PAGE律所檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本律所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在律所業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理工作及歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律所全體員工在執(zhí)業(yè)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則律所設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)全所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性與完整性原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，全面反映律所業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作的實(shí)際情況，保證檔案的完整性。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門律所設(shè)立檔案管理室，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全所檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、征集律所各部門和員工移交的檔案資料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案庫(kù)房的安全防護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全無損。3.檔案鑒定與統(tǒng)計(jì)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見；做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。4.檔案利用服務(wù)為律所員工和客戶提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作；積極開發(fā)檔案信息資源，為律所業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策提供參考依據(jù)。5.檔案信息化管理負(fù)責(zé)律所檔案信息化建設(shè)，將檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理部門移交檔案。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用服務(wù)工作，及時(shí)反饋本部門檔案利用需求。3.配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如檔案鑒定、統(tǒng)計(jì)等，提供必要的信息和資料。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類本律所檔案分為以下幾大類：1.業(yè)務(wù)檔案訴訟業(yè)務(wù)檔案：包括各類民事、刑事、行政訴訟案件的檔案，按照案件類別、年度等進(jìn)行分類。非訴訟業(yè)務(wù)檔案：如法律顧問、合同審查、項(xiàng)目談判、盡職調(diào)查等業(yè)務(wù)形成的檔案，根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項(xiàng)目進(jìn)行分類。2.文書檔案行政公文：律所發(fā)布的各類行政文件、通知、通報(bào)等。內(nèi)部管理文件：律所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。對(duì)外往來文件：與上級(jí)主管部門、司法機(jī)關(guān)、其他單位及個(gè)人的往來信函、報(bào)告、請(qǐng)示等。3.人事檔案員工個(gè)人檔案：包括員工的入職登記表、履歷表、學(xué)歷證書、資格證書、勞動(dòng)合同、考核記錄、獎(jiǎng)懲情況等資料。人事任免文件：律所關(guān)于員工職務(wù)任免、崗位調(diào)整等文件。4.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證：各類記賬憑證、原始憑證等。會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)表：年度財(cái)務(wù)報(bào)表、月度財(cái)務(wù)報(bào)表等。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。5.客戶檔案客戶基本信息：客戶的名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍等。業(yè)務(wù)往來記錄：與客戶簽訂的合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗?、服?wù)記錄等?？蛻舴答佇畔ⅲ嚎蛻魧?duì)律所服務(wù)的評(píng)價(jià)、意見和建議等。6.其他檔案聲像檔案：律所活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。實(shí)物檔案：律所獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，便于檔案的分類管理和檢索。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如“YS”表示業(yè)務(wù)檔案，“WS”表示文書檔案，“RS”表示人事檔案，“CW”表示財(cái)務(wù)檔案,“KH”表示客戶檔案，“QT”表示其他檔案。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從“0001”開始。例如，2023年形成的第一份訴訟業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為“2023YS0001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門和員工應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)或工作完成后，及時(shí)將形成的檔案資料整理齊全，移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案資料的及時(shí)收集。3.對(duì)于零散的文件資料，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)收集，保證檔案的完整性。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫位置在頁(yè)面正面的右上角、背面的左上角。3.按照卷內(nèi)文件排列順序，依次編寫卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目。4.填寫備考表，備考表應(yīng)置于卷尾，說明卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。5.裝訂成冊(cè)的檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，并在檔案盒封面填寫檔案編號(hào)、類別、年度、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，如業(yè)務(wù)檔案區(qū)、文書檔案區(qū)、人事檔案區(qū)等。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)字跡模糊或易褪色的檔案，應(yīng)采取復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行備份保存。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成損害。5.采取有效的防蟲、防霉、防鼠措施，定期投放防蟲、防霉、防鼠藥物，確保檔案安全。（三）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序依次存放于檔案架或檔案柜中，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，如照片應(yīng)沖印或掃描后存儲(chǔ)，錄像、錄音資料應(yīng)刻錄成光盤保存，實(shí)物檔案應(yīng)專柜存放，并做好登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成的鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，結(jié)合律所實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年50年）和短期（15年以下）三種。3.對(duì)已過保管期限的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，對(duì)于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)律所負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷毀清冊(cè)，確保銷毀的檔案與清冊(cè)一致。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告律所負(fù)責(zé)人。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.律所員工因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，須經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及用途等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱登記表，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.查閱人如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（三）借閱權(quán)限1.律所員工因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人一般不得借閱檔案，確因工作需要借閱的，須經(jīng)律所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱及用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.檔案管理人員根據(jù)借閱登記表，提供相應(yīng)的檔案，并向借閱人發(fā)放檔案借閱證。借閱人應(yīng)妥善保管檔案借閱證，不得轉(zhuǎn)借他人。3.借閱人應(yīng)按照約定的期限歸還檔案，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好程度，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。八、檔案的信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的律所檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化錄入1.對(duì)律所現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化錄入，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確。2.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，將檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.在錄入過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保錄入信息與紙質(zhì)檔案一致。對(duì)于重要檔案，應(yīng)進(jìn)行二次錄入核對(duì)，防止錄入錯(cuò)誤。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案存儲(chǔ)與管理實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)，包括檔案的上傳、下載、修改、刪除等操作，方便檔案的日常管理。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、關(guān)鍵詞、日期等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶角色和職責(zé)，限制對(duì)檔案信息的訪問和操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.利用統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為律所管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)操作。（四）檔案信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安