PAGE中小學檔案保密制度一、總則（一）目的為加強中小學檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案資料的泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標準，制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職工、學生以及與學校檔案管理工作相關(guān)的外部人員（如檔案查閱者、服務(wù)供應(yīng)商等）。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及教育行業(yè)關(guān)于檔案保密的規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級分類管理，明確不同級別檔案的保密要求和管理措施。3.預(yù)防為主原則：強化檔案保密意識教育，完善保密制度和技術(shù)防范措施，預(yù)防檔案泄密事件的發(fā)生。4.誰使用誰負責原則：檔案使用人員對所使用檔案的保密負責，嚴格按照規(guī)定使用和保管檔案。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政管理類：包括學校的行政公文、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.教學管理類：涵蓋教學計劃、課程標準、教案、學生成績冊、教學評估資料等。3.學生管理類：有學生學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價材料、畢業(yè)生檔案等。4.人事管理類：包含教職工人事檔案、招聘錄用資料、考核晉升記錄等。5.財務(wù)檔案類：如財務(wù)報表、賬目憑證、審計報告等。6.基建檔案類：涉及學校基本建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等方面的文件資料。7.設(shè)備檔案類：關(guān)于學校教學設(shè)備、辦公設(shè)備等的購置、使用、維護記錄。8.聲像檔案類：包括學?；顒诱掌浵瘛浺舻纫暵犢Y料。（二）檔案分級1.絕密級：涉及學校核心機密、重大決策、未公開的重要信息等，一旦泄露將對學校造成極其嚴重的損失。2.機密級：包含重要教學成果、關(guān)鍵人事信息、財務(wù)機密數(shù)據(jù)等，泄露后可能對學校工作產(chǎn)生較大負面影響。3.秘密級：一般的教學管理資料、學生常規(guī)信息、普通行政文件等，雖不屬于核心機密，但仍需妥善保管，防止不當擴散。三、檔案的保管與存儲（一）檔案保管場所1.專用檔案室：學校應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施。2.檔案柜架：配備符合標準的檔案柜架，對不同類別的檔案進行分類存放，并設(shè)置明顯的標識。3.環(huán)境要求：檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案：按照分類和編號順序排列存放，定期進行整理和清點，確保檔案的完整性和準確性。2.電子檔案：采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份存儲，如磁盤陣列、磁帶庫等，并建立電子檔案目錄索引，便于查詢和管理。同時，對電子檔案進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限。3.聲像檔案：根據(jù)載體類型進行分類存儲，如照片沖印成冊并標注說明，錄像、錄音資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：本校教職工因工作需要查閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作職能和權(quán)限，按照規(guī)定的程序進行申請。一般情況下，查閱本部門管理的檔案，由部門負責人批準；查閱跨部門檔案，需經(jīng)相關(guān)部門負責人及檔案管理部門負責人批準。2.外部查閱：外單位因工作需要查閱本校檔案，必須持有單位正式介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，并經(jīng)學校主管領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱重要檔案時，需由學校檔案管理人員陪同。（二）查閱程序1.申請登記：查閱人員需填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的等信息，并簽字確認。2.審批：申請表經(jīng)相關(guān)負責人審批后，交檔案管理部門。3.查閱：檔案管理人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行拍照、復(fù)印、掃描等操作，確需復(fù)制的，應(yīng)另行申請并經(jīng)批準。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（三）借閱權(quán)限與程序1.借閱權(quán)限：因特殊原因需要借閱檔案的，必須嚴格控制借閱范圍和期限。絕密級檔案一般不予借閱，機密級檔案經(jīng)學校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱；秘密級檔案經(jīng)檔案管理部門負責人批準后借閱。2.借閱程序：借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)審批后，檔案管理人員將檔案借出，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的保密責任和義務(wù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱期間的保管：借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在借閱的檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換頁張。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的賠償責任。五、檔案的傳遞與交接（一）校內(nèi)傳遞1.傳遞方式：檔案在學校內(nèi)部各部門之間傳遞時，應(yīng)采用專門的檔案傳遞清單進行記錄，明確檔案的名稱、數(shù)量、傳遞時間、交接雙方等信息。傳遞清單一式兩份，交接雙方簽字確認后各執(zhí)一份。2.傳遞要求：傳遞過程中，檔案管理人員應(yīng)確保檔案的安全，避免檔案丟失、損壞或泄露。傳遞時間應(yīng)盡量縮短，減少檔案在傳遞過程中的風險。（二）校外傳遞1.傳遞方式：檔案需要傳遞給校外單位時，必須通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞等安全可靠的方式進行，并在傳遞清單上詳細注明收件單位、地址、聯(lián)系人等信息。2.傳遞審批：校外傳遞檔案需經(jīng)學校主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并對傳遞過程進行跟蹤和記錄，確保檔案安全送達收件單位。（三）交接手續(xù)1.交接人員：檔案交接必須由雙方指定的專人負責，交接人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理知識和技能。2.交接內(nèi)容：交接時，雙方應(yīng)按照檔案傳遞清單逐一核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等，并在交接清單上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應(yīng)及時查明原因并處理。六、檔案的保密措施（一）人員保密教育1.入職培訓：新入職教職工和學生在入職或入學時，應(yīng)接受檔案保密知識培訓，了解檔案保密制度和相關(guān)法律法規(guī)，明確保密責任和義務(wù)。2.定期培訓：學校應(yīng)定期組織檔案保密知識培訓，提高全體人員的保密意識和技能。培訓內(nèi)容包括檔案保密法律法規(guī)、學校檔案保密制度、保密技術(shù)防范措施等。3.專項培訓：針對涉及檔案管理工作的重點崗位人員，如檔案管理人員、機要人員等，應(yīng)進行專項保密培訓，使其熟悉檔案管理流程和保密要求，掌握保密技能。（二）技術(shù)防范措施1.網(wǎng)絡(luò)安全：加強學校網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。對檔案管理系統(tǒng)進行加密處理，設(shè)置用戶權(quán)限和訪問密碼，確保電子檔案信息安全。2.存儲安全：采用加密存儲設(shè)備對檔案進行存儲，定期對存儲設(shè)備進行備份和檢查，防止存儲設(shè)備損壞導(dǎo)致檔案丟失。同時，對存儲設(shè)備的訪問進行嚴格控制，只有授權(quán)人員才能進行操作。3.辦公環(huán)境安全：檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案存放區(qū)域進行實時監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)人員進入。辦公區(qū)域應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。（三）保密制度執(zhí)行監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督：學校檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，鼓勵全體人員對違反檔案保密制度的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。2.外部審計：學校應(yīng)定期邀請外部審計機構(gòu)對檔案管理工作進行審計，檢查檔案保密制度的執(zhí)行情況和檔案管理的規(guī)范性，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。七、檔案的銷毀與處置（一）銷毀范圍1.已過保管期限：對超過規(guī)定保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀處理。2.失去使用價值：因?qū)W校機構(gòu)調(diào)整、工作內(nèi)容變更等原因，導(dǎo)致部分檔案失去使用價值的，可進行銷毀。3.保密期限屆滿：對涉及保密期限的檔案，保密期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保密必要的，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定：由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員對擬銷毀的檔案進行鑒定，確定檔案是否符合銷毀條件，并填寫《檔案銷毀鑒定表》。2.審批：《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)學校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露