PAGE核工業(yè)地質(zhì)局檔案制度一、總則（一）目的為加強核工業(yè)地質(zhì)局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在核工業(yè)地質(zhì)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合我局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于核工業(yè)地質(zhì)局機關(guān)及所屬各單位（以下簡稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則核工業(yè)地質(zhì)局檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學(xué)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映核工業(yè)地質(zhì)工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則全面收集、整理核工業(yè)地質(zhì)工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。5.方便利用原則建立健全檔案利用服務(wù)體系，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)核工業(yè)地質(zhì)局設(shè)立檔案管理部門，負責(zé)全局檔案的集中統(tǒng)一管理。各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理崗位或機構(gòu)，配備專（兼）職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善核工業(yè)地質(zhì)局檔案管理制度。2.負責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。5.參與核工業(yè)地質(zhì)工作中的重大項目和重要活動，提供檔案支持和服務(wù)。(三)專（兼）職檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)本單位檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作。2.按照檔案管理制度的要求，對檔案進行科學(xué)保管，確保檔案的安全和完整。3.積極開展檔案利用工作，為單位各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。5.參與檔案信息化建設(shè)，負責(zé)本單位檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍核工業(yè)地質(zhì)局檔案的收集范圍包括：1.地質(zhì)勘查工作形成的各類文件、報告、圖表、數(shù)據(jù)等。2.科研項目研究過程中產(chǎn)生的科研報告、論文、實驗數(shù)據(jù)等。3.行政管理工作形成的文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。4.人事管理工作形成的干部任免文件、職工檔案、考核材料等。5.財務(wù)管理工作形成的會計憑證、賬簿、報表等。6.基本建設(shè)項目形成的項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。7.設(shè)備儀器采購、使用和維護過程中產(chǎn)生的文件、資料等。8.對外合作與交流活動中形成的協(xié)議、合同、紀要等文件。9.其他具有保存價值的文件、資料和實物。（二）收集要求1.各部門和項目組應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對于重要活動和項目，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集相關(guān)檔案。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、階段進行分類，建立項目檔案卷冊，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立個人檔案卷宗。5.電子檔案按照電子文件的類別和存儲格式進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行備份。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、存放易燃、易爆物品。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)分類編號，便于查找和管理。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映核工業(yè)地質(zhì)局主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映核工業(yè)地質(zhì)局一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映核工業(yè)地質(zhì)局一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織核工業(yè)地質(zhì)局成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成。（二）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準確判定檔案的價值。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案管理人員應(yīng)逐件逐頁地審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定檔案的價值。2.分析檔案的保存價值從檔案對核工業(yè)地質(zhì)局工作的查考利用價值、歷史研究價值、憑證價值等方面進行分析，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀完畢的《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送檔案管理部門和上級主管部門。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞核工業(yè)地質(zhì)局的中心工作，為單位的決策、管理和發(fā)展提供支持。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，滿足利用者的需求。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可將檔案借閱給利用者，但應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。3.復(fù)制對于利用者需要的檔案資料，檔案管理部門可提供復(fù)制服務(wù)，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案利用者應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》,注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.借閱檔案利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案利用者應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可進行復(fù)制。復(fù)制費用由利用者承擔(dān)。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用工作的監(jiān)督，確保利用過程規(guī)范、有序。2.利用者應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散等。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標建立核工業(yè)地質(zhì)局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息在核工業(yè)地質(zhì)局系統(tǒng)內(nèi)的共享和交流。（三）管理要求