PAGE軟件企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本軟件企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本軟件企業(yè)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，對企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理企業(yè)在各個階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便企業(yè)員工查閱和利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理企業(yè)各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.組織開展檔案鑒定工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。8.負(fù)責(zé)對企業(yè)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的時間和要求向綜合管理部門移交檔案。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的分類與編號（一）分類1.行政管理類：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，企業(yè)規(guī)章制度，人事檔案，行政事務(wù)文件等。2.財務(wù)審計類：財務(wù)預(yù)算、決算報告，會計憑證、賬簿、報表，審計報告，稅務(wù)文件等。3.市場營銷類：市場調(diào)研報告，營銷策劃方案，銷售合同，客戶資料，廣告宣傳資料等。4.技術(shù)研發(fā)類：軟件需求規(guī)格說明書、設(shè)計文檔、代碼、測試報告，技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報告、結(jié)題報告，知識產(chǎn)權(quán)文件等。5.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計劃、調(diào)度記錄，產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報告，設(shè)備維護(hù)記錄，生產(chǎn)流程文件等。6.合同協(xié)議類：采購合同、銷售合同、技術(shù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等各類合同協(xié)議。7.其他類：除上述類別以外的其他具有保存價值的檔案。（二）編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，行政管理類用“XZ”表示，財務(wù)審計類用“CW”表示，市場營銷類用“SY”表示，技術(shù)研發(fā)類用“JS”.表示，生產(chǎn)管理類用“SC”表示，合同協(xié)議類用“HT”表示，其他類用“QT”表示。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。5.例如，2023年形成的行政管理類第5份檔案編號為“2023XZ005”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作。2.在工作活動中形成的各類文件材料，承辦部門或個人應(yīng)及時收集齊全，并進(jìn)行初步整理。3.對于重要會議、重大活動形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后及時將文件材料移交綜合管理部門。4.企業(yè)員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的屬于企業(yè)的檔案資料全部移交綜合管理部門。（二）整理1.綜合管理部門對收集到的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，并錄入檔案管理系統(tǒng)。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）檔案清查1.綜合管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)檔案保管中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并編制檔案清查報告。六、檔案的利用（一）查閱1.企業(yè)員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門查閱。2.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、污損等。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。（二）借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，并按時歸還。歸還時，綜合管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案利用的限制1.涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，未經(jīng)企業(yè)授權(quán)，不得對外提供。2.檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門定期組織對檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案是指對企業(yè)具有重要?dú)v史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保存的檔案是指在較長時間內(nèi)對企業(yè)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體期限]年；短期保存的檔案是指在較短時間內(nèi)對企業(yè)工作有參考價值的檔案，保管期限為[具體期限]年。（二）銷毀1.對已鑒定失去保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由監(jiān)銷人員在場監(jiān)督。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)妥善保管，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為企業(yè)提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.選用適合企業(yè)檔案管理的信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理的各項(xiàng)要求。3.對檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其計算機(jī)操作技能和信息化管理水平。4.按照檔案信息化管理的要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。5.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保電子檔案的安全。九、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，制定檔案管理工作計劃并組織實(shí)施。2.做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況并做好記錄。5.辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和跟蹤管理。6.組織開展檔案鑒定工作，提出檔案銷毀意見并負(fù)責(zé)實(shí)施。7.負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。8.對企業(yè)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和