化管理相關工作，確保本部門檔案信息的準確、完整和安全。三、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍根據(jù)公司/組織檔案管理的實際需求，確定檔案數(shù)字化的范圍，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。（二）數(shù)字化流程1.檔案整理：對擬數(shù)字化的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案整理規(guī)范、準確。2.掃描錄入：按照規(guī)定的掃描格式和分辨率，對檔案進行掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像。掃描過程中要保證圖像清晰、完整，無漏掃、模糊等現(xiàn)象。掃描后的圖像數(shù)據(jù)要及時進行錄入，確保錄入信息準確無誤。3.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量，便于后續(xù)的存儲和檢索。4.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應關系，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。5.質(zhì)量抽檢：對數(shù)字化后的檔案進行質(zhì)量抽檢，抽檢比例不低于[X]%。抽檢內(nèi)容包括圖像質(zhì)量、錄入信息準確性、數(shù)據(jù)掛接完整性等。對抽檢不合格的檔案要及時進行整改，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。（三）數(shù)字化成果管理1.數(shù)字化檔案應按照規(guī)定的格式和存儲方式進行存儲，存儲介質(zhì)應定期進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案的快速檢索和查詢。目錄數(shù)據(jù)庫應定期進行維護和更新，保證目錄信息的準確性和完整性。3.對數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)進行管理，元數(shù)據(jù)應包括檔案的基本信息、數(shù)字化過程信息、存儲位置信息等。元數(shù)據(jù)應與數(shù)字化檔案同步存儲和更新，以便于對檔案信息進行全面管理和利用。四、檔案信息系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)建設與選型1.根據(jù)公司/組織檔案管理的需求和發(fā)展規(guī)劃，制定檔案信息系統(tǒng)建設方案。建設方案應包括系統(tǒng)功能需求、技術架構(gòu)、安全設計、實施計劃等內(nèi)容。2.在檔案信息系統(tǒng)選型過程中，要充分考慮系統(tǒng)的適用性、安全性、穩(wěn)定性、擴展性等因素。選擇具有良好口碑、技術實力雄厚、售后服務完善的軟件供應商和產(chǎn)品。3.對擬選用的檔案信息系統(tǒng)進行詳細的調(diào)研和測試，確保系統(tǒng)能夠滿足公司/組織檔案管理的實際需求。測試內(nèi)容包括功能測試、性能測試、安全測試等。（二）系統(tǒng)實施與上線1.按照檔案信息系統(tǒng)建設方案和實施計劃，組織開展系統(tǒng)實施工作。系統(tǒng)實施過程中要嚴格按照項目管理規(guī)范進行管理，確保項目進度、質(zhì)量和成本控制。2.在系統(tǒng)上線前，要進行全面的系統(tǒng)測試和用戶培訓。系統(tǒng)測試應包括集成測試、系統(tǒng)測試、用戶測試等，確保系統(tǒng)功能正常、運行穩(wěn)定。用戶培訓應覆蓋系統(tǒng)操作流程、功能使用方法、安全注意事項等內(nèi)容，確保用戶能夠熟練使用系統(tǒng)。3.系統(tǒng)上線后，要進行系統(tǒng)試運行和優(yōu)化調(diào)整。試運行期間要密切關注系統(tǒng)運行情況，及時收集用戶反饋意見，對系統(tǒng)進行優(yōu)化和完善。系統(tǒng)穩(wěn)定運行一段時間后，組織相關部門和人員進行驗收，驗收合格后正式投入使用。（三）系統(tǒng)日常管理與維護1.建立檔案信息系統(tǒng)日常管理制度，明確系統(tǒng)管理員、檔案管理人員等相關人員的職責和權限。系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)的日常維護、數(shù)據(jù)備份、安全管理等工作；檔案管理人員負責系統(tǒng)的操作使用、檔案信息錄入和維護等工作。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行檢查和維護，確保系統(tǒng)硬件設備運行正常，軟件系統(tǒng)無故障、無漏洞。及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題和故障，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.加強對檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理，定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。建立數(shù)據(jù)恢復機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。4.對檔案信息系統(tǒng)的用戶賬號和密碼進行嚴格管理，定期更換用戶密碼，確保用戶賬號的安全性。對用戶的操作行為進行審計和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進行處理。（四）系統(tǒng)升級與優(yōu)化1.隨著公司/組織業(yè)務的發(fā)展和檔案管理需求的變化，及時對檔案信息系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化。升級和優(yōu)化工作應制定詳細的方案和計劃，確保系統(tǒng)升級過程中數(shù)據(jù)的安全和系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.在系統(tǒng)升級前，要進行充分的測試和評估，確保升級后的系統(tǒng)能夠滿足公司/組織檔案管理的新需求。測試內(nèi)容包括功能測試、性能測試、兼容性測試等。3.系統(tǒng)升級后，要及時組織用戶培訓，使用戶熟悉系統(tǒng)新功能和操作流程。同時，要對系統(tǒng)升級后的運行情況進行跟蹤和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，確保系統(tǒng)升級后的效果。五、檔案信息安全管理（一）安全策略制定1.根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況，制定檔案信息安全策略。安全策略應包括網(wǎng)絡安全策略、數(shù)據(jù)安全策略、用戶認證與授權策略、安全審計策略等內(nèi)容。2.安全策略應明確檔案信息安全管理的目標、原則、措施和流程，確保檔案信息在存儲、傳輸、使用過程中的安全。（二）安全技術措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術手段，保障檔案信息網(wǎng)絡的安全。防火墻應設置合理的訪問控制規(guī)則，防止非法網(wǎng)絡訪問；入侵檢測系統(tǒng)應實時監(jiān)測網(wǎng)絡流量，及時發(fā)現(xiàn)并處理異常流量和攻擊行為；防病毒軟件應定期更新病毒庫，對系統(tǒng)和存儲設備進行病毒查殺。2.對檔案信息系統(tǒng)進行安全加固，包括安裝安全補丁、設置安全參數(shù)、加密傳輸數(shù)據(jù)等。對重要的檔案數(shù)據(jù)要進行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在存儲過程中的安全性。3.建立用戶認證與授權機制，對訪問檔案信息系統(tǒng)的用戶進行身份認證和權限管理。用戶認證可采用用戶名/密碼、數(shù)字證書、指紋識別等多種方式；權限管理應根據(jù)用戶的工作職責和業(yè)務需求，合理分配用戶對檔案信息的訪問權限，確保用戶只能訪問其授權范圍內(nèi)的檔案信息。（三）安全管理制度1.建立檔案信息安全管理制度，明確安全管理責任和流程。安全管理制度應包括安全管理機構(gòu)與人員職責、安全培訓與教育、安全檢查與評估、安全事件應急處理等內(nèi)容。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并整改安全隱患。安全檢查應包括網(wǎng)絡安全檢查、系統(tǒng)安全檢查、數(shù)據(jù)安全檢查等內(nèi)容；安全評估可委托專業(yè)機構(gòu)進行，對檔案信息安全狀況進行全面評估，提出改進建議和措施。3.制定安全事件應急處理預案，明確安全事件的應急處理流程和責任分工。安全事件應急處理預案應包括事件報告、應急處置、恢復與重建等環(huán)節(jié)，確保在發(fā)生安全事件時能夠迅速響應，降低事件損失，盡快恢復系統(tǒng)正常運行。（四）人員安全管理1.加強對檔案信息化管理相關人員的安全培訓和教育，提高人員的安全意識和操作技能。安全培訓應定期進行，培訓內(nèi)容包括法律法規(guī)、安全策略、安全技術、應急處理等方面。2.與檔案信息化管理相關人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案信息安全方面的責任和義務。對涉及檔案信息安全的重要崗位人員，要進行背景審查和定期輪崗。3.規(guī)范人員的操作行為，要求人員嚴格遵守檔案信息化管理的各項制度和操作規(guī)程，不得擅自更改系統(tǒng)配置、泄露檔案信息等。六、檔案利用與服務（一）利用流程1.用戶提出檔案利用申請，填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門對用戶的申請進行審核，審核通過后，為用戶提供檔案查閱、借閱等服務。3.用戶在利用檔案過程中，應遵守檔案利用的相關規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如需復印、摘錄檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.檔案利用完畢后，用戶應及時歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（二）服務方式1.提供現(xiàn)場查閱服務，用戶可到檔案管理部門指定的場所查閱檔案。檔案管理部門應安排專人負責接待，為用戶提供必要的幫助和指導。2.開展檔案借閱服務，根據(jù)用戶的需求，將檔案借閱給用戶。借閱期限應根據(jù)檔案的重要程度和利用需求合理確定，借閱期滿后用戶應及時歸還檔案。3.利用檔案信息系統(tǒng)提供在線查閱和檢索服務，用戶可通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡訪問檔案信息系統(tǒng)進行檔案查閱和檢索。檔案管理部門應確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，為用戶提供便捷的在線服務。（三）服務質(zhì)量監(jiān)督1.建立檔案利用服務質(zhì)量監(jiān)督機制，定期對檔案利用服務工作進行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括服務態(tài)度、