PAGE煤礦檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于煤礦所屬各部門、各單位以及與煤礦相關(guān)的各類活動(dòng)中形成的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是煤礦在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、科研開發(fā)等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：煤礦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映煤礦各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理煤礦在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立煤礦檔案管理部門，負(fù)責(zé)全礦檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)施和設(shè)備，滿足檔案管理工作的需要。（二）人員配備1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉煤礦生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格證書。2.根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需要，合理配備檔案管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的順利開展。（三）職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善煤礦檔案管理制度。負(fù)責(zé)全礦檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。參與煤礦重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。2.各部門、各單位職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案管理的日常工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。按照檔案管理部門的要求，做好檔案的安全保管和保密工作，積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括煤礦行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、物資管理、審計(jì)工作等方面形成的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包括煤礦地質(zhì)勘探、設(shè)計(jì)圖紙、采掘工程、通風(fēng)安全、機(jī)電運(yùn)輸、選煤加工等方面形成的文件材料。4.經(jīng)營管理類：包括市場營銷、合同管理、成本核算、質(zhì)量控制等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括煤礦新建、改擴(kuò)建、技術(shù)改造等項(xiàng)目形成的項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。6.科研開發(fā)類：包括煤礦科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、成果鑒定等過程中形成的文件材料。7.設(shè)備儀器類：包括煤礦各類設(shè)備、儀器的購置、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、報(bào)廢等過程中形成的文件材料。8.會(huì)計(jì)檔案類：包括煤礦財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料。9.聲像檔案類：包括煤礦在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.電子檔案類：包括煤礦在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫等電子信息資源。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門、本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)重要活動(dòng)和項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行檔案工作同步管理，在活動(dòng)和項(xiàng)目開展過程中，及時(shí)收集相關(guān)文件材料，并進(jìn)行整理歸檔。3.對(duì)散存于個(gè)人手中的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和整理，確保檔案的集中統(tǒng)一管理。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、經(jīng)營管理類、基本建設(shè)類、科研開發(fā)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像檔案類、電子檔案類十大類。2.立卷：將同一問題、同一時(shí)間、同一來源的文件材料組成一卷或若干卷，并按照一定的順序進(jìn)行排列。3.編號(hào)：對(duì)每一卷檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、卷內(nèi)文件目錄、備考表等，以便于檔案的查閱和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施和設(shè)備，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案數(shù)字化1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建立電子檔案備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的價(jià)值確定其存毀。2.分析比較法：通過對(duì)同類檔案的分析比較，確定檔案的價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案利用的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等方面進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。（五）銷毀記錄檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清冊(cè)等相關(guān)記錄妥善保存，以備查考。六、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的卷數(shù)、件數(shù)、長度等。檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案查閱人次、調(diào)卷份數(shù)、利用效果等。檔案庫房設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計(jì)：包括庫房面積、溫濕度、消防器材等設(shè)施設(shè)備的數(shù)量和狀況。檔案管理人員統(tǒng)計(jì)：包括檔案管理人員的數(shù)量、學(xué)歷、職稱等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)量、利用情況、庫房設(shè)施設(shè)備等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并做好記錄。2.采用計(jì)算機(jī)軟件等現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)分析定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和煤礦檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)煤礦生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、科研開發(fā)等各項(xiàng)工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案的泄密和丟失。（二）利用范圍1.本煤礦內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本煤礦相關(guān)的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：利用者因工作需要可借閱檔案，但應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（四）利用手續(xù)1.本煤礦內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。（五）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度