PAGE電站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電站生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電站各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是電站在各項(xiàng)工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：電站檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映電站各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集電站在各個(gè)階段、各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編目等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立電站檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)電站檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善電站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)電站各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.對(duì)電站各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.開發(fā)利用檔案信息資源，為電站的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。7.做好檔案的安全保密工作，確保檔案實(shí)體和信息的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.電站行政管理文件，包括上級(jí)文件、電站發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.生產(chǎn)技術(shù)文件，如電站設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備技術(shù)資料、運(yùn)行記錄、檢修報(bào)告、試驗(yàn)數(shù)據(jù)等。3.經(jīng)營(yíng)管理文件，涵蓋合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)資料等。4.黨群工作文件，包括黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件資料。5.人事檔案，包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案材料。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.對(duì)于形成的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，定期向檔案管理部門移交，不得積壓或擅自留存。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、偽造或損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定進(jìn)行分類整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案：按照干部檔案管理工作條例的要求進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案，編制檔案目錄。5.聲像檔案：按照載體形式、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄，并注明相關(guān)內(nèi)容的文字說明。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門在檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映電站主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)電站有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年保管期限。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)、檢索等管理。3.聲像檔案：應(yīng)根據(jù)載體形式的不同，分別采用相應(yīng)的保管方式，如照片應(yīng)沖印或數(shù)字化存儲(chǔ)，錄像帶、錄音帶等應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，確保聲像檔案的質(zhì)量。（四）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐等物品。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.方便利用原則：檔案管理部門應(yīng)采取有效措施，為電站各部門及員工提供便捷的檔案利用服務(wù)。2.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和電站檔案管理制度，不得損害國(guó)家利益和電站利益。3.保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可直接到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：對(duì)于需要借出檔案的利用者，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，到期應(yīng)及時(shí)歸還。借閱期間，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記內(nèi)容應(yīng)包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、檔案編號(hào)、查閱頁數(shù)、借閱期限等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管價(jià)值和保管期限。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和未來利用價(jià)值。3.集體鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員應(yīng)直接審查檔案的內(nèi)容，判斷其價(jià)值，不得僅根據(jù)檔案的題名、目錄等進(jìn)行間接推斷。2.歷史分析法：通過分析檔案形成的歷史背景、電站發(fā)展歷程等，確定檔案的價(jià)值。3.效益分析法：從檔案對(duì)電站生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等方面的實(shí)際效益出發(fā)，評(píng)估檔案的價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)注明檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，電站分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，銷毀前應(yīng)采取加密處理或其他安全措施，防止檔案信息泄露。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電站檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理效率，降低檔案管理成本，為電站提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)、利用等過程中的安全。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)，確保電子檔案的組織架構(gòu)合理、存儲(chǔ)規(guī)范。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：可實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入、單個(gè)錄入等，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：可對(duì)檔案借閱進(jìn)行在線申請(qǐng)、審批、登記、歸還等管理，跟蹤借閱流程。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，保障檔案信息安全。（四）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全