PAGE職稱(chēng)檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職稱(chēng)檔案管理，規(guī)范職稱(chēng)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保職稱(chēng)檔案的真實(shí)、完整、安全，為公司職稱(chēng)評(píng)審、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員管理等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及職稱(chēng)評(píng)定、晉升、聘任等相關(guān)人員的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：全面收集與職稱(chēng)相關(guān)的各類(lèi)材料，確保檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人隱私和公司機(jī)密信息。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理操作，保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。二、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善職稱(chēng)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)做好職稱(chēng)檔案材料的收集、整理和報(bào)送工作。3.負(fù)責(zé)職稱(chēng)檔案的集中統(tǒng)一管理，建立檔案目錄和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.按照規(guī)定辦理職稱(chēng)檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)。5.參與職稱(chēng)評(píng)審相關(guān)工作，提供檔案信息支持。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職稱(chēng)檔案材料的收集、整理和初步審核工作。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)與人力資源部門(mén)對(duì)接職稱(chēng)檔案管理工作，確保檔案材料按時(shí)、準(zhǔn)確報(bào)送。3.配合人力資源部門(mén)做好職稱(chēng)檔案的其他相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)職稱(chēng)檔案的日常整理、裝訂、上架等工作，確保檔案存放有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定為查閱、借閱檔案的人員提供服務(wù)，做好登記和記錄工作。5.協(xié)助人力資源部門(mén)做好檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析等工作。三、檔案內(nèi)容及分類(lèi)（一）基本信息類(lèi)1.個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、參加工作時(shí)間等。2.身份證復(fù)印件。3.近期免冠一寸照片。（二）職稱(chēng)申報(bào)材料類(lèi)1.職稱(chēng)評(píng)審申報(bào)表。2.學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件。3.學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。4.專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)復(fù)印件。5.聘任證書(shū)復(fù)印件。6.業(yè)績(jī)成果材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、結(jié)題報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書(shū)、論文發(fā)表刊物及收錄證明、著作出版信息等。7.繼續(xù)教育證明材料，包括參加各類(lèi)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的證書(shū)、結(jié)業(yè)證明等。8.年度考核表。9.師德師風(fēng)（適用于教育行業(yè)）或職業(yè)道德考核材料（適用于其他行業(yè)）。（三）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)材料類(lèi)1.參加專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書(shū)、學(xué)習(xí)成績(jī)單等。2.在職學(xué)歷教育的學(xué)籍證明、成績(jī)單、畢業(yè)論文等。（四）考核與評(píng)價(jià)材料類(lèi)1.績(jī)效考核結(jié)果記錄。2.同行評(píng)價(jià)、群眾評(píng)價(jià)材料。3.上級(jí)主管部門(mén)評(píng)價(jià)意見(jiàn)。（五）其他材料類(lèi)1.個(gè)人述職報(bào)告。2.個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。3.其他與職稱(chēng)相關(guān)的重要材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本部門(mén)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的職稱(chēng)檔案材料收集齊全，并進(jìn)行初步審核。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，復(fù)印件需清晰可辨，并加蓋材料出具單位公章。3.對(duì)于重要的原始材料，應(yīng)盡量收集原件；如無(wú)法提供原件，需提供經(jīng)相關(guān)部門(mén)核實(shí)的復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）整理規(guī)范1.按照檔案分類(lèi)目錄，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并在右上角加蓋騎縫章。3.材料應(yīng)按照順序依次排列，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。4.填寫(xiě)檔案目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、類(lèi)別、材料名稱(chēng)、份數(shù)、頁(yè)碼等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的職稱(chēng)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜中，按照檔案類(lèi)別和時(shí)間順序排列整齊。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并異地存放。（三）保管期限1.職稱(chēng)檔案的保管期限為長(zhǎng)期，自檔案形成之日起保存。2.對(duì)于已離職或退休人員的職稱(chēng)檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定妥善保管，不得擅自銷(xiāo)毀。（四）檔案清查1.定期對(duì)職稱(chēng)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.清查過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失或信息有誤等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或更正，并做好記錄。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱職稱(chēng)檔案的，須填寫(xiě)《職稱(chēng)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)審批。2.查閱檔案應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行，查閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注，不得泄露檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《職稱(chēng)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱職稱(chēng)檔案的，須填寫(xiě)《職稱(chēng)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批后方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期間如檔案發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并在《職稱(chēng)檔案借閱登記表》上注明歸還情況。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員工作調(diào)動(dòng)、離職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞職稱(chēng)檔案的。2.按照上級(jí)主管部門(mén)要求需要轉(zhuǎn)遞職稱(chēng)檔案的其他情況。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.由人力資源部門(mén)根據(jù)檔案轉(zhuǎn)遞原因，開(kāi)具《職稱(chēng)檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等信息。2.將檔案材料進(jìn)行密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過(guò)機(jī)要交通、專(zhuān)人送取或郵政特快專(zhuān)遞等方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《職稱(chēng)檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。4.及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案轉(zhuǎn)遞信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的職稱(chēng)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.通過(guò)信息化手段提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為公司職稱(chēng)管理工作提供更加便捷、高效的支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)處理數(shù)據(jù)變更、錯(cuò)誤修正等情況。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪(fǎng)問(wèn)和操作檔案信息。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等技術(shù)手段，保障檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立職稱(chēng)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合制度要求。2.定期對(duì)各部門(mén)職稱(chēng)檔案管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反職稱(chēng)檔案管理制度的